Kategorie

Filozofia ewolucji czyli Kaizen w firmie na tle nowych trendów zarządzania

Anna Karwacka
Rozpoznanie rzeczywistych zachowań pracowników, identyfikacja strat i źródeł marnotrawstwa, ich eliminacja i uruchomienie procesu ciągłego doskonalenia – stają się źródłem rzeczywistego zwiększania wydajności pracy. Warto zadać sobie pytanie, czym jest Kaizen i jakie oferuje rozwiązania?

Filozofia Kaizen to rozpoznanie miejsc powstawania marnotrawstwa (jap. Muda – strata), którymi mogą być warsztat, linia produkcyjna, biuro (jap. gemba). Samo słowo kaizen pochodzi z japońskiego Kai – zmiana i Zen – lepiej. Tłumacząc dosłownie – to zmiana na lepsze. Sama filozofia nawiązuje do metodologii zarządzania Lean (szczupły, pozbawiony strat). Łącząc pojęcia w jeden spójny system zarządzania, mówimy o ciągłym doskonaleniu procesów produkcyjnych i biurowych. Istotne jest, że filozofia Kaizen nie jest filozofią rewolucji, a filozofią ewolucji i doskonalenia poprzez stałe, drobne codzienne czynności wykonywane w dążeniu do udoskonalenia istniejących rozwiązań1. W czym więc tkwi siła tej filozofii i dlaczego organizacje poszukują inspiracji rozwoju technik zarządczych w filozofiach Wschodu?

Rozwój zrównoważony

Codzienne małe kroki wykonywane dla wspólnego rozwoju to wzięcie odpowiedzialności za całą organizację przez każdego jej członka. Taka filozofia ma swoje odpowiedniki w innych trendach zarządzania, jakie zdobywają teraz uznanie w ekonomii. Metodologię czy też filozofię Kaizen łączy się często z takimi nowymi trendami w zarządzaniu, jak rozwój zrównoważony oraz demokratyzacja i partycypacja pracowników w zarządzaniu. Partycypacja jest jednym z elementów rozwoju zrównoważonego, który postuluje społeczną odpowiedzialność biznesu w czterech wymiarach:

  • społecznym,
  • ekonomicznych,
  • środowiskowym oraz
  • instytucjonalnym.
Reklama

„Rozwój zrównoważony to rozwój, który zapewnia realizację potrzeb obecnego pokolenia bez wywierania negatywnego wpływu na zdolność przyszłych pokoleń do zaspokojenia swoich potrzeb”2. Definicja rozwoju zrównoważonego (ang. sustainable development) pojawiła się po raz pierwszy na II sesji rady zarządzającej UNEP (program ochrony środowiska ONZ) w 1973 roku. Postanowiono wówczas, że dalszy postęp technologiczny i cywilizacyjny świata powinien następować bez niekorzystnych skutków dla środowiska naturalnego, a społeczeństwa powinny być zdolne do samoograniczania niszczącego wpływu technologii na ekosystem i funkcjonowanie w nim przyszłych pokoleń. Aspekt społeczny rozwoju zrównoważonego według różnych źródeł jest rozpatrywany w odniesieniu do wielu czynników: w tym partycypacji w wyborach i zarządzaniu (spółdzielczość, demokracja bezpośrednia).

Warto tutaj nadmienić, że w 2009 roku po raz pierwszy Nagrodę Nobla w dziedzinie ekonomii otrzymała kobieta, Elinor Ostrom z USA, po raz pierwszy również otrzymała ją badaczka za odkrycia w dziedzinie ekonomii o specjalności zarządzanie – kładąc tym samym nacisk na społeczny aspekt ekonomii jako decydujący o przewagach organizacji. Elinor Ostrom podważyła tezę jakoby wspólna własność była zawsze nieefektywna i irracjonalnie zarządzana3. Zatem zmniejszyła się wyrazistość teorii, według których wspólnota własnościowa jest zawsze destrukcyjna dla zasobów. Okazuje się, że wzięcie odpowiedzialności za wspólną własność pozwala efektywnie rozwiązać wszystkie problemy i nie prowadzi do konfliktów interesów. Z interesujących głosów w tej dyskusji warto dodać jeszcze jeden: Grzegorz Kołodko wskazuje na niedostateczne miary postępu gospodarczego, jaką jest np. produkt krajowy brutto. Kołodko postuluje wprowadzenie nowej, subiektywnej z założenia, miary, proponując „Zintegrowany Indeks Pomyślności”4, który uwzględniłby również kwestie dobrobytu, jakości życia, zdrowia, a nawet poziom zaangażowania. Tak więc zaangażowanie pracowników i ich satysfakcja staje się decydującym elementem tak wymiernej i skwantyfikowanej dotychczas nauki, jaką jest ekonomia.

Krótki przegląd tych trendów pokazuje, dlaczego przedsiębiorcy sięgają do nich i podejmują próby demokratyzacji zarządzania poprzez uczynienie pracowników współodpowiedzialnymi za procesy i ich stosowanie w organizacjach.


Kaizen w praktyce

Reklama

Przykładem zastosowania filozofii Kaizen jest jeden z naszych klientów – firma branży finansowej należąca do jednej z największych grup kapitałowych operujących na rynkach usług finansowych. Bezpośrednim pretekstem do poszukiwań nowych rozwiązań w zakresie zarządzania stała się przestrzenna reorganizacja działania i aranżacja nowego biura firmy – standardem nieustępująca najbardziej ekskluzywnym projektom wnętrz. W nowym biurze poszukiwano nowych standardów wspólnej pracy mających na celu doskonalenie, dbałość i wzajemne poszanowanie siebie i wspólnej własności organizacyjnej. Celem projektu była więc zmiana postaw i wzięcie przez pracowników odpowiedzialności za rozwój organizacji.

Po konsultacjach z zarządem i managementem firmy uzgodniono, że zakorzeniona w filozofii Kaizen metodologia 5S stanie się bazą do dalszych działań. Celem całego projektu stało się poznanie podstaw filozofii Kazein i wynikającej z niej zasady 5S jako wstępu do wszystkich działań mających na celu poprawę jakości i produktywności pracy oraz fundamentu systemu zarządzania jakością. Zasada 5S została przedstawiona pracownikom jako metoda tworzenia i utrzymania dobrze zorganizowanego, czystego, wysoko wydajnego i wysoko jakościowego stanowiska pracy. Zasadę 5S zarysowano jako wstępny warunek do wdrożenia kontroli wizualnej stanowiska pracy.

Jasne cele i zasady

Po pierwszym etapie projektu – warsztacie strategicznym z udziałem zarządu udało się uzgodnić cele strategiczne i bazowe zasady, nad którymi w dalszym ciągu mieli pracować wszyscy zatrudnieni w organizacji. Celem drugiego etapu projektu – warsztatów realizowanych dla wszystkich pracowników firmy, było wypracowanie ostatecznej listy zasad, jakimi odtąd wszyscy mieli się kierować w codziennej pracy. Do zadań kierownictwa miało należeć zapewnienie pracownikom możliwości spełnienia wymogów poprzez instruowanie, szkolenie czy motywowanie, doskonalenie pracowników w pracy i stwarzanie warunków samodoskonalenia. Dodatkowo pracownicy mieli otrzymać swobodę pracy oraz powierzono im odpowiedzialność za stanowisko pracy i jego otoczenie. Podstawą samodoskonalenia w pracy miało odtąd być systematyczne działanie oraz praktyczne wdrożenie metody samodoskonalenia i koncepcji „czystego biurka”. Ostatnim elementem treningu odpowiedzialności był nawyk samokontroli – systematycznego postępowania poprzez wyznaczenie sobie własnych zasad.

Wzmocnienie postaw

Trzecim etapem projektu wdrożeniowego Kaizen in Office stały się follow up – przypomnienie zasad Kaizen i filozofii „czystego biurka”, wzmocnienie ukształtowanej postawy samodoskonalenia i systematyki na stanowisku pracy, sprawdzenie poziomu przyswojenia materiału szkoleniowego i zasad 5S, kontrola stosowania zasad w praktyce poprzez skonfrontowanie zastosowania w realnych warunkach pracy rozwiązań podanych i wypracowanych podczas szkolenia.

Dzięki sesji on the job training zweryfikowano wypracowany plan pracy, sprawdzono systematykę porządkowania środowiska pracy oraz wzmocniono postawy przejęcia odpowiedzialności za własne stanowisko pracy i samodoskonalenie.


Zaangażowanie pracowników

Długotrwały projekt wdrożeniowo-szkoleniowy zakończył się sukcesem, warto jednak zadać sobie pytanie, jakie muszą być spełnione warunki, aby z sukcesem zakończyć taką operację? Na podstawie wyników badania firmy AchieveGlobal z 2007 roku, dotyczącego zmian w polskich firmach, wyodrębniono cztery elementy mające podstawowe znaczenie dla powodzenia procesu zamiany wizji oraz jej wdrożenia i konkretnych rezultatów takiego procesu, są to: ludzie, procesy, systemy i technologia.

Spośród wymienionych elementów najbardziej krytycznym komponentem są ludzie. Pracownicy na wszystkich szczeblach struktury organizacyjnej powinni wspólnie dążyć do tworzenia odpowiednich systemów, udoskonalania procesów i rozbudowy potencjału technologicznego. Muszą oni wierzyć w sens wizji organizacji i jej strategię, by być w stanie modyfikować sposoby wykonywania zadań, rozwijać i utrwalać nowe umiejętności.

Z badań AchieveGlobal wynika, że realizacja strategii zmiany ma największe szanse powodzenia, gdy są spełnione poniższe warunki:

  • Menedżerowie i przywódcy zespołów słownie i poprzez podejmowane działania demonstrują swoje przekonanie o słuszności realizowanej strategii.
  • Wszyscy członkowie organizacji są świadomi możliwości, jakie stwarza nowa strategia i w pełni angażują się w jej realizację.
  • Wszyscy pracownicy są przekonani o tym, że otrzymają wsparcie oraz możliwości poszerzenia wiedzy i rozwoju umiejętności, by mogli przyczyniać się w pełni do osiągania założonych celów5.

Kluczowe pytania

Aby maksymalizować szanse powodzenia wdrożenia metodologii Kaizen w firmie (Gemba Kaizen), należy zadać sobie poniższe pytania:

  • Czy menedżerowie i przywódcy zespołów słownie i poprzez podejmowane działania demonstrują swoje przekonanie o słuszności realizowanej strategii?
  • Czy wszyscy członkowie organizacji są świadomi możliwości, jakie stwarza nowa strategia i w pełni angażują się w jej realizację?
  • Czy wszyscy pracownicy są przekonani o tym, że otrzymają wsparcie oraz możliwości poszerzenia wiedzy i rozwoju umiejętności, by mogli przyczyniać się w pełni do osiągania założonych celów?

Każda odpowiedź na te pytania stanie się przyczynkiem do poszukiwania inspiracji w nowych trendach zarządzania, w tym w filozofii Kaizen.


UWAGA

W literaturze można się spotkać z tezą, że upodmiotowienie pracowników i ich udział w podejmowaniu decyzji w ramach przedsiębiorstwa jest warunkiem rozwoju zrównoważonego.

Zasada 5S

czyli pięć poziomów organizacji stanowiska pracy

1S – selekcja (seiri – sort) – eliminacja zbędnych materiałów,

2S – organizacja (seiton – storage) – miejsce dla wszystkiego,

3S – czystość (seiso – sine) – sprzątanie, czyszczenie, usuwanie odpadków,

4S – standaryzacja (seketsu – standarize) – stałe miejsce dla rzeczy, stałe zasady organizacji i utrzymania czystości,

5S – samodyscyplina (shitsuke – sustain) – automatyczna realizacja powyższych zasad.

 

PRZYPISY

1D. Tester, M. Wiśniewska-Dobosz, „Kompetencje menedżera Kaizen (cz. 1)”, „Logistyka a jakość”, 3/2007.

2Światowa Komisja ds. Środowiska i Rozwoju – Komisja Burtlanda 1987.

3E. Mączyńska, „Ekonomia a przełom cywilizacyjny”, materiały wykładowe SGH, styczeń 2010.

4G.W. Kołodko, „Wędrujący świat”, Prószyński i s-ka, Warszawa 2008, s. 272.

5Masaaki Imai „Gemba Kazein. Zdroworozsądkowe, niskobudżetowe podejście do zarządzania”, MT Biznes, Warszawa 2007.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Czy pracodawca widzi kod choroby na L4?

    Kod choroby na L4 - czy pracodawca widzi numer statystyczny choroby wpisany na zwolnieniu lekarskim?

    Praca w Niemczech bez znajomości języka

    Praca w Niemczech bez znajomości języka jest możliwa. Pracodawcy w dużych niemieckich miastach zatrudniają wykwalifikowanych pracowników z zagranicy.

    Elektroniczny wniosek urlopowy a przepisy prawne

    Elektroniczny wniosek urlopowy - czy jest zgodny z przepisami prawnymi? Czy wniosek o urlop musi być składany w formie papierowej? Co na to Kodeks pracy?

    Wyłączenie winy pracownika w naruszeniu obowiązków

    Wyłączenie winy pracownika. Zgodnie z wykładnią dominującą w nauce oraz orzecznictwie prawa pracy rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika, o którym mowa w art. 52 §1 pkt 1) kp jest zasadne, jeżeli pracownik naruszy swoje podstawowe obowiązki pracownicze i można mu przypisać winę „ciężką" w postaci winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa oraz gdy jednocześnie to naruszenie stanowi jednocześnie poważnie zagrożenie lub naruszenie interesów pracodawcy. Ponieważ Kodeks pracy nie zawiera przepisów precyzujących rozumienie winy pracownika, w poszukiwaniu odpowiedzi na pytanie jakie przesłanki i w jakich okolicznościach mogą wyłączyć winę pracowniczą, zwrócić należy się do nauki prawa pracy i orzecznictwa Sądu Najwyższego. Warto zatem przybliżyć niektóre z przesłanek mogących uzasadnić wyłączenie winy pracownika, co w rezultacie oznaczać może bezzasadność dyscyplinarnego rozwiązania umowy o pracę.

    Ile dni urlopu wypoczynkowego przy dwóch umowach o pracę?

    Ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na dwóch umowach o pracę? Jak wyliczyć liczbę dni wolnych?

    Ubiór do pracy - opinia Polaków

    Ubiór do pracy - jak Polacy chcą ubierać się do wykonywania codziennych obowiązków służbowych?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - umowa o dzieło 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów o dzieło - czy Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto w 2022 r.?

    PIP przeprowadzi kontrolę bez zapowiedzi

    Kontrola PIP już niedługo będzie mogła odbyć się bez zapowiedzi. Przewidziano to w nowelizacji ustawy Prawo przedsiębiorców.

    Lodołamacze 2021 - zgłoszenia do 15 sierpnia!

    Lodołamacze 2021 - zapraszamy do udziału w 16 edycji konkursu! Patronem medialnym wydarzenia jest portal Infor.pl.

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany?

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany chce wprowadzić ZUS? Czym jest okres wyczekiwania?

    Podatki i składka zdrowotna - zmiany od 1 stycznia 2022 r.

    Podatki i składka zdrowotna - jakie zmiany wprowadza Polski Ład? Co zmieni się od 1 stycznia 2022 r.?

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r.

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r. wymienia wszystkie obowiązki miesięczne. Jaki jest wymiar czasu pracy w sierpniu? Ile wynosi dodatek nocny?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?