Jak zorganizować udany wyjazd firmowy

Dla firmy takie wydarzenie jest nieocenioną pomocą w budowaniu zgranego, zaangażowanego i dobrze rozumiejącego się zespołu, dla pracowników to niezapomniane wyjazdy w ciekawe miejsca, fantastyczne przygody, zaskakujące atrakcje, wreszcie dobra zabawa i możliwość poznania współpracowników.

Jaki rodzaj

Określenie impreza integracyjna jest pewnym uogólnieniem, hasłem umownym, częstokroć zamiennie używanym także z pojęciami wyjazd incentive, event firmowy lub wyjazd szkoleniowy. Podstawowego podziału można dokonać ze względu na cel, jaki dana impreza ma osiągnąć, oraz na jej charakter (zobacz tabela).

Rodzaj i charakter imprezy zawsze jest determinowany celem, jaki ma ona spełnić i często może zawierać elementy charakterystyczne dla różnych grup rodzajowych.

Cel i charakter

Aby starannie zaplanować imprezę, najpierw należy zdefiniować konkretną potrzebę, chwilową bądź trwałą, która będzie określać kierunek zmian w jakości relacji wewnątrz organizacji. Może to być na przykład potrzeba poprawy komunikacji, współpracy, wzajemnego zaufania i atmosfery pracy czy wyzwolenie w pracownikach nowych pokładów energii, poprawa ich samooceny lub też nagroda i podziękowanie pracownikom za zaangażowanie i pracę. Umiejętne rozpoznanie takiej potrzeby jest jednocześnie określeniem celu, który chcemy osiągnąć poprzez odpowiednio dobraną imprezę integracyjną. Jasno zdefiniowany cel, bazujący na właściwym rozpoznaniu potrzeby, w sposób naturalny i automatyczny wymusi odpowiedni charakter imprezy, adekwatny do danej sytuacji (zobacz przykład 1).

Czas i miejsce

Mając zdefiniowany cel i określony charakter imprezy, możemy przystąpić do wyboru czasu i miejsca, w którym ma się ona odbyć. Dwa parametry wyznaczają wybór odpowiedniego czasu - ze strony firmy jest to cel imprezy, ze strony ośrodka - odpowiedni czas do zrealizowania zamierzonych atrakcji (zobacz przykład 2).

Odpowiedni dobór miejsca zależy od wielu różnych czynników, m.in. odległość od miejsca zamieszkania pracowników, odpowiedni do charakteru imprezy klimat miejsca, standard zakwaterowania, liczba dostępnych miejsc noclegowych, catering oraz możliwość organizacji atrakcji dodatkowych. Nie bez znaczenia dla większości firm jest także koszt organizacji imprezy w danym miejscu, na który złożą się poza cenami noclegów i wyżywienia także koszty dojazdu, a nawet odpowiedniego przygotowania uczestników (szczepienia, zakup sprzętu itp.).

Wybór organizatora

Jedną z najważniejszych spraw przy podejmowaniu decyzji o organizacji imprezy integracyjnej jest wybór odpowiedniego organizatora imprezy. Rynek imprez integracyjnych jest stosunkowo słabo uregulowany i bardzo chaotyczny, jeśli chodzi o działające na nim podmioty. Wśród firm oferujących imprezy integracyjne można wyodrębnić niejako trzy grupy: profesjonalnych organizatorów turystyki, wyspecjalizowane firmy sportów ekstremalnych oraz agencje typu full service, których oferty zazwyczaj będą połączoną propozycją dwóch poprzednich. Brak odpowiednich regulacji prawnych powoduje, iż powstaje wiele nieuczciwych firm działających nieprofesjonalnie, bez przygotowania, odpowiedniej wiedzy i doświadczenia.

Touroperatorzy

Obiektywnie najbardziej godną zaufania grupą są profesjonalni organizatorzy turystyki (touroperatorzy), zarówno ze względów formalnych, jak i praktycznych. Zdecydowana większość imprez integracyjnych nosi znamiona imprez turystycznych zgodnie z definicjami przyjętymi w ustawie o turystyce (występuje tu zmiana miejsca, zazwyczaj co najmniej dwie usługi turystyczne - transport, zakwaterowanie, atrakcje), więc podmiotami uprawnionymi do organizacji takich imprez są wyłącznie organizatorzy turystyki. Dla klienta-firmy najważniejsza jest gwarancja rzetelności i profesjonalizmu takiego organizatora - każdy z nich musi posiadać wpis do rejestru organizatorów turystyki, uwarunkowany wykupieniem polisy ubezpieczeniowej lub gwarancji na rzecz klienta oraz zatrudnianiem profesjonalnej i doświadczonej kadry. Firmy te mają największe doświadczenie w organizacji turystyki, negocjacjach z hotelami, transportem oraz wiedzę na temat odpowiednich miejsc do realizacji danej imprezy.

Specjaliści ekstremalni

Druga grupa to specjaliści od sportów ekstremalnych (lub innych atrakcji), firmy niszowe, zatrudniające instruktorów danych dziedzin, np. żeglarstwa, wspinaczki, nurkowania itp. Czasem zdarza się, iż touroperatorzy specjalizują się w którejś z tych dziedzin i dysponują kadrą wykwalifikowanych instruktorów i pilotów wycieczek. Najczęściej firmy z drugiej grupy są podwykonawcami touroperatorów.

Firmy pośredniczące

Trzecią grupą są agencje typu full service, niebędące organizatorami, a jedynie pośrednikami organizacji takich imprez. Często ich działalność jest mylnie kwalifikowana jako inna niż organizowanie imprez turystycznych - pozwala im to unikać obowiązków wynikających z ustawy o turystyce. Ich działalność polega przede wszystkim na znalezieniu klienta oraz odpowiedniego organizatora.

Dlatego bardzo istotne przy doborze organizatora jest sprawdzenie jego statusu działalności, zasięgnięcie informacji o jego specjalizacji, zrealizowanych imprezach oraz referencjach od klientów. Dobry i rzetelny organizator powinien przedstawić nie tylko te fakty, ale także uprawnienia do organizowania imprez turystycznych. Ponadto powinien mieć w swojej ofercie ubezpieczenie uczestników od ryzyk towarzyszących organizowanej imprezie.

Projektowanie programu

Gdy już dokonamy wyboru organizatora, kolejnym krokiem jest zaplanowanie właściwego programu i przebiegu imprezy. Niezwykle istotną rolę odgrywają tu wszystkie informacje charakteryzujące kulturę wewnątrzorganizacyjną firmy, profil uczestników z wyszczególnieniem struktury płci, wieku i przynajmniej pobieżnego określenia sprawności fizycznej uczestników. Ważną zasadą przy planowaniu imprezy jest adekwatność programu do zakładanego celu imprezy oraz zapraszanych gości. Należy zawsze pamiętać, iż nawet w przypadku wyjazdu nagrodowego pracownicy nie jadą na imprezę integracyjną z własnej woli. Są postawieni w sytuacji będącej swego rodzaju „wymuszoną przyjemnością” - w tym czasie mogliby równie dobrze zostać w domu lub wyjechać gdzieś z rodziną lub znajomymi. Ponieważ duża część wyjazdów integracyjnych to krótkie, weekendowe imprezy, jest to czas prywatny pracowników. Dlatego tak ważne jest zaprojektowanie imprezy w taki sposób, aby w żadnym momencie nie przesadzić z ilością, jakością oraz formami atrakcji. Dobrym pomysłem może być ankieta sondująca, przesłana pracownikom na etapie planowania imprezy. Pytania otwarte, dające możliwość wypowiedzenia się pracownikowi, pozwolą na ukształtowanie imprezy „pod pracowników”, a jeśli charakter i pomysł jest z góry określony, mogą być pomocne w ewaluacji zasadności wybranej konwencji imprezy.

Planowanie i projektowanie musi odbywać się w ścisłej koordynacji oraz w pełnym wzajemnym zrozumieniu z organizatorem. Jego działania są utożsamiane przez uczestników z podejściem firmy zapraszającej, dlatego niesłychanie ważne jest, aby na linii firma - organizator nie było żadnych niedomówień. Program całej imprezy musi zawierać obowiązkowe elementy, takie jak: określenie czasu wyjazdu, atrakcji wraz z ich opisem, godzin posiłków, rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych aktywności, czas wolny oraz atrakcje dowolne.

Planowanie budżetu

Budżet to jeden z najbardziej newralgicznych punktów przy organizacji każdej imprezy integracyjnej. Czasami postrzegany jako dodatkowy czy nawet zbędny koszt dla firmy często jest przyczyną całkowitego odwrócenia założeń danej imprezy. Dlatego niezwykle ważną sprawą, na etapie planowania każdej imprezy, jest określenie z góry przybliżonego budżetu, który gotowi jesteśmy przeznaczyć na daną imprezę. Jego wysokość musi być dostosowana przede wszystkim do założeń imprezy, a co za tym idzie, do jej czasu i miejsca.

Konstrukcja budżetu powinna mieć charakter bardzo szczegółowy - należy oczekiwać od organizatora wyodrębnienia wszystkich kosztów według ich rodzajów. Nawet jeśli zakładamy budżet imprezy w przeliczeniu na jednego uczestnika, rzetelny organizator powinien przedstawić kalkulację szczegółową, wyodrębniającą poszczególne pozycje kosztowe, takie jak zakwaterowanie, transport, wyżywienie, atrakcje dodatkowe, koszty dodatkowe, a także wysokość swojej marży i dopiero podsumowanie i przeliczenie kosztów na osobę. Wycena imprezy, gdzie podana jest jedynie kwota końcowa w przeliczeniu na osobę, bądź całościowe podsumowanie budżetu, może okazać się bardzo nierzetelną i często zawyżoną kalkulacją.

Ważną rzeczą, o której należy pamiętać przy budżetowaniu imprezy, jest efekt, który impreza ma przynieść. Często na etapie budżetowania wyjazdu poszukuje się oszczędności i sposobów zmniejszenia kosztów. Należy pamiętać, iż sprawą priorytetową w trakcie wyjazdu integracyjnego jest bezpieczeństwo uczestników. Jeśli decydujemy się na wyjazdy tzw. ekstremalne, jak np. żeglarstwo, wspinaczka itp., musimy pamiętać, że pociągnie to za sobą koszty zabezpieczenia takiej imprezy, na którą złoży się obecność lekarza, ratownika medycznego, ratowników GOPR czy WOPR. Sprawą nie mniej ważną jest ubezpieczenie uczestników od ryzyk występujących w czasie wyjazdu, co także ma wpływ na koszty. Przy każdej imprezie należy również uwzględnić budżet zapasowy, który może zostać uruchomiony w określonych przypadkach.

Bezpieczeństwo uczestników

Poza odpowiednio dobranym programem, korespondującym z celem imprezy, bezpieczeństwo uczestników stanowi najważniejszy czynnik determinujący powodzenie imprezy. Odpowiednie zabezpieczenie konkretnej imprezy zawsze powinno być skorelowane z jej charakterem (zobacz przykład 3).

Teren powinien być przygotowany pod konkretną grupę, a jeśli znajdują się w okolicy elementy niebezpieczne, muszą zostać oznaczone lub odgrodzone od uczestników. Sprzęt używany w trakcie imprez również musi być sprawdzony, sprawny oraz najlepiej posiadać odpowiednie testy (choć nie zawsze stanowią o tym wymogi prawa). Należy w każdej chwili zapewnić sobie możliwość natychmiastowej reakcji w razie jakiegoś zdarzenia, przewidując potrzebne środki do transportu kontuzjowanej osoby. Przy rejsach żeglarskich oraz innych sportach ekstremalnych firma powinna otrzymać od swoich pracowników oświadczenia o braku przeciwwskazań zdrowotnych do uprawiania danego sportu, a w razie wątpliwości co do stanu zdrowia uczestnika, powinien on przedstawić takie zaświadczenie od lekarza.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

PRZYKŁAD 1

Jeśli potrzebą (chwilową) jest podziękowanie pracownikom za udany rok, celem, jaki będzie miała spełnić impreza, będzie właśnie docenienie ich pracy, uznanie ich wysiłku i okazanie wdzięczności. Narzuca to podniosły, uroczysty charakter imprezy, ukierunkowany na zadowolenie i komfort pracownika, np. uroczysta gala z wręczeniem pisemnych podziękowań i nagród. Jeśli potrzebą trwałą będzie poprawa komunikacji i jakości współpracy między pracownikami, charakter imprezy będzie podporządkowany temu właśnie celowi. Wtedy dobrym pomysłem będzie impreza, w czasie której uczestnicy będą zmuszeni do wzajemnej współpracy, dzielenia się obowiązkami, polegania jeden na drugim. Może to być np. rejs żeglarski, gdzie kluczową rolę odgrywa zgrana praca załogi.

PRZYKŁAD 2

Jeśli firma prowadzi wewnętrzny konkurs wśród pracowników, celem imprezy będzie nagroda w konkursie po jego zakończeniu. Termin zakończenia konkursu pozwoli określić czas, w jakim ma się ona odbyć. Dopiero po wybraniu czasu można określić możliwe miejsca imprezy - w zimie nie będzie to wyjazd na żagle, a w lecie na narty.

PRZYKŁAD 3

W każdym przypadku bezpieczeństwo musi być na pierwszym miejscu - dla imprez na wodzie trzeba zapewnić obsługę wykwalifikowanych sterników (skiperów), ratowników wodnych, lekarza, motorówki oraz środki pierwszej pomocy. Podobnie przy imprezach w terenie górzystym, na skałkach, gdzie miejsce ratowników wodnych zajmują ratownicy i przewodnicy górscy.

Arkadiusz Rochala

dyrektor ds. marketingu i rozwoju Sodexho Pass Polska

Wyjazdy organizowane w Sodexho Pass mają z jednej strony pełnić funkcję informacyjną, z drugiej powinny integrować cały zespół. Organizowane są raz do roku, tuż przed wakacjami, aby podsumować najważniejsze wydarzenia w firmie, podziękować pracownikom za wysiłek oraz osiągnięte wyniki, poinformować o nowych przedsięwzięciach i projektach, a także zintegrować cały zespół i budować więzi wśród pracowników.

Uczestnicy wyjazdu udają się do wybranego miejsca w Polsce, gdzie odbywa się panel prezentacyjny wraz z częścią dyskusyjną, podczas której poszczególne działy prezentują swoje dokonania, informują o najważniejszych przedsięwzięciach i przedstawiają plany działań. Następnie zaczynają się zajęcia i gry rekreacyjne. Podczas ostatniego pobytu pracownicy wzięli udział m.in. w warsztatach filmowych, w ramach których przygotowywali i nagrywali teledyski ze swoim udziałem. Filmy powstawały pod okiem choreografów i aktorów grających na co dzień w znanych warszawskich teatrach. W realizacji uczestniczyli wszyscy pracownicy firmy. Innym razem cała firma, podzielona na grupy, rywalizowała w regatach po mazurskich jeziorach pod opieką zawodowych sterników, a także brała udział w podchodach, rajdach na kładach, wyścigach na pontonach czy też zawodach paintballowych.

Codzienna komunikacja między działami nie jest wcale taka łatwa - każdy skoncentrowany jest na swoich obowiązkach. Wyjazd integracyjny pozwala lepiej dostrzec firmę jako całość i docenić osiągnięcia innych pracowników, z różnych departamentów. Takie podejście zbliża zespół, a jednocześnie uświadamia, że wszyscy gramy w jednym zespole. Mniej formalna atmosfera sprzyja większej otwartości i spontaniczności, które nierzadko przekładają się na oryginalne pomysły oraz unikalne rozwiązania stosowane później w pracy.

Często nietypowy i zaskakujący program zajęć rozrywkowych to z kolei świetna możliwość na poznanie się od strony osobistej, a nie tylko zawodowej, zawiązanie nowych przyjaźni.

Marcin Sado

dyrektor ds. sprzedaży i marketingu Biuro Opal Travel and Business Service LTD Sp. z o.o.

Organizacja wyjazdów motywacyjnych obecnie jest przedsięwzięciem wymagającym wiedzy nie tylko z zakresu szeroko pojętej turystyki, ale również marketingu, sprzedaży oraz psychologii. Konkurencja na polskim rynku stale rośnie. Firmy opracowują coraz to bardziej wyszukane strategie motywacyjne, by utrzymać swoich najbardziej wartościowych pracowników czy partnerów handlowych.

Wyjazd integracyjny jest imprezą specjalnie zaprojektowaną i przygotowaną pod kątem danej grupy. Ma dostarczyć niepowtarzalnych, niezapomnianych wrażeń, przeżyć, w sposób na tyle umiejętny, aby zmotywować uczestników do bardziej aktywnej pracy. Powinien zadziałać jako bodziec stymulujący, który sprawi, że lepiej będziemy się utożsamiać z firmą, której jesteśmy klientami, partnerami lub pracownikami.

Miejsce, gdzie dany projekt jest realizowany, nie jest aż tak istotne, jak perfekcyjnie ułożony, odpowiednio dobrany dla danej grupy, program.

Organizator imprezy powinien mieć szczegółowe informacje, jaki cel zleceniodawca chce osiągnąć, by „uszyć program na miarę” i sprawić, by przyniósł pożądane efekty.

Zadowolony z wyjazdu klient czy pracownik to potencjał firmy i reklama, która ma dla wszystkich organizacji niewymierne korzyści.

Maciej Fornal

Autor jest prezesem i współwłaścicielem firmy FORSAIL Yachting Incentive Ravel. Ukończył studia na Akademii Ekonomicznej w Krakowie. W latach 2001-2003 pracował na stanowisku marketing managera w firmie czarterowej TIGA YACHT.

Kontakt:

maciek.fornal@forsail.pl