Jak zorganizować udany wyjazd firmowy

Dla firmy takie wydarzenie jest nieocenioną pomocą w budowaniu zgranego, zaangażowanego i dobrze rozumiejącego się zespołu, dla pracowników to niezapomniane wyjazdy w ciekawe miejsca, fantastyczne przygody, zaskakujące atrakcje, wreszcie dobra zabawa i możliwość poznania współpracowników.

Określenie impreza integracyjna jest pewnym uogólnieniem, hasłem umownym, częstokroć zamiennie używanym także z pojęciami wyjazd incentive, event firmowy lub wyjazd szkoleniowy. Podstawowego podziału można dokonać ze względu na cel, jaki dana impreza ma osiągnąć, oraz na jej charakter (zobacz tabela).

Rodzaj i charakter imprezy zawsze jest determinowany celem, jaki ma ona spełnić i często może zawierać elementy charakterystyczne dla różnych grup rodzajowych.

Aby starannie zaplanować imprezę, najpierw należy zdefiniować konkretną potrzebę, chwilową bądź trwałą, która będzie określać kierunek zmian w jakości relacji wewnątrz organizacji. Może to być na przykład potrzeba poprawy komunikacji, współpracy, wzajemnego zaufania i atmosfery pracy czy wyzwolenie w pracownikach nowych pokładów energii, poprawa ich samooceny lub też nagroda i podziękowanie pracownikom za zaangażowanie i pracę. Umiejętne rozpoznanie takiej potrzeby jest jednocześnie określeniem celu, który chcemy osiągnąć poprzez odpowiednio dobraną imprezę integracyjną. Jasno zdefiniowany cel, bazujący na właściwym rozpoznaniu potrzeby, w sposób naturalny i automatyczny wymusi odpowiedni charakter imprezy, adekwatny do danej sytuacji (zobacz przykład 1).

Mając zdefiniowany cel i określony charakter imprezy, możemy przystąpić do wyboru czasu i miejsca, w którym ma się ona odbyć. Dwa parametry wyznaczają wybór odpowiedniego czasu - ze strony firmy jest to cel imprezy, ze strony ośrodka - odpowiedni czas do zrealizowania zamierzonych atrakcji (zobacz przykład 2).

Odpowiedni dobór miejsca zależy od wielu różnych czynników, m.in. odległość od miejsca zamieszkania pracowników, odpowiedni do charakteru imprezy klimat miejsca, standard zakwaterowania, liczba dostępnych miejsc noclegowych, catering oraz możliwość organizacji atrakcji dodatkowych. Nie bez znaczenia dla większości firm jest także koszt organizacji imprezy w danym miejscu, na który złożą się poza cenami noclegów i wyżywienia także koszty dojazdu, a nawet odpowiedniego przygotowania uczestników (szczepienia, zakup sprzętu itp.).

Jedną z najważniejszych spraw przy podejmowaniu decyzji o organizacji imprezy integracyjnej jest wybór odpowiedniego organizatora imprezy. Rynek imprez integracyjnych jest stosunkowo słabo uregulowany i bardzo chaotyczny, jeśli chodzi o działające na nim podmioty. Wśród firm oferujących imprezy integracyjne można wyodrębnić niejako trzy grupy: profesjonalnych organizatorów turystyki, wyspecjalizowane firmy sportów ekstremalnych oraz agencje typu full service, których oferty zazwyczaj będą połączoną propozycją dwóch poprzednich. Brak odpowiednich regulacji prawnych powoduje, iż powstaje wiele nieuczciwych firm działających nieprofesjonalnie, bez przygotowania, odpowiedniej wiedzy i doświadczenia.