Nie taki diabeł straszny

Strategiczne Wytyczne Wspólnoty oparte na odnowionej Strategii Lizbońskiej i horyzontalnych politykach UE wskazują na konieczność stworzenia większej ilości nowych miejsc pracy. W narodowych Strategicznych Ramach Odniesienia odzwierciedla się to naciskiem na finansowanie rozwoju zasobów ludzkich i wzrostu spójności społecznej.

Do rozdysponowania

Źródła finansowania planowanych działań odnajdujemy w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki oraz Uszczegółowieniu Priorytetów i Działań. Szczegółowe informacje o terminach aplikacyjnych oraz kwotach dostępnych w poszczególnych konkursach znajdują się także w dokumencie projektowanym na każdy rok wdrażania funduszy - Planie Działań. Wszystko dostępne jest na stronie www.funduszestrukturalne.gov.pl.

W PO KL odnajdujemy możliwość finansowania m.in.:

• projektów szkoleń i doradztwa dla przedsiębiorców,

• studiów podyplomowych dla pracowników przedsiębiorstw delegowanych przez pracodawców,

• ponadregionalnych otwartych projektów szkoleń oraz doradztwa dla pracowników przedsiębiorstw,

• szkoleń zamkniętych (ogólnych i specjalistycznych),

• doradztwa związanego ze szkoleniami dla kadr zarządzających i pracowników przedsiębiorstw.

Ponadto istniej możliwość zakupu w ramach programu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (np. oprogramowania i platform e-learningowych), jednak warunkowane jest to zastosowaniem mechanizmu cross-finansingu. Obejmuje on maksymalnie 10 proc. kosztów kwalifikowanych projektu.

Projektowanie etapami

Warto zauważyć, że mimo szerokiej oferty finansowania rozwoju zasobów ludzkich, aplikujący nie może być pewien otrzymania pomocy. Tak jak każdy beneficjent, staje do konkursu. Jego aplikacja musi spełniać wszystkie wymagania formalne i jak najwięcej wymagań merytorycznych. To liczba przyznanych przez ekspertów punktów przy ocenie zadecyduje o szansach otrzymania dotacji. Dlatego dużo pracy należy włożyć w sam proces przygotowania aplikacji, która odpowiadać powinna wymaganiom danego działania w ramach programu operacyjnego.

Przygotowując aplikację, warto skorzystać z najlepszych dostępnych praktyk, w tym metodyki projektowania przedsięwzięcia w oparciu o Cykl zarządzania projektem (zgodnie z wymaganiami Unii Europejskiej) - zobacz rysunek 1. Metoda ułatwia opracowanie projektu - przedsięwzięcia, które służy realizacji określonego celu, posiada skoordynowane i wzajemnie powiązane działania, jest ograniczone w czasie, posiada określony budżet i zasoby oraz ma wyjątkowy charakter.

W trakcie projektowania przedsięwzięcia warto zastosować się do kilku ściśle określonych kroków (zobacz rysunek 2):

• identyfikacja projektu - na tym etapie dokonujemy analizy interesariuszy projektu, problemów i celów, a także dokonujemy wyboru strategii działania,

• skonstruowanie matrycy logicznej projektu - prezentujemy w niej cele i rezultaty w powiązaniu ze wskaźnikami osiągnięcia celu, źródłami ich weryfikacji oraz czynnikami zewnętrznymi, które mogą mieć istotny wpływ na realizację naszego projektu,

• przygotowanie planu operacyjnego projektu - w ramach tej fazy powstaje harmonogram i budżet,

• przeprowadzenie analizy finansowej i ekonomicznej oraz stworzenie schematu organizacyjnego.

Dzięki tej metodzie trafniej dobieramy narzędzia monitoringu i ewaluacji, co ostatecznie ogranicza ryzyko popełnienia błędów, a tym samym niebezpieczeństwo utraty wsparcia z funduszy.

Proces aplikacyjny

Każdy wniosek o dofinansowanie z funduszy strukturalnych musi zostać przygotowany na formularzu wniosku. Będzie wiele różnych formularzy nieznacznie różniących się od siebie, dotyczących poszczególnych działań w programie. Różnice wynikają przede wszystkim z metodyki wsparcia oferowanego przez dane narzędzie finansujące określone przedsięwzięcie. Wnioskodawcy muszą właściwie dobierać formularze do projektów, ponieważ nieprawidłowe dobranie powoduje odrzucenie wniosku.

Pamiętajmy, że najważniejszą kwestią jest przygotowanie spójnego projektu, z czym wiąże się przygotowanie pięciostronicowego streszczenia. Wniosek musi:

• być zgodny z celemi zawartymi w zaproszeniu do składania wniosków przez organizatora (beneficjenta końcowego),

• dotyczyć konkretnych (i udokumentowanych) potrzeb,

• mieć ściśle określową grupę odbiorców docelowych (beneficjentów końcowych).

Powinien być przygotowany przy współudziale wszystkich podmiotów zainteresowanych (w przypadku wniosków przedkładanych przez partnerstwo).

Cele projektu muszą być przejrzyste, realistyczne i specyficzne dla danego projektu. Ściśle określone muszą być: typy zadań, plan ich wykonania, obowiązki wykonawców i metody wdrażania. Konieczne jest określenie realistycznych oczekiwań, co do wyników projektu. Zasady zarządzania muszą być jasne i akceptowane przez wszystkich partnerów/wykonawców. Koszty projektu trzeba dokładnie wyliczyć na podstawie faktycznych kosztów przedsięwzięcia.

Wniosek zawiera informacje, które z jednej strony będą kryterium wyboru projektu do finansowania z funduszy strukturalnych, a z drugiej - będą służyły za podstawę umowy zawartej między Instytucją Wdrażającą (Pośredniczącą II Stopnia) a podmiotem składającym wniosek.

Środków na finansowanie programów nowej perspektywy jest bardzo dużo, jednak z pewnością nie wystarczy ich na sfinansowanie potrzeb wszystkich beneficjentów. W następnych miesiącach rozpoczną się nabory wniosków, szanse zwiększamy, jeśli jako pierwsi podejmiemy próbę pozyskania wsparcia. Nieskorzystanie z tej szansy to realna strata w przedsiębiorstwie, tak więc czas na podjęcie strategicznych decyzji.

Uwaga

To, co wpiszemy do formularza wniosku będzie musiało zostać wykonane i my będziemy za to odpowiadać. Dlatego też powinniśmy się upewnić, że projekt jest sensowny i że poradzimy sobie z zadaniami oraz działaniami, które należy podjąć, a także z procedurami administracyjnymi związanymi z całym procesem uruchamiania i wykorzystywania danego funduszy do finansowania naszego projektu.

Ponadto należy pamiętać, że realizacja projektu musi zostać przeprowadzona zgodnie ze ściśle określonymi regułami. Złamanie ich może skutkować nie wypłaceniem określonego w umowie wsparcia.

Rysunek 1. Cykl projektu

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Źródło: „Manual Project Cycle Management” European Commission - EuropeAid Co-operation Office, 2003.

Rysunek 2. Schemat zarzĄdzania projektem zgodnie z Cyklem projektu wg UE

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Artur Bartoszewicz

Autor jest partnerem Europejskiego Centrum Consultingu sp. z o.o., ekspertem PKPP Lewiatan, wykładowcą na studiach podyplomowych m.in. SGH, UW, Akademii Handlu Zagranicznego, OLYMPUS Szkoły Wyższej im. Romualda Kudlińskiego. Od 8 lat zajmuje się procesem pozyskiwania, zarządzania i rozliczania wsparcia z funduszy strukturalnych.

Kontakt: artur.bartoszewicz@eurocc.p