Kategorie

Dlaczego podstawowe umiejętności komunikacyjne są tak istotne?

Andrzej Niemczyk
Zauważyłem, że moi podwładni, liniowi menedżerowie, nie znają dobrze swoich pracowników. Mamy tak dużo pracy, że wszyscy są nieustannie zajęci swoimi projektami, realizowaniem celów i wypełnianiem raportów. Czego powinienem wymagać od swoich menedżerów, żeby lepiej poznali swoich pracowników?

W takiej sytuacji warto zwrócić uwagę na dwie kluczowe kwestie. Po pierwsze, menedżerowie muszą więcej czasu przebywać wśród podwładnych. Po drugie, skoro i tak będą robili to rzadko, muszą poprawić swoje umiejętności komunikacyjne. Przede wszystkim szefowie nie mogą tracić z oczu swoich podwładnych. Na nic się zda prawidłowa komunikacja, jeśli nie będzie na nią miejsca. Nawet najbardziej zapracowany przełożony musi spotykać się ze swoim zespołem. Nie da się kierować zza zamkniętych drzwi gabinetu i nie ma na to żadnego usprawiedliwienia. Jeśli natłok zadań odbiera szansę na spotykanie się z podwładnymi, to znaczy, że szef musi koniecznie zmienić organizację swojej pracy. Może powinien więcej delegować uprawnień, może mniej zajmować się niektórymi zadaniami – zwłaszcza tymi, które najbardziej lubi. Może przestać dawać sobie prawo do podejmowania wszystkich decyzji, może powinien nauczyć się szybciej pracować lub trochę dłużej zostawać w firmie. Gdy już znajdzie czas na rozmowę z podwładnymi, niech komunikuje się z nimi w najbardziej efektywny sposób, bo i tak będzie miał niewiele czasu na rozmowy.

Trzy podstawy

Reklama

Są trzy podstawowe, a jednocześnie bardzo ważne umiejętności komunikacyjne, kluczowe w kierowaniu pracownikami i rozwiązywaniu trudnych sytuacji. Wydają się one tak oczywiste, że wielu menedżerów nawet nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo mogliby je udoskonalić. Chodzi o prawidłowe słuchanie rozmówcy, zadawanie dobrych pytań oraz o umiejętne korzystanie z parafrazy.

Te trzy umiejętności pozwalają szefowi na zdobycie dużej ilości informacji. Warunkuje ono zrozumienie, o co chodzi podwładnemu lub dowiedzenie się, co jest dla niego ważne, co go motywuje. Wiedza o potrzebach pracownika i uważne słuchanie go będą kluczem do rozumienia, co się z nim dzieje i czego potrzebuje najbardziej od swojego zwierzchnika.

Prawdziwe słuchanie

Zacznijmy od słuchania. Podczas szkoleń oraz w książkach dla menedżerów sporo się mówi o barierach w słuchaniu. Najczęściej wspomina się wówczas o hałasie, nieodpowiednim miejscu spotkania, toczących się za ścianą dyskusjach, które przeszkadzają w prowadzeniu rozmowy. Są to rzeczywiste przeszkody, problem w tym, że z reguły nie mamy wpływu na ich usunięcie.

W takich właśnie chwilach przestajemy uważnie słuchać i kierujemy naszą uwagę na inne działania. Zaczynamy budować bariery w słuchaniu – spójrzmy na najczęściej stosowane, korzystając z podziału McKay, Davis i Fanninga.

Niekiedy podczas konwersacji zaczynamy się zastanawiać, co za chwilę powie nasz rozmówca lub domyślać się, co się kryje za jego słowami. W tym momencie przestajemy go słuchać i tracimy szansę na zdobycie potrzebnych wiadomości. Inną barierą jest porównywanie. Podczas rozmowy porównujemy aktualną sytuację do jakiejś innej, znanej nam z przeszłości. Zastanawiamy się, jakie wówczas zastosowaliśmy rozwiązanie, zamiast słuchać dalszej części wypowiedzi rozmówcy. Często zdarza się, że zamiast być skoncentrowanym na wypowiedzi podwładnego lub własnego szefa, przygotowujemy już odpowiedź. Tak bardzo jesteśmy skupieni na tym, że nawet nie zauważamy, że tracimy cenne informacje. W innych sytuacjach słuchamy tylko do tej chwili, gdy usłyszymy to, na czym nam zależało. Potem wyłączamy się i znów być może puszczamy mimo uszu cenne zdania. Ta forma bariery w słuchaniu nazywa się filtrowaniem. Podobne problemy zdarzają się, gdy chcemy dobrze wypaść przed rozmówcą lub uzyskać jego aprobatę albo po prostu nudzimy się podczas konwersacji. Tego typu barier w słuchaniu jest wiele. Szef, który umie „przyłapać” samego siebie na ich budowaniu i zidentyfikować emocję, która doprowadziła do jej uruchomienia, uczy się słuchać coraz lepiej.


Nie ma złych pytań?

Kolejną podstawową umiejętnością komunikacyjną jest zadawanie dobrych pytań. Niekiedy szefowi przydają się pytania zamknięte, które służą do uściślenia szczegółów. Pytania zamknięte zaczynają się od słowa „Czy” i można na nie dostać trzy odpowiedzi: „Tak”, „Nie”, lub „Nie wiem”. Gdy trzeba zdobyć sporo informacji o sprawie, znacznie ważniejsze są pytania otwarte. To te, które zaczynają się od słów „Jak”, „Z jakiego powodu”, „Kiedy”, „Kto”. Problem polega na tym, że większość menedżerów zadaje zbyt wiele pytań zamkniętych, po których otrzymują skąpe odpowiedzi, które często prowadzą do nieporozumień. Skuteczny szef stosuje więcej pytań otwartych oraz łączy je z pytaniami zamkniętymi. Dzięki takiej kombinacji jest dużo bogatszy w informacje o swoich podwładnych i ma pełniejszy obraz sytuacji. Pośród pytań otwartych jest pytanie rozpoczynające się od słowa „Dlaczego”, którego lepiej nie używać. Po pytaniu rozpoczynającym się od „Dlaczego” pracownik zaczyna się tłumaczyć, ponieważ odbiera je jak atak, jak przyparcie do muru. To pytanie jest bardzo dobre, jeśli chodzi o ilość informacji, które przyniesie w odpowiedzi. Należy jednak zamienić słowo „Dlaczego” na inne, nieprowokujące tak silnie do tłumaczenia się.

Sformułowanie zrozumienia

Ostatnią kluczową umiejętnością w słuchaniu jest parafrazowanie. Tej umiejętności wyrządzono sporą krzywdę w książkach, przypisując jej wiele ról. Pisano, że parafraza podtrzymuje klimat rozmowy, że pozwala okazywać rozmówcy zainteresowanie, że jest powtarzaniem własnymi słowami tego, co powiedziała druga osoba. Tymczasem ma ona tylko jedną podstawową funkcję i nie jest powtarzaniem tego, co mówił rozmówca. Parafrazę należy zastosować, gdy domyślamy się, o co chodzi naszemu rozmówcy. Gdy chcemy potwierdzić, czy dobrze domyśliliśmy się, jakie są jego potrzeby, mówimy o tym. W książkach zwraca się uwagę na prawidłową formę parafrazy i szczególnie poleca się zwroty „Jak rozumiem, zależy Ci na tym, żeby...” oraz „Czy chodzi Ci o to, że...”. Trzeba pamiętać, że forma jest tu środkiem, a nie celem. Nie ma znaczenia, od jakich słów rozpoczniemy parafrazę i czy będzie zdaniem pytającym czy oznajmującym. Zastosowanie sztampowej formy może wręcz zniweczyć szansę na dogadanie się, ponieważ większość rozmówców upatruje w takiej formie czegoś sztucznego. Ważne jest jedynie to, czy zrozumieliśmy, o co chodzi naszemu podwładnemu. Parafraza nie jest powtarzaniem tego, co usłyszeliśmy. Takie powtarzanie byłoby zwykłym „papugowaniem”. Parafraza jest sformułowaniem naszych wyobrażeń o sednie sprawy, o której rozmawiamy. Jest sprawdzeniem, czy wpadliśmy na właściwy trop podczas słuchania i zadawania pytań. Parafraza chroni więc przed nieporozumieniami i pozwala wyjaśnić ważne kwestie.

UWAGA

Warto zająć się tymi barierami w słuchaniu, które tworzymy sami. Jest ich wiele, a wszystkie tworzymy w chwili, gdy przeżywamy emocje, które utrudniają nam prawidłową koncentrację na tym, co mówi druga osoba.


Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?