Jak komunikować się z pracownikami w dobie niepewności?

• Zadbaj o odpowiednią komunikację wewnętrzną
• Stwórz listę potencjalnych zagrożeń
• Powołaj specjalny zespół kryzysowy
• Zadbaj o odpowiednie narzędzia do komunikacji wewnętrznej
• Dobierz odpowiednią strategię komunikacji wewnętrznej

Zadbaj o odpowiednią komunikację wewnętrzną

Umiejętność wychodzenia z opresji to jedna z tych kompetencji, które decydują o sukcesie przedsiębiorstwa. Bez odpowiedniej komunikacji z pracownikami przedsiębiorstwu trudno będzie przetrwać sytuacje trudne i kryzysowe. To, w jaki sposób będziesz porozumiewał się z załogą w dobie niepewności, będzie rzutować na stosunek personelu do firmy.

Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy identyfikowali się z polityką przedsiębiorstwa i wspierali je w realizacji celów biznesowych, nawet w trudnych sytuacjach, powinieneś zadbać o komunikację wewnętrzną. Dzięki niej personel będzie na bieżąco ze wszystkimi działaniami, które podejmuje firma. Taka komunikacja służy nie tylko przekazywaniu informacji, ale również wyjaśnianiu przyczyn i następstw podejmowanych decyzji.

Komunikacja wewnętrzna może być również skutecznym narzędziem employer brandingu. Praca nad wizerunkiem firmy jest złożona i nie ma od niej wakacji. Zwłaszcza w dobie niepewności pracodawca powinien mieć świadomość, że jego słowa i działania wpływają na to, w jaki sposób przedsiębiorstwo jest postrzegane przez pracowników i kandydatów na wolne stanowiska.

Polecamy: Wellbeing w organizacji co? jak? dlaczego?

Stwórz listę potencjalnych zagrożeń

Trudności i sytuacje kryzysowe mogą pojawić się w firmie zawsze. Warto więc wcześniej określić ich ewentualne przyczyny, co pozwoli zmniejszyć prawdopodobieństwo ich wystąpienia. Dobrą praktyką jest stworzenie listy możliwych zagrożeń. W tym celu powinieneś przeanalizować problemy, z jakimi borykała się organizacja w przeszłości oraz trudności innych przedsiębiorstw z branży. Następnie na podstawie tych danych stwórz plan funkcjonowania firmy na najbliższe lata. Uwzględnij kilka scenariuszy – nie tylko pozytywnych, ale i negatywnych.

Nie zapomnij również określić najlepszej formy komunikacji wewnętrznej. Przeanalizuj, czego w przeszłości zabrakło w obiegu informacji i w jaki sposób można to zmienić teraz. Pamiętaj, że podstawą zaufania pomiędzy pracodawcą i pracownikami jest przekazywanie personelowi jasnych i precyzyjnych komunikatów. Pozwala to bowiem ograniczyć niepewność, która jest wpisana w kryzys.

Powołaj specjalny zespół kryzysowy

Nawet najlepiej skonstruowany plan działania się nie powiedzie, jeżeli zostanie niewłaściwie wdrożony. Stwórz więc odrębny zespół, który będzie odpowiadać za wcielenie strategii w życie. W jego ramach wyznacz osoby odpowiedzialne za komunikację z otoczeniem. Dzięki temu pracownicy zyskają wiarygodne źródło informacji, które rozwieje wszelkie niejasności związane ze wdrażaniem planu i będzie przekazywało dane na temat postępów i wyzwań.

Precyzyjnie określ również grupy odbiorców tych komunikatów. Upewnij się, że nikt nie został pominięty. Zastanów się także nad tym, jakie media i środki chcesz wykorzystać w procesie komunikacji. Pamiętaj o doborze formy komunikacji do grupy docelowej. Wówczas przekaz będzie jasny i zrozumiały dla każdego.

Zadbaj o odpowiednie narzędzia do komunikacji wewnętrznej

Dzięki dostępności wielu narzędzi wspierających komunikację z pracownikami z łatwością znajdziesz sposób przekazywania komunikatów, który będzie odpowiadał Tobie, Twoim pracownikom i specyfice prowadzonej działalności. Z czego możesz skorzystać?

1. mailing i intranet – to najchętniej wykorzystywane narzędzia. Pozwalają one szybko dotrzeć z przekazem do dużej liczby osób
2. gazetka ścienna – ulokowana jest w widocznym miejscu w firmie. To pierwszy sposób przekazywania informacji zbiorczej pracownikom, wciąż praktykowany, jednak zawodny
3. newsletter – wypiera gazetkę ścienną. Dociera bowiem do każdego pracownika i pozwala wrócić do przekazu w dowolnym momencie
4. radiowęzeł – pozwala na dotarcie z komunikatem do wszystkich odbiorców w tym samym czasie
5. rozmowa – najczęściej przybiera ona formę spotkania lub zebrania z pracownikami. W jej przypadku powinieneś zagwarantować pracownikom prawo do wypowiedzenia się, a także zadbać o przyjazną, swobodną atmosferę. Wówczas personel nie będzie miał obaw, by zadawać pytania.

Dobierz odpowiednią strategię komunikacji wewnętrznej

W dobie kryzysu dobrze sprawdzają się strategie łagodzące. W ich ramach firma okazuje odpowiedzialność, buduje wiarygodność i stwarza pracownikom bezpieczną strefę, w której czują się oni docenieni. Podstawą relacji jest wzajemne zaufanie. Pracodawca jest otwarty wobec załogi, a personel informuje go o swoich odczuciach, zmartwieniach i pomysłach. Dzięki temu pracownicy czują się odpowiedzialni za funkcjonowanie i rozwój firmy.