Kategorie

Co zrobić, by zebrania firmowe nie były nudne

Ewelina Jupowicz
Jestem menedżerem wyższego szczebla i zarządzam 60-osobowym zespołem pracowników. Moi bezpośredni podwładni to zespół ośmiu kierowników. Z uwagi na trudną sytuację na rynku, aby utrzymać przewagę konkurencyjną, jesteśmy zmuszeni do wprowadzania nowych technologii i rozwiązań, co z kolei wymusza organizowanie niezliczonej liczby zebrań mojego zespołu i komunikowanie nowych ustaleń. Ostatnio usłyszałem opinię, że zebrania to strata czasu. Są nudne, nic nie wnoszą do działalności zespołu i ciągle mówimy o tym samym. W mojej opinii mamy problem z przepływem informacji, więc zebrania są konieczne, gdyż bez nich zaistniałby chaos komunikacyjny. Szczerze mówiąc, sam czasami mam wrażenie, że zebrania to zło konieczne i nie rozwiązują problemów w zespole. Co mogę zrobić, aby zmienić tę sytuację?

Nudne i bezowocne zebrania to dość powszechna praktyka wśród zarządzających, a na domiar złego przyzwyczailiśmy się do myśli, że tak musi być. W początkach mojej kariery menedżerskiej sama testowałam wytrzymałość swojego zespołu cotygodniowymi długimi spotkaniami, podczas których dyskutowaliśmy o wszystkim i wychodziliśmy z niczym, po to, aby za tydzień porozmawiać o tym samym. Z informacji od moich klientów wynika, że taka postawa nie jest odosobniona. Niektórzy z nich idą w stronę bezproduktywnych dyskusji, inni komunikują swoim podwładnym decyzję i nie zostawiają miejsca na rozmowę, a jeszcze inni - podobnie do Ciebie - ucinają dyskusję w obawie przed konfliktem. Na szczęście zebrania nie muszą być nudne, a przeciwnie - mogą być pasjonujące, jeśli poradzimy sobie z trzema podstawowymi problemami: brakiem celu, brakiem napięcia i brakiem struktury.

Punktem wyjścia w planowaniu zebrania powinien być cel - skoro nie wiadomo, dokąd się zmierza, to jak tam się znaleźć? Odpowiedz sobie na następujące pytania:

  • co chcę osiągnąć poprzez to zebranie?
  • jakimi zasobami dysponuję?
  • jak wykorzystać te zasoby i osiągnąć cel?

Na podstawie odpowiedzi zaplanuj zebranie i porządek omawianych zagadnień. Często po analizie postawionych celów okazuje się, iż zebranie nie jest konieczne, gdyż celem jest np. zakomunikowanie podwładnym decyzji, co można przecież zrobić, wykorzystując dobrodziejstwo poczty elektronicznej.

Dodaj napięcie

Jeden z czołowych konsultantów w dziedzinie zarządzania porównał zebranie z filmem. To porównanie doskonale oddaje istotę napięcia jako czynnika dynamizującego spotkania. Dobry film cechuje napięcie, które może wynikać z konfliktu, dylematu czy zagadki, w wyniku których bohaterowie zmuszeni są zaangażować się w działania mające na celu rozwiązanie zaistniałego problemu. Podobnie jest z zebraniem - jeśli uda Ci się sprowokować konflikt czy dyskusję, uzyskasz od uczestników zaangażowanie, które następnie możesz wykorzystać do poszukiwania rozwiązania kluczowych problemów. Optymalnym czasem na wprowadzenie napięcia jest pierwsze 10 minut zebrania. Możesz sprowokować dyskusję poprzez wskazanie uczestnikom wspólnego zagrożenia lub celu - chodzi o to, aby zrozumieli, o jaką stawkę toczy się gra. Innym sposobem na aktywizację pracowników jest dotarcie do konfliktu. Menedżerowie często ucinają dyskusję w obawie przed konfliktem, co nie dość, że nie prowadzi do rozwiązania problemów, to jeszcze sprawia, że zebranie staje się nudne. Uczestnicząc w zebraniach moich klientów z ich zespołami, staram się docierać do konfliktu i wywołać zaangażowanie w dyskusję, a następnie wyczyścić sytuację i zmotywować uczestników do kreowania rozwiązań. To jedyna droga do optymalizacji pracy. Unikanie konfliktu prowadzi do eskalacji złych emocji i frustracji. Po takich zebraniach często słyszę: „wreszcie zajęliśmy się tą sprawą”. W rezultacie okazuje się, że stawienie czoła problemowi nie tylko nie powoduje wojny, ale wręcz otwiera nowe horyzonty.


Wprowadź strukturę

Chaotyczne pływanie pomiędzy zagadnieniami jest wynikiem nie tylko braku celu, ale również braku struktury. Mając do dyspozycji jedno zebranie, menedżerowie chcą często wrzucić w nie wszystkie bieżące i strategiczne problemy, aby wykorzystać czas. Paradoksalnie, nadmiar zagadnień nie powoduje wzrostu dynamiki i efektywności zebrania, lecz spadek zaangażowania i eskalację problemów komunikacyjnych. Na pytanie o kluczowe problemy w funkcjonowaniu zespołu klienci odpowiadają zazwyczaj, że jest to głównie dysfunkcyjna komunikacja. Konsekwencją takiego stanu rzeczy jest często zamęt, spowodowany tym, że kilka osób zajmuje się tym samym problemem lub nie zajmuje się niczym, gdyż nie ma wiedzy co do zakresu swoich obowiązków. Charakterystyczne jest również poświęcanie czasu nieistotnym zagadnieniom w obawie przed konsekwencjami podejmowania decyzji w przypadku kluczowych problemów. Sprawdzoną metodą jest podział zebrań z uwagi na cel:

  • codzienne odprawy: 5 minut na stojąco - pozwalają uniknąć problemów z komunikacją wewnętrzną. Celem odpraw jest wymiana informacji co do bieżących działań zaplanowanych na dany dzień przez każdego z pracowników. Uczestnicy wiedzą, kto zajmuje się danym problemem i na jakim jest etapie - w razie potrzeby wiedzą również, do kogo zwrócić się po informację;
  • cotygodniowe spotkania organizacyjne/taktyczne: od 45 do 90 minut - celem spotkań jest przegląd spraw bieżących, rozwiązywanie potencjalnych problemów i planowanie działań na kolejny tydzień;
  • comiesięczne lub kwartalne spotkania strategiczne: od 3 do 6 godzin - celem spotkań jest praca nad celami strategicznymi organizacji, identyfikacja szans i zagrożeń, kreowanie rozwiązań, planowanie działań. Podczas takich zebrań nie planuj więcej niż dwa tematy strategiczne;
  • półroczne lub roczne sesje wyjazdowe: od 2 do 3 dni - celem takich wyjazdów jest przegląd wyników zespołu, ocena sytuacji na rynku, analiza konkurencji, planowanie rozwoju poszczególnych pracowników i zespołu. Takie sesje możesz połączyć z działaniami mającymi na celu integrację zespołu, co dodatkowo poprawi funkcjonowanie zespołu jako monolitu.
Reklama

Każdemu spotkaniu, poza codziennymi odprawami, powinno towarzyszyć ustalenie zasad - co i w jakiej formie - komunikowania ustaleń podwładnym Twoich kierowników. Warunkiem powodzenia opisanej strategii jest konsekwencja w jej stosowaniu. Zebrania muszą odbywać się zgodnie z planem, bez względu na absencję uczestników czy inne sprawy bieżące. Niezwykle ważne jest również przestrzeganie zaplanowanych ram czasowych dla poszczególnych rodzajów zebrań.

Zaangażowanie pracowników w działalność organizacji i uświadomienie im wizji misji i wartości firmy poza uporządkowaniem działań spowoduje również wzrost motywacji, a Ciebie zwolni z obowiązku kontrolowania przepływu informacji i walki z przekonaniem pracowników o bezcelowości zebrań.


Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?