Co zrobić, by zebrania firmowe nie były nudne

Nudne i bezowocne zebrania to dość powszechna praktyka wśród zarządzających, a na domiar złego przyzwyczailiśmy się do myśli, że tak musi być. W początkach mojej kariery menedżerskiej sama testowałam wytrzymałość swojego zespołu cotygodniowymi długimi spotkaniami, podczas których dyskutowaliśmy o wszystkim i wychodziliśmy z niczym, po to, aby za tydzień porozmawiać o tym samym. Z informacji od moich klientów wynika, że taka postawa nie jest odosobniona. Niektórzy z nich idą w stronę bezproduktywnych dyskusji, inni komunikują swoim podwładnym decyzję i nie zostawiają miejsca na rozmowę, a jeszcze inni - podobnie do Ciebie - ucinają dyskusję w obawie przed konfliktem. Na szczęście zebrania nie muszą być nudne, a przeciwnie - mogą być pasjonujące, jeśli poradzimy sobie z trzema podstawowymi problemami: brakiem celu, brakiem napięcia i brakiem struktury.

Punktem wyjścia w planowaniu zebrania powinien być cel - skoro nie wiadomo, dokąd się zmierza, to jak tam się znaleźć? Odpowiedz sobie na następujące pytania:

• co chcę osiągnąć poprzez to zebranie?
• jakimi zasobami dysponuję?
• jak wykorzystać te zasoby i osiągnąć cel?

Na podstawie odpowiedzi zaplanuj zebranie i porządek omawianych zagadnień. Często po analizie postawionych celów okazuje się, iż zebranie nie jest konieczne, gdyż celem jest np. zakomunikowanie podwładnym decyzji, co można przecież zrobić, wykorzystując dobrodziejstwo poczty elektronicznej.

Dodaj napięcie

Jeden z czołowych konsultantów w dziedzinie zarządzania porównał zebranie z filmem. To porównanie doskonale oddaje istotę napięcia jako czynnika dynamizującego spotkania. Dobry film cechuje napięcie, które może wynikać z konfliktu, dylematu czy zagadki, w wyniku których bohaterowie zmuszeni są zaangażować się w działania mające na celu rozwiązanie zaistniałego problemu. Podobnie jest z zebraniem - jeśli uda Ci się sprowokować konflikt czy dyskusję, uzyskasz od uczestników zaangażowanie, które następnie możesz wykorzystać do poszukiwania rozwiązania kluczowych problemów. Optymalnym czasem na wprowadzenie napięcia jest pierwsze 10 minut zebrania. Możesz sprowokować dyskusję poprzez wskazanie uczestnikom wspólnego zagrożenia lub celu - chodzi o to, aby zrozumieli, o jaką stawkę toczy się gra. Innym sposobem na aktywizację pracowników jest dotarcie do konfliktu. Menedżerowie często ucinają dyskusję w obawie przed konfliktem, co nie dość, że nie prowadzi do rozwiązania problemów, to jeszcze sprawia, że zebranie staje się nudne. Uczestnicząc w zebraniach moich klientów z ich zespołami, staram się docierać do konfliktu i wywołać zaangażowanie w dyskusję, a następnie wyczyścić sytuację i zmotywować uczestników do kreowania rozwiązań. To jedyna droga do optymalizacji pracy. Unikanie konfliktu prowadzi do eskalacji złych emocji i frustracji. Po takich zebraniach często słyszę: „wreszcie zajęliśmy się tą sprawą”. W rezultacie okazuje się, że stawienie czoła problemowi nie tylko nie powoduje wojny, ale wręcz otwiera nowe horyzonty.