Kategorie

Okulary dla pracownika pracującego przy komputerze a obowiązki pracodawcy

Jakub Ziarno
Prawnik z kilkunastoletnim doświadczeniem w obszarze prawa pracy, pracował m.in. jako inspektor Państwowej Inspekcji Pracy, był też redaktorem naczelnym kilku miesięczników i portali o tematyce kadrowej. Obecnie prowadzi działalność doradczą i szkoleniową dla służb kadrowych i pracodawców, jest autorem kilkuset publikacji z zakresu prawa pracy.
Okulary dla pracownika. /Fot. Fotolia
Okulary dla pracownika. /Fot. Fotolia
ShutterStock
Okulary dla pracownika pracującego przy komputerze powinien zapewnić pracodawca. Obowiązek ten powstaje w przypadku, gdy badania okulistyczne przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą konieczność stosowania okularów podczas pracy przed monitorem ekranowym. Oznacza to, że samo słabsze widzenie przez pracownika nie uprawnia do refundacji zakupu okularów.

Obowiązek zapewnienia okularów korekcyjnych dotyczy tylko pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Pracownik salonu samochodowego, zatrudniony na pełny etat, w ramach swoich obowiązków dokonuje prezentacji pojazdów oraz ich sprzedaży. W ciągu typowego dnia pracy ok. 2–3 godzin zajmują mu zadania wykonywane z użyciem komputera, takie jak promocja salonu w internecie, rozliczenie sprzedaży, wsparcie klienta w uzyskaniu kredytu itd. W pozostałym czasie pracownik odbywa jazdy próbne i rozmowy z klientami. Z uwagi na fakt, że praca przy monitorze jest wykonywana w wymiarze nieprzekraczającym 4 godzin dziennie, pracownikowi nie należy się refundacja zakupu okularów.

Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na nasz newsletter

Wyłączenia dotyczące niektórych urządzeń

Obowiązek refundacji zakupu okularów nie dotyczy pracy przy wszystkich rodzajach urządzeń posiadających monitor ekranowy. Pracodawca nie finansuje kosztu zakupu okularów korekcyjnych dla pracowników wykonujących swoje zadania:

  • w kabinach kierowców oraz w kabinach sterowniczych maszyn i pojazdów,
  • z użyciem systemów komputerowych na pokładach środków transportu,
  • z użyciem systemów komputerowych przeznaczonych głównie do użytku publicznego,
  • z użyciem systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy,
  • z użyciem kalkulatorów, kas rejestrujących i innych urządzeń z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów,
  • z użyciem maszyn do pisania z wyświetlaczem ekranowym.

Zobacz również serwis: Profilaktyczna ochrona zdrowia

PRZYKŁAD

Reklama

Sprzedawca w sklepie wielkopowierzchniowym posługuje się kasą fiskalną z monitorem ekranowym prezentującym m.in. wprowadzane do kas wartości oraz wyniki obliczeń. Praca przy tym urządzeniu nie uprawnia pracownika do refundacji okularów nawet w sytuacji, gdy z uwagi na słaby wzrok używa okularów do odczytu danych z monitora. Gdyby pracodawca dobrowolnie dokonał refundacji kosztu okularów, wartość przyznanego świadczenia nie podlegałaby zwolnieniom podatkowym (tak wynika m.in. z interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 października 2012 r., sygn. IPPB2/415–657/12–5/AS).

Niekiedy pojawiają się wątpliwości, czy okulary korekcyjne można refundować pracownikom korzystającym wyłącznie z komputera przenośnego (laptopa). W tym zakresie wypowiedział się Główny Inspektorat Pracy, który uznał, że również pracownicy zatrudnieni przy monitorach ekranowych komputerów przenośnych (laptopów) mogą być uznani za pracowników, którym przysługują okulary korygujące wzrok refundowane ze środków pracodawcy, jeżeli laptop jest narzędziem pracy pracownika przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy (stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 21 grudnia 2012 r. w sprawie finansowania przez pracodawcę zakupu okularów dla pracujących na laptopach).

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM

Rodzaj refundowanych okularów

Zwykle pracownik używa tych samych okularów na co dzień i do pracy przy komputerze. Zdarza się jednak, że pracownikowi potrzebne są inne okulary do czytania czy poruszania się, a inne do pracy przy komputerze. W takich sytuacjach refundacja obejmuje wyłącznie okulary do pracy przy komputerze.

Dokonanie refundacji jest obowiązkiem pracodawcy również wtedy, gdy pracownik w codziennych sytuacjach nie korzysta z okularów.


PRZYKŁAD

Pracownik nie ma potrzeby noszenia okularów na co dzień, gdyż dobrze widzi na odległość. Lekarz orzekł jednak o konieczności zakładania okularów do pracy przy komputerze z uwagi na problemy pracownika z czytaniem danych na ekranie komputera. Obowiązkiem pracodawcy jest w tej sytuacji refundacja kosztu zakupu okularów.

Standard szkieł i oprawy

W przepisach nie określono, jakiego konkretnie typu szkła i okulary należy zapewnić pracownikowi. Tymczasem występują duże różnice cenowe między różnymi modelami opraw. Znacznie może różnić się także wartość szkieł, np. droższe są na ogół lekkie szkła wykonane z tworzyw sztucznych. Powoduje to wątpliwości co do konkretnej wartości refundacji dokonywanej przez pracodawcę. Należy jednak przyjąć, że pracodawca powinien zapewnić szkła i oprawy w standardzie podstawowym.

PRZYKŁAD

Reklama

Optyk wycenił okulary dla pracownika w kilku wariantach na poziomie od 250 do 300 zł – przy wyborze jednej z kilku typowych opraw. Pracownik zdecydował się jednak na stosunkowo drogą oprawę, co spowodowało wzrost kosztu do 900 zł. W tej sytuacji pracodawca może ograniczyć refundację do poziomu 250–300 zł, a pozostałe koszty ponosi pracownik.

Często w regulaminach pracy określa się wartość partycypacji pracodawcy w koszcie zakupu oprawy lub całych okularów. Jest to rozwiązanie dopuszczalne przy zastrzeżeniu, że gdyby w konkretnym przypadku koszt zakupu szkieł i oprawy w standardzie podstawowym przekraczał wartość podaną w regulaminie, należy dokonać refundacji na odpowiednio zwiększonym poziomie.

Polecamy także: Zwrot pracownikowi pieniędzy za okulary a składki ZUS

PRZYKŁAD

Wartość refundacji szkieł i oprawy określono w regulaminie na poziomie 200 zł. Pracownik poniósł wyższy koszt zakupu okularów z uwagi na fakt, że ma jednocześnie bardzo dużą wadę wzroku, astygmatyzm oraz uszkodzenie przegrody nosowej (co wymusiło konieczność zastosowania lżejszych i droższych szkieł). Cena okularów przekroczyła wartość wskazaną w regulaminie o 300 zł. Pracodawca ma jednak w tej sytuacji obowiązek poniesienia pełnego kosztu zakupu okularów.

Częstotliwość zakupu szkieł

Nie ma przepisów określających częstotliwość zakupu kolejnych szkieł i opraw. W związku z tym praktykuje się dookreślenie tej kwestii w regulaminie pracy (np. przez wprowadzenie 2- lub 3-letniej częstotliwości). Jest to możliwe i racjonalne rozwiązanie, biorąc pod uwagę, że poszczególni pracownicy mogą odmiennie oceniać stopień zużycia okularów skutkujący koniecznością ich wymiany. Gdyby jednak konieczność wymiany okularów była spowodowana pogorszeniem lub poprawą stanu wzroku pracownika, pracodawca nie może odmówić refundacji powołując się na fakt, że wskazany w regulaminie okres jeszcze nie upłynął.


Ponieważ zaświadczenie lekarskie o konieczności używania okularów jest wystawiane w ramach opieki profilaktycznej, będzie ono związane z badaniami wstępnymi, okresowymi lub kontrolnymi przeprowadzanymi w terminach zgodnych z przepisami w tym zakresie. Jednak w sytuacji, gdy pracownik jeszcze przed upływem terminu ważności badania zgłosi pracodawcy pogorszenie stanu wzroku, należy pracownika skierować na badania mimo aktualności posiadanego przez pracownika orzeczenia.

PRZYKŁAD

Badanie okresowe pracownika jest jeszcze ważne przez 2 lata. Pracownik zgłosił pracodawcy, że w ostatnich miesiącach nie widzi zbyt dobrze liter na ekranie. W związku z tym pracodawca powinien skierować pracownika na badanie niezależnie od faktu, że dotychczasowe orzeczenie z badań profilaktycznych nie utraciło ważności.

Opodatkowanie i oskładkowanie kosztów zakupu okularów

Wartość zakupionych dla pracownika okularów jest wyłączona z oskładkowania i opodatkowania. Należy jednak pamiętać, że zwolnienie dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy zakup okularów odbywa się zgodnie z przepisami bhp wymaganymi na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Dotyczy to zatem sytuacji, gdy:

  • okulary są zakupione na podstawie orzeczenia lekarskiego stwierdzającego konieczność stosowania okularów o określonych parametrach w trakcie pracy przy monitorze ekranowym,
  • badanie lekarskie zostało wykonane w ramach opieki profilaktycznej nad pracownikami,
  • praca przy monitorze obejmuje co najmniej połowę dziennego wymiaru czasu pracy,
  • zakup okularów jest odpowiednio udokumentowany (faktura VAT lub rachunek).

Refundacja szkieł kontaktowych

W polskim prawie nie wprowadzono wymogu zwrotu pracownikowi kosztu szkieł (soczewek) kontaktowych. Nie jest jednak wykluczona refundacja przez pracodawcę zakupu szkieł kontaktowych na zasadach dobrowolności, przy czym, co do zasady, będzie to oznaczało brak możliwości stosowania zwolnień składkowo-podatkowych. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy świadczenie w postaci zapewnienia szkieł kontaktowych jest zwolnione z podatku, jeśli lekarz zaleci, aby pracownik zamiast tradycyjnych okularów korzystał ze szkieł kontaktowych (co wynika z interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 16 marca 2011 r., nr DD3/033/30/CRS/11/95).

Zadaj pytanie: Forum Kadry


Odpowiedzi na pytania Czytelników

Pracownik po roku od sfinansowania przez pracodawcę okularów korekcyjnych do pracy przy monitorze poinformował go o ich zagubieniu. Czy w tej sytuacji obowiązkiem pracodawcy jest refundacja zakupu, jeśli wada wzroku pracownika nie uległa zmianie?

Nie. Jeżeli konieczność zakupu nowych szkieł i opraw jest wyłącznie skutkiem zgubienia lub zniszczenia przez pracownika posiadanych okularów, pracodawca nie ma obowiązku refundowania poniesionych kosztów zakupu.

Podstawa prawna:

WIĘCEJ PRZECZYTASZ W MONITORZE PRAWA PRACY I UBEZPIECZEŃ >>>

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?