Okulary dla pracownika pracującego przy komputerze a obowiązki pracodawcy

Obowiązek zapewnienia okularów korekcyjnych dotyczy tylko pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Pracownik salonu samochodowego, zatrudniony na pełny etat, w ramach swoich obowiązków dokonuje prezentacji pojazdów oraz ich sprzedaży. W ciągu typowego dnia pracy ok. 2–3 godzin zajmują mu zadania wykonywane z użyciem komputera, takie jak promocja salonu w internecie, rozliczenie sprzedaży, wsparcie klienta w uzyskaniu kredytu itd. W pozostałym czasie pracownik odbywa jazdy próbne i rozmowy z klientami. Z uwagi na fakt, że praca przy monitorze jest wykonywana w wymiarze nieprzekraczającym 4 godzin dziennie, pracownikowi nie należy się refundacja zakupu okularów.

Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na nasz newsletter

Wyłączenia dotyczące niektórych urządzeń

Obowiązek refundacji zakupu okularów nie dotyczy pracy przy wszystkich rodzajach urządzeń posiadających monitor ekranowy. Pracodawca nie finansuje kosztu zakupu okularów korekcyjnych dla pracowników wykonujących swoje zadania:

• w kabinach kierowców oraz w kabinach sterowniczych maszyn i pojazdów,
• z użyciem systemów komputerowych na pokładach środków transportu,
• z użyciem systemów komputerowych przeznaczonych głównie do użytku publicznego,
• z użyciem systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy,
• z użyciem kalkulatorów, kas rejestrujących i innych urządzeń z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów,
• z użyciem maszyn do pisania z wyświetlaczem ekranowym.

Zobacz również serwis: Profilaktyczna ochrona zdrowia

PRZYKŁAD

Sprzedawca w sklepie wielkopowierzchniowym posługuje się kasą fiskalną z monitorem ekranowym prezentującym m.in. wprowadzane do kas wartości oraz wyniki obliczeń. Praca przy tym urządzeniu nie uprawnia pracownika do refundacji okularów nawet w sytuacji, gdy z uwagi na słaby wzrok używa okularów do odczytu danych z monitora. Gdyby pracodawca dobrowolnie dokonał refundacji kosztu okularów, wartość przyznanego świadczenia nie podlegałaby zwolnieniom podatkowym (tak wynika m.in. z interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 października 2012 r., sygn. IPPB2/415–657/12–5/AS).

Niekiedy pojawiają się wątpliwości, czy okulary korekcyjne można refundować pracownikom korzystającym wyłącznie z komputera przenośnego (laptopa). W tym zakresie wypowiedział się Główny Inspektorat Pracy, który uznał, że również pracownicy zatrudnieni przy monitorach ekranowych komputerów przenośnych (laptopów) mogą być uznani za pracowników, którym przysługują okulary korygujące wzrok refundowane ze środków pracodawcy, jeżeli laptop jest narzędziem pracy pracownika przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy (stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 21 grudnia 2012 r. w sprawie finansowania przez pracodawcę zakupu okularów dla pracujących na laptopach).

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM

Rodzaj refundowanych okularów

Zwykle pracownik używa tych samych okularów na co dzień i do pracy przy komputerze. Zdarza się jednak, że pracownikowi potrzebne są inne okulary do czytania czy poruszania się, a inne do pracy przy komputerze. W takich sytuacjach refundacja obejmuje wyłącznie okulary do pracy przy komputerze.

Dokonanie refundacji jest obowiązkiem pracodawcy również wtedy, gdy pracownik w codziennych sytuacjach nie korzysta z okularów.

---

PRZYKŁAD

Pracownik nie ma potrzeby noszenia okularów na co dzień, gdyż dobrze widzi na odległość. Lekarz orzekł jednak o konieczności zakładania okularów do pracy przy komputerze z uwagi na problemy pracownika z czytaniem danych na ekranie komputera. Obowiązkiem pracodawcy jest w tej sytuacji refundacja kosztu zakupu okularów.

Standard szkieł i oprawy

W przepisach nie określono, jakiego konkretnie typu szkła i okulary należy zapewnić pracownikowi. Tymczasem występują duże różnice cenowe między różnymi modelami opraw. Znacznie może różnić się także wartość szkieł, np. droższe są na ogół lekkie szkła wykonane z tworzyw sztucznych. Powoduje to wątpliwości co do konkretnej wartości refundacji dokonywanej przez pracodawcę. Należy jednak przyjąć, że pracodawca powinien zapewnić szkła i oprawy w standardzie podstawowym.

PRZYKŁAD

Optyk wycenił okulary dla pracownika w kilku wariantach na poziomie od 250 do 300 zł – przy wyborze jednej z kilku typowych opraw. Pracownik zdecydował się jednak na stosunkowo drogą oprawę, co spowodowało wzrost kosztu do 900 zł. W tej sytuacji pracodawca może ograniczyć refundację do poziomu 250–300 zł, a pozostałe koszty ponosi pracownik.

Często w regulaminach pracy określa się wartość partycypacji pracodawcy w koszcie zakupu oprawy lub całych okularów. Jest to rozwiązanie dopuszczalne przy zastrzeżeniu, że gdyby w konkretnym przypadku koszt zakupu szkieł i oprawy w standardzie podstawowym przekraczał wartość podaną w regulaminie, należy dokonać refundacji na odpowiednio zwiększonym poziomie.

Polecamy także: Zwrot pracownikowi pieniędzy za okulary a składki ZUS

PRZYKŁAD

Wartość refundacji szkieł i oprawy określono w regulaminie na poziomie 200 zł. Pracownik poniósł wyższy koszt zakupu okularów z uwagi na fakt, że ma jednocześnie bardzo dużą wadę wzroku, astygmatyzm oraz uszkodzenie przegrody nosowej (co wymusiło konieczność zastosowania lżejszych i droższych szkieł). Cena okularów przekroczyła wartość wskazaną w regulaminie o 300 zł. Pracodawca ma jednak w tej sytuacji obowiązek poniesienia pełnego kosztu zakupu okularów.

Częstotliwość zakupu szkieł

Nie ma przepisów określających częstotliwość zakupu kolejnych szkieł i opraw. W związku z tym praktykuje się dookreślenie tej kwestii w regulaminie pracy (np. przez wprowadzenie 2- lub 3-letniej częstotliwości). Jest to możliwe i racjonalne rozwiązanie, biorąc pod uwagę, że poszczególni pracownicy mogą odmiennie oceniać stopień zużycia okularów skutkujący koniecznością ich wymiany. Gdyby jednak konieczność wymiany okularów była spowodowana pogorszeniem lub poprawą stanu wzroku pracownika, pracodawca nie może odmówić refundacji powołując się na fakt, że wskazany w regulaminie okres jeszcze nie upłynął.

---

Ponieważ zaświadczenie lekarskie o konieczności używania okularów jest wystawiane w ramach opieki profilaktycznej, będzie ono związane z badaniami wstępnymi, okresowymi lub kontrolnymi przeprowadzanymi w terminach zgodnych z przepisami w tym zakresie. Jednak w sytuacji, gdy pracownik jeszcze przed upływem terminu ważności badania zgłosi pracodawcy pogorszenie stanu wzroku, należy pracownika skierować na badania mimo aktualności posiadanego przez pracownika orzeczenia.

PRZYKŁAD

Badanie okresowe pracownika jest jeszcze ważne przez 2 lata. Pracownik zgłosił pracodawcy, że w ostatnich miesiącach nie widzi zbyt dobrze liter na ekranie. W związku z tym pracodawca powinien skierować pracownika na badanie niezależnie od faktu, że dotychczasowe orzeczenie z badań profilaktycznych nie utraciło ważności.

Opodatkowanie i oskładkowanie kosztów zakupu okularów

Wartość zakupionych dla pracownika okularów jest wyłączona z oskładkowania i opodatkowania. Należy jednak pamiętać, że zwolnienie dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy zakup okularów odbywa się zgodnie z przepisami bhp wymaganymi na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Dotyczy to zatem sytuacji, gdy:

• okulary są zakupione na podstawie orzeczenia lekarskiego stwierdzającego konieczność stosowania okularów o określonych parametrach w trakcie pracy przy monitorze ekranowym,
• badanie lekarskie zostało wykonane w ramach opieki profilaktycznej nad pracownikami,
• praca przy monitorze obejmuje co najmniej połowę dziennego wymiaru czasu pracy,
• zakup okularów jest odpowiednio udokumentowany (faktura VAT lub rachunek).

Refundacja szkieł kontaktowych

W polskim prawie nie wprowadzono wymogu zwrotu pracownikowi kosztu szkieł (soczewek) kontaktowych. Nie jest jednak wykluczona refundacja przez pracodawcę zakupu szkieł kontaktowych na zasadach dobrowolności, przy czym, co do zasady, będzie to oznaczało brak możliwości stosowania zwolnień składkowo-podatkowych. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy świadczenie w postaci zapewnienia szkieł kontaktowych jest zwolnione z podatku, jeśli lekarz zaleci, aby pracownik zamiast tradycyjnych okularów korzystał ze szkieł kontaktowych (co wynika z interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 16 marca 2011 r., nr DD3/033/30/CRS/11/95).

Zadaj pytanie: Forum Kadry

---

Odpowiedzi na pytania Czytelników

Pracownik po roku od sfinansowania przez pracodawcę okularów korekcyjnych do pracy przy monitorze poinformował go o ich zagubieniu. Czy w tej sytuacji obowiązkiem pracodawcy jest refundacja zakupu, jeśli wada wzroku pracownika nie uległa zmianie?

Nie. Jeżeli konieczność zakupu nowych szkieł i opraw jest wyłącznie skutkiem zgubienia lub zniszczenia przez pracownika posiadanych okularów, pracodawca nie ma obowiązku refundowania poniesionych kosztów zakupu.

Podstawa prawna:

• § 2 pkt 4, § 3, § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe – Dz.U. Nr 148, poz. 973
• art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 312
• § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 127, poz. 860

WIĘCEJ PRZECZYTASZ W MONITORZE PRAWA PRACY I UBEZPIECZEŃ >>>