Zwrot pracownikowi pieniędzy za okulary a składki ZUS

Jeżeli lekarz w trakcie badań profilaktycznych zaleci pracownikowi korzystanie z okularów podczas obsługi komputera, ekwiwalent pieniężny za zakup okularów jest zwolniony ze składek ZUS. Jeżeli jednak pracownik ze względów innych niż wskazania lekarskie zdecyduje się na zakup soczewek kontaktowych, wówczas ich wartość zwrócona mu przez pracodawcę powinna zostać oskładkowana.

UZASADNIENIE

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z podstawy oskładkowania na ubezpieczenia emerytalno-rentowe (a tym samym z podstawy pozostałych składek, które pobiera ZUS) wyłączone są przychody wymienione w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej rozporządzenie składkowe). Na tej podstawie z podstawy wymiaru składek wyłączona jest m.in. wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów bhp oraz ekwiwalenty za te świadczenia (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego).

Obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w odniesieniu do pracowników pracujących przy komputerach jest uregulowany w rozporządzeniu w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Rozporządzenie to obejmuje wszystkie osoby zatrudnione przez pracodawcę, w tym praktykantów i stażystów, użytkujące w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Przepisy rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze komputera.

Nieco inaczej jest z zakupem soczewek kontaktowych. Podlegają one wyłączeniu z oskładkowania tylko w jednym przypadku – gdy lekarz specjalista, po przeprowadzeniu badań okulistycznych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, zaleci ich stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów (przy określonej wadzie wzroku pracownika nie jest możliwe skorygowanie wzroku za pomocą okularów). Wówczas soczewki kontaktowe przeznaczone do korekty wzroku pracownika przy obsłudze monitora spełniają ten sam cel, co okulary korygujące wzrok. Pracodawca, zgodnie z przepisami bhp, powinien je zatem zapewnić pracownikowi. Tym samym wypłacona pracownikowi kwota ekwiwalentu za ich zakup nie stanowi przychodu podlegającego oskładkowaniu.

WAŻNE!

Soczewki kontaktowe są zwolnione z oskładkowania tylko wtedy, gdy lekarz okulista zaleci ich stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów.

PRZYKŁAD

Podczas badań okresowych lekarz okulista zalecił dwóm pracownikom korzystanie z okularów podczas pracy przy komputerze. Trzeciemu, ze względu na duży astygmatyzm, lekarz zalecił stosowanie soczewek kontaktowych (skorygowanie tego rodzaju wady wzroku nie jest możliwe za pomocą okularów).

Jeden z pracowników, którzy mieli zalecone noszenie okularów, zakupił okulary, a drugi – dla swojej wygody – soczewki kontaktowe. Trzeci pracownik, zgodnie z zaleceniem lekarskim, zakupił soczewski kontaktowe. Następnie pracodawca zwrócił wszystkim pracownikom równowartość zakupionych okularów i soczewek. Wyłączeniu z podstawy wymiaru składek podlega kwota ekwiwalentu wypłacona pracownikowi, który zakupił okulary, oraz pracownikowi, który nabył soczewki kontaktowe zgodnie z zaleceniem lekarskim. Natomiast kwota zwrotu za szkła kontaktowe, wypłacona pracownikowi, który zakupił je kierując się osobistymi preferencjami, stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający oskładkowaniu.

Podstawa prawna

• art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. Nr 148, poz. 973).