Konto organizacji na praca.gov.pl - jak z niego korzystać?

• Rejestracja konta organizacji
• Prośba o przypisanie do konta organizacji
• Reprezentant zweryfikowany i niezweryfikowany
• Co jeśli nie wiem, kto jest reprezentantem?

Rejestracja konta organizacji

Konto organizacji na praca.gov.pl to nic innego jak konto konkretnej firmy. Reprezentant organizacji to osoba przypisana do konta organizacji (nie musi to być pracownik firmy), która ma dostęp do tego konta i może wysyłać wnioski w imieniu tej organizacji. Te definicje posłużą nam do lepszego zrozumienia funkcjonowania modułu praca.gov.pl.

Konto organizacji na praca.gov.pl nie może istnieć „samodzielnie”. Jest ono zawsze przypisane do konta indywidualnego. To dlatego, że wysyłając wnioski w imieniu organizacji podpisujemy je swoim profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

Tak więc, jeśli mamy założone własne konto na praca.gov.pl, to z poziomu swojego konta należy, na górze strony, wybrać opcję „Rejestracja konta organizacji” i wypełnić dane firmy.

 Należy zwrócić szczególną uwagę na poprawność numerów NIP i REGON. Są to pola, których nie będzie można już edytować (zmienić) po założeniu konta.

Kiedy dane zostaną wprowadzone poprawnie, pojawi się komunikat o pomyślnym zarejestrowaniu konta organizacji. Aby móc wysyłać wnioski w imieniu organizacji, to pod komunikatem „jesteś zalogowany jako…” należy przełączyć kontekst na konto organizacji. Czasami konieczne jest ponowne zalogowanie się do modułu, aby po rejestracji konta organizacji pod imieniem i nazwiskiem użytkownika pojawił się kontekst organizacji.

Może okazać się jednak, że konto o podanych danych zostało już kiedyś utworzone, wówczas pojawi się komunikat „wprowadzony numer REGON jest zajęty”. Oznacza to, że konto organizacji posiada już reprezentanta i aby mieć dostęp do tego konta, należy wysłać „prośbę o przypisanie”.

Prośba o przypisanie do konta organizacji

Aby zostać dopisanym do konta organizacji, w zakładce „Dane konta” na swoim koncie należy wybrać zakładkę "Prośba o przypisanie" wpisując tam NIP i REGON firmy, którą chce się reprezentować. Osoba lub osoby, które są już reprezentantami tej organizacji na praca.gov.pl, otrzymają e-mail z informacją o tym, że dany użytkownik chce zostać przypisany do organizacji.

Wystarczy, że jedna z tych osób zaakceptuje prośbę logując się na swoje konto i przełączając się na kontekst organizacji. Po akceptacji prośby o przypisanie automatycznie konto organizacji zostanie przypisane do konta indywidualnego osoby wysyłającej prośbę. Aby z tego konta korzystać należy przełączyć konto indywidualne na kontekst organizacji.

Reprezentant zweryfikowany i niezweryfikowany

W sekcji „Dane organizacji” dostępna jest lista reprezentantów, a w niej kolumna dotycząca statusu weryfikacji reprezentanta. Co to właściwe oznacza i jakie daje możliwości?

W celu nabycia statusu reprezentanta zweryfikowanego, jeden z reprezentantów organizacji powinien udać się do wybranego powiatowego lub wojewódzkiego urzędu pracy. Jeśli jest to właściciel firmy, to wystarczy jego dowód osobisty i wpis do CEiDG lub KRS. Jeśli jest to inny reprezentant, powinien mieć pełnomocnictwo właściciela/prezesa. Przed wizytą w urzędzie pracy warto skontaktować się wcześniej z tym urzędem i dowiedzieć się, jakie dokumenty będą wymagane w celu nabycia statusu zweryfikowanego reprezentanta.

Status zweryfikowanego reprezentanta daje możliwość pełnego dostępu do konta organizacji. Oznacza to, że zweryfikowany reprezentant będzie miał dostęp do dokumentów wysyłanych przez wszystkich reprezentantów oraz będzie mógł kontynuować ich sprawy i odbierać dowolne pisma wysłane na konto organizacji. Natomiast reprezentanci niezweryfikowani mają dostęp tylko do swoich spraw, tylko swoje sprawy mogą kontynuować i odbierać pisma dotyczące wyłącznie swoich spraw.

Jeśli przynajmniej jeden z reprezentantów organizacji nabędzie status zweryfikowanego, to będzie mógł nadawać to uprawnienie pozostałym reprezentantom organizacji.

W przypadku firmy posiadającej jednego reprezentanta, nie ma potrzeby nadawania statusu zweryfikowanego, ponieważ nie przyniesie mu to dodatkowych uprawnień i możliwości. Będzie miał pełen dostęp do wysyłanych przez siebie pism.

Co jeśli nie wiem, kto jest reprezentantem?

Zdarza się, że konto organizacji zostało utworzone przez byłego pracownika firmy i wysyłanie „prośby o przypisanie” jest bezskuteczne. W takiej sytuacji należy udać się do wybranego powiatowego lub wojewódzkiego urzędu pracy, gdzie pracownik urzędu usunie byłego reprezentanta i doda nowego.