| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poprzednie tematy > Czy przechowywanie notatek służbowych jest legalne

Czy przechowywanie notatek służbowych jest legalne

Dokumentowanie różnych zachowań pracownika czy wydarzeń z jego udziałem może mieć, co potwierdził także Sąd Najwyższy, formę notatek służbowych. Jednak ważne jest to, aby pracownik miał świadomość ich istnienia w jego aktach osobowych.

Czy i gdzie należy przechowywać notatki służbowe

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt 9a k.p.). Dodatkowo dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika należy przechowywać w części B akt osobowych (§ 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zwanego dalej rozporządzeniem). A zatem pojawia się pytanie, czy notatki służbowe mogą być uznane za takie właśnie dokumenty. Na takie pytanie należy odpowiedzieć twierdząco. Potwierdza to także Sąd Najwyższy w wyroku z 10 października 2003 r., w którym wskazał, że pracodawca ma prawo dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia. Może on natomiast żądać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazania pracodawcy dalszego gromadzenia ich w ramach tych akt (I PK 295/02). W sprawie chodziło o notatki służbowe sporządzane na okoliczność nieobecności pracownika w zakładzie w pracy w godzinach pracy.

Odpowiedzialność pracodawcy za naruszenie ochrony danych osobowych pracownika >>

WAŻNE!

Sąd Najwyższy wyraźnie wskazał, że tworzone notatki służbowe powinny być przechowywane w aktach osobowych. Niedopuszczalne jest więc tworzenie z nich jakiegoś ukrytego zbioru, do którego pracownik nie ma dostępu. W takim przypadku może mieć miejsce naruszenie np. ustawy o ochronie danych osobowych.

Biorąc pod uwagę stanowisko Sądu Najwyższego w tej sprawie, należy uznać, że pracodawca jako podmiot odpowiedzialny za zachowanie i pracę swoich pracowników ma prawo dokumentować je w formie notatek służbowych. W takim wypadku będą one mogły stanowić dowód na to, że pewne zachowanie pracownika zostało pracodawcy zakomunikowane. Należy jednak pamiętać, że pracownik ma prawo oczekiwać, iż notatki te będą przechowywane w jego aktach osobowych.

Podstawa prawna:

Orzecznictwo:

  • wyrok SN z 4 czerwca 2002 r. (I PKN 249/01, OSNP 2004/7/118),
  • wyrok SN z 10 października 2003 r. (I PK 295/02, OSNP 2004/19/332).

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria Radców Prawnych "Bochnacki, Bojanowski, Hipsz"

Radcowie prawni

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »