| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Podróże służbowe > Używanie prywatnego pojazdu pracownika w podróży służbowej

Używanie prywatnego pojazdu pracownika w podróży służbowej

Wyjazd pracownika w podróż służbową jego prywatnym pojazdem jest możliwy, jednak wymaga uzgodnienia z pracodawcą. W jaki sposób rozlicza się podróż służbowa pracownika kierującego prywatnym pojazdem?

Piotr W. pojechał swoim samochodem w delegację ze Szczecina do Poznania. Celem wyjazdu było spotkanie z kontrahentem w jego siedzibie. Po spotkaniu pracownik bezpośrednio wracał do Szczecina. Odległość między siedzibą pracodawcy, skąd pracownik wyruszył w podróż, a siedzibą kontrahenta wynosi 255 km.

Rozliczenie wyjazdu nie musi w tym przypadku wynosić dokładnie 510 km (2 x 255 km). Pracownik nie jest bowiem zobowiązany jechać najkrótszą możliwą trasą i pracodawca powinien liczyć się z możliwością objazdu ze względu np. na wypadek czy roboty drogowe. Dłuższy przejazd może być też wynikiem wyboru pracownika, np. odległość jest większa, ale na trasie nie ma utrudnień w ruchu. Różnica powinna być jednak obiektywnie nieznaczna (np. od 10 do 20 km). Przy takim przejeździe trudno byłoby bowiem zaakceptować rozliczenie np. na 600 km.

Wskazana w rozliczeniu wyższa liczba kilometrów byłaby jednak uzasadniona, gdyby podczas wyjazdu do Poznania Piotr W. musiał spotkać się z kilkoma kontrahentami. W tym przypadku, oprócz rozliczenia kosztów przejazdu, pracodawca powinien zażądać od pracownika pisemnego wykazania podanej liczby kilometrów. Pracodawca akceptując takie oświadczenie musi pamiętać, że to on w razie kontroli będzie odpowiadał za nieprawidłowe rozliczenie podatkowo-składkowe w razie zakwestionowania przez organ kontrolny wskazanych przez pracownika i zaakceptowanych przez pracodawcę odległości.

Pracodawca powinien szczegółowo analizować przedstawione przez pracownika informacje wpływające na wysokość zwracanych mu kosztów przejazdu prywatnym pojazdem. Może w tym celu porównywać je z rozliczeniami innych osób odbywających delegacje na tej samej trasie. Zdarzające się w praktyce duże rozbieżności dotyczące liczby przejechanych kilometrów powinny być dostrzeżone przez osobę odpowiedzialną za rozliczenia i to ona powinna zwrócić się do pracowników o stosowne wyjaśnienia.

Forum Kadry

Jedyny właściwy podział w zakresie ustalania wysokości kilometrówki dotyczy pojemności skokowej silnika. Nie ma zatem znaczenia np. wartość pojazdu udostępnionego przez pracownika czy ceny biletów obowiązujących na danej trasie.

Tomasz L. otrzymał polecenie wyjazdu w podróż służbową ze wskazaniem środka transportu na PKP TLK II klasy. Po powrocie pracownik złożył oświadczenie, że pojechał swoim samochodem, ponieważ wstrzymano ruch pociągów z powodu awarii trakcji, a zatem nie ma biletów potwierdzających przejazd pociągiem. Jeżeli pracodawca nie wyraził zgody na zmianę środka transportu, należy uznać, że pracownik składając oświadczenie potwierdził, iż nieprawidłowo wykonał polecenie służbowe. Skutkuje to brakiem prawa do zwrotu kosztów przejazdu, ponieważ w rzeczywistości nie poniósł on wydatku na określony w poleceniu służbowym środek transportu, a zatem nie może otrzymać zwrotu poniesionych kosztów na przejazd liniami PKP. W tej sytuacji nie można mówić o zwrocie kosztów biletu, gdyż pracownik nie poniósł takich kosztów. Jeżeli pracodawca zaakceptuje zmianę środka transportu, co może zrobić w szczególności ze względu na obiektywne powody, np. ze względu na awarię trakcji i w konsekwencji wybór samochodu pracownika jako jedyny środek transportu pozwalający na dotarcie na miejsce na czas, to rozliczenie musi wynikać z kilometrówki. Niedopuszczalne byłoby dokonanie rozliczenia na podstawie cen biletów PKP TLK II klasy.

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

CBA

Centralne Biuro Antykorupcyjne

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »