Jak krok po kroku zweryfikować zaświadczenie o stażu pracy od pracownika? [Instrukcja ZUS]

• Zaświadczenia o stażu pracy z ZUS w 2026 r.
• Weryfikacja zaświadczenia o stażu pracy przez pracodawcę
• Jak krok po kroku zweryfikować zaświadczenie ZUS?

Zaświadczenia o stażu pracy z ZUS w 2026 r.

Zmiany w stażu pracy obowiązują sektor publiczny już od 1 stycznia 2026 r. Natomiast prywatnych pracodawców obejmą z początkiem maja 2026 r. Nowe przepisy pozwalają na doliczenie do stażu pracy okresów wykonywania pracy także na innej podstawie niż umowa o pracę, np. umowy zlecenia czy działalności gospodarczej. Ważne, aby za ten czas były odprowadzane składki. Jeśli pracownik miał taki okres w swoim życiu, powinien wystąpić do ZUS o wydanie zaświadczenia o stażu pracy, a więc potwierdzenie tego faktu. Zaświadczenie to przedstawia się pracodawcy. Może to być bardzo korzystane dla osoby zatrudnionej. Dla przykładu możliwe jest przyznanie dłuższego urlopu wypoczynkowego, ponieważ 26 dni należy się dopiero po co najmniej 10 latach stażu pracy. Dzięki nowym przepisom można zagwarantować sobie także dodatek za staż pracy czy nagrodę jubileuszową.

Weryfikacja zaświadczenia o stażu pracy przez pracodawcę

W pierwszym kwartale tego roku ZUS otrzymał 587 tys. wniosków o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy. Aby pracodawcy mieli pewność co do autentyczności przedstawianych przez pracowników zaświadczeń, ZUS uruchomił narzędzie, które pozwala na weryfikację wskazanych dokumentów. Pracownik składa do ZUS wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy na formularzu USP. Następnie ZUS wydaje zaświadczenie w formie elektronicznej, a pracodawca może zdalnie potwierdzić jego autentyczność. W tym celu wchodzi na stronę internetową www.zus.pl, klika w kafelek [Wyszukiwarki i usługi], a następnie link Usługa potwierdzania autentyczności zaświadczeń o podleganiu ubezpieczeniom lub opłacaniu składek, będącego odpowiedzią ZUS na wniosek USP (usługa na portalu eZUS).

Jak krok po kroku zweryfikować zaświadczenie ZUS?

Rzeczniczka ZUS, Iwona Kowalska-Matis przygotowała instrukcję, jak krok po kroku zweryfikować zaświadczenie o stażu pracy z ZUS:

• Pracownik pobiera ze swojego konta w eZUS zaświadczenie (plik o nazwie „usp-zas-a” lub „usp-zas-r” z rozszerzeniem „.pdf”), a następnie udostępnia je pracodawcy w formie elektronicznej (np. przesyła mejlem albo przynosi na dysku USB).
• Pracodawca zapisuje plik na dysku i otwiera podstronę „Weryfikacja zaświadczenia”, a następnie klika w link [Kliknij tutaj, aby dodać plik] i wybiera właściwy plik zapisany na dysku komputera lub przeciąga plik na wskazane pole.
• Usługa zwraca wynik: „Zaświadczenie zostało pomyślnie zweryfikowane” – taki komunikat oznacza, że w bazie ZUS znajduje się zaświadczenie o treści identycznej z tą w przesłanym pliku albo „Zaświadczenie zostało zweryfikowane jako nieprawidłowe” – taki komunikat oznacza, że w bazie ZUS nie ma zaświadczenia o identycznej treści.

Dlaczego zaświadczenie jest uznane za nieprawidłowe? Przyczyny mogą być różne, np. zmiana treści zaświadczenia. W celu wyjaśnienia sytuacji najlepiej, aby pracownik zgłosił się osobiście do ZUS. Można też umówić się na e-wizytę.