Nowa usługa ZUS: potwierdzenie autentyczności zaświadczenia o okresach ubezpieczenia. Jak skorzystać z usługi?

• Więcej okresów wliczanych do stażu pracy, więcej uprawnień pracowniczych
• Konieczne udokumentowanie okresów wliczanych do stażu pracy
• Jak złożyć wniosek o potwierdzenie stażu pracy
• Pracodawca może potwierdzić autentyczność zaświadczenia z ZUS
• ZUS odmawia wydania zaświadczenia

Więcej okresów wliczanych do stażu pracy, więcej uprawnień pracowniczych

Obowiązujące od początku 2026 roku przepisy Kodeksu pracy rozszerzyły katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Chodzi tu o takie uprawnienia i świadczenia jak dłuższy urlop wypoczynkowy, wyższy dodatek stażowy czy po prostu możliwość awansu.

Przepisy wprowadzane są w dwóch etapach. W przypadku sektora publicznego zmiany obowiązują od 1 stycznia 2026 r., natomiast dla sektora prywatnego nowe przepisy będą stosowane od 1 maja 2026 r.

Konieczne udokumentowanie okresów wliczanych do stażu pracy

Po wejściu w życie nowych przepisów staż pracy obejmuje nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, ale także inne formy aktywności zawodowej. Do stażu wliczane są m.in.:

• okresy wykonywania umów-zleceń lub innych umów o świadczenie usług czy też umów agencyjnych,
• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, współpracy z osobą prowadzącą tę działalność oraz czas jej zawieszenia w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem.

Do stażu pracy wliczane są okresy sprzed wejścia w życie ustawy, pod warunkiem ich właściwego udokumentowania. Na przedstawienie dokumentów swojemu aktualnemu pracodawcy pracownik ma 24 miesiące.

Jak złożyć wniosek o potwierdzenie stażu pracy

Potwierdzanie nowych okresów jest możliwe na podstawie zaświadczeń wydawanych przez ZUS.

Złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia możliwe jest wyłącznie elektronicznie za pomocą konta w systemie teleinformatycznym ZUS. Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy (USP) jest dostępny na eZUS.

Zaświadczenie, decyzję oraz inne pisma w sprawie wydania zaświadczeń ZUS przygotuje i doręczy wnioskodawcy wyłącznie w postaci elektronicznej na konto w eZUS. Dokumenty te mogą zamiast własnoręcznego podpisu zawierać nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do ich wydania. Taki podpis zawiera zaświadczenie wygenerowane w systemie teleinformatycznym ZUS.

Pracodawca może potwierdzić autentyczność zaświadczenia z ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych uruchomił usługę umożliwiającą potwierdzenie autentyczności zaświadczeń wydawanych na podstawie wniosku USP. Dostęp do usługi jest możliwy na stronie zus.pl: > [Wyszukiwarki i usługi] > Potwierdzanie autentyczności zaświadczeń, które ZUS wydaje na wniosek USP.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych deklaruje, że każdy pracodawca może zweryfikować zaświadczenie, które ZUS wydał w odpowiedzi na „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy” (USP).

ZUS odmawia wydania zaświadczenia

Najczęściej ZUS odmawia wydania zaświadczenia jeżeli:

• wnioskodawca wskaże na wniosku okres wykonywania umowy zlecenia w czasie, gdy posiadał status ucznia lub studenta i nie skończył jeszcze 26 lat, więc nie podlegał ubezpieczeniom z tego tytułu,
• wnioskodawca wskaże okres ubezpieczenia z tytułu umowy zlecenia lub działalności gospodarczej i na mocy odrębnych przepisów nie miał obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, ponieważ był w tym czasie objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami z innego tytułu. W decyzji odmownej ZUS podaje informację o okresie ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu wskazanego we wniosku,
• w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych są błędy i wydanie zaświadczenia o opłaconych składkach na ubezpieczenie emerytalne i rentowe lub wypadkowe z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej jest niemożliwe,
• w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych są błędy albo ZUS ich nie otrzymał i dlatego nie może wydać zaświadczenia o przebiegu ubezpieczeń z tytułu umowy zlecenia.

W przypadku otrzymania decyzji z odmową wydania zaświadczenia, wnioskodawca posiadający dokumenty, które potwierdzają wykonywanie danej aktywności zawodowej, może dołączyć je do wniosku o postępowanie wyjaśniające.