Podstawowe zasady wypełniania formularza ZUS ZUA

Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń/zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej:

• osób prowadzących pozarolniczą działalność, tj. osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, twórców, artystów, osób prowadzących działalność w zakresie wolnego zawodu w rozumieniu przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, osób prowadzących działalność w zakresie wolnego zawodu, z której przychody są przychodami z działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, wspólników jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i wspólników spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej oraz osób prowadzących niepubliczną szkołę, placówkę lub ich zespół, na podstawie przepisów o systemie oświaty,
• duchownych, dla których płatnikiem składek nie jest przełożony domu zakonnego lub klasztoru albo inna instytucja diecezjalna lub zakonna,
• osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński (dotyczy okresu: styczeń 1999 r. – maj 2001 r.),
• osób obejmowanych dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi,

należy do tych osób.

Osoby fizyczne prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą dokonują zgłoszenia siebie do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA. Zgłoszenia płatnika składek dokonują na wniosku EDG-1, składanym w organie ewidencyjnym.

I. DANE ORGANIZACYJNE

Blok ten powinien być zawsze jednoznacznie wypełniony, tj. powinno być wypełnione tylko jedno z pól. 

W przypadku pierwszorazowego zgłoszenia ubezpieczonego z danego tytułu do ubezpieczeń, w polu 01 należy wpisać „X”.

W przypadku zgłoszenia zmiany lub korekty danych (z wyjątkiem danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, które zgłasza się na formularzu ZUS ZIUA oraz danych dotyczących kodu tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania, które płatnik zgłasza poprzez wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWUA i następnie złożenie prawidłowego zgłoszenia) podanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia w polu 02 należy wpisać:

1 – w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej,
2 – w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej.

Zmiana występuje wtedy, gdy dane uległy zmianie, w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nastąpiła zmiana adresu zamieszkania. Korekta występuje wtedy, gdy poprawia się błędy, które popełniono we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nieprawidłowo został podany adres zamieszkania.

Pól 03 i 04 – nie wypełnia się.

II. DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK

Blok ten należy wypełniać ze szczególną starannością, wpisując dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku EDG-1, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek – dane podane w bloku III dokumentu ZUS ZIPA lub wniosku EDG-1.

Porównaj: Jak wypełnić druki : ZPA , ZFA , ZIPA

W polu 01 – należy wpisać numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadany płatnikowi przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.
W polu 02 – należy wpisać numer REGON nadany płatnikowi przez Główny Urząd Statystyczny i ewidencjonowany w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (numer ten może mieć 9 lub 14 znaków i należy go wpisać wraz z występującymi „0”).

Pola 03-05 – wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

W polu 03 – należy wpisać numer PESEL – numer ewidencyjny nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności;

Pola 04 i 05 – wypełnia się wyłącznie w sytuacji, gdy płatnikowi składek nie nadano numerów NIP, REGON lub PESEL albo jednego z nich:
• w polu 04 – w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:
1 – w przypadku dowodu osobistego,
2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej,
• w polu 05 – należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 04 – dowodu osobistego, paszportu . paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej,

W polu 06 – należy wpisać nazwę skróconą płatnika, jaka została podana w zgłoszeniu płatnika składek lub we wniosku EDG-1.

Pola 07-09 – wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

•  w polu 07 – należy wpisać nazwisko płatnika składek (poszczególne człony nazwiska oddzielić
•  kreską),
•  w polu 08 – należy wpisać pierwsze imię płatnika składek,
•  w polu 09 – należy wpisać datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok).

III. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ

Na podstawie zgłoszenia do ubezpieczeń zakładane jest ubezpieczonemu indywidualne konto, dlatego blok ten należy wypełnić ze szczególną starannością, wpisując prawidłowo i czytelnie numery PESEL i NIP, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tych numerów lub jednego z nich – serię i numer dowodu osobistego albo paszportu oraz nazwisko, imię pierwsze i datę urodzenia.

Porównaj: Jak uzyskać numer NIP

W polu 01 – należy wpisać numer PESEL osoby zgłaszanej do ubezpieczeń nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności.

W polu 02 – należy wpisać numer NIP osoby zgłaszanej do ubezpieczeń (Numer Identyfikacji
Podatkowej) nadawany przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.

Pola 03 i 04 – należy wypełnić wyłącznie w sytuacji, gdy osoba zgłaszana/zgłoszona nie posiada numerów identyfikacyjnych – NIP lub PESEL lub jednego z nich:

•  w polu 03 – w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:

1 – w przypadku dowodu osobistego,
2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej,

• w polu 04 – należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 03 – dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej,

W polu 05 – należy wpisać nazwisko osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską).
W polu 06 – należy wpisać imię pierwsze osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń.
W polu 07 – należy wpisać datę urodzenia osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń
(dzień/miesiąc/rok).

IV. DANE EWIDENCYJNE OSOBY ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ

W polu 01 – należy wpisać imię drugie osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń do ubezpieczeń. Jeżeli osoba ta nie posiada drugiego imienia, pole pozostawić niewypełnione.
W polu 02 – należy wpisać nazwisko rodowe podane w metryce urodzenia.
W polu 03 – należy wpisać obywatelstwo. Niewypełnienie tego pola oznacza, że osoba zgłaszana do ubezpieczeń ma obywatelstwo polskie.
W polu 04 – należy wpisać płeć: K (kobieta), M (mężczyzna).

V. TYTUŁ UBEZPIECZENIA

Informacje podane w tym bloku służą do gromadzenia na koncie ubezpieczonego danych o przebiegu ubezpieczenia. Na podstawie podanego kodu tytułu ubezpieczenia weryfikowany jest także podany w blokach VI-IX schemat podlegania poszczególnym ubezpieczeniom oraz kod podany w imiennym raporcie miesięcznym złożonym za danego ubezpieczonego. Podany kod tytułu ubezpieczenia ma zatem wpływ na prawidłowość rozliczenia składek.

W polu 01 – należy wpisać, obowiązujący w danym okresie sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia, np. dla osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, która nie jest uprawniona do emerytury lub renty oraz nie przedłożyła pracodawcy orzeczenia o stopniu niepełnosprawności, kod tytułu ubezpieczenia jest następujący:
01 10 0 0.

Wypełniając ostatnie pole kodu tytułu ubezpieczenia, należy pamiętać, że orzeczenie lekarza
orzecznika ZUS o:

•  całkowitej niezdolności do pracy i samodzielnej egzystencji traktowane jest na równi z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności,
•  całkowitej niezdolności do pracy jest traktowane na równi z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,
•  częściowej niezdolności do pracy lub celowości przekwalifikowania jest traktowane na równi z orzeczeniem o lekkim stopniu niepełnosprawności.

VI. DANE O OBOWIĄZKOWYCH UBEZPIECZENIACH SPOŁECZNYCH

Obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym podlegają osoby wymienione w art. 6, 11 ust. 1 i 12 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
W polu 01 – należy wpisać datę, od której powstał obowiązek ubezpieczeń społecznych (dzień/miesiąc/rok).
W polach 02-05 – należy wpisać „X”, stosownie do rodzaju ubezpieczenia (tj. ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), któremu osoba zgłaszana do ubezpieczeń podlega obowiązkowo z podanego w bloku V tytułu ubezpieczenia.

VII. DANE O OBOWIĄZKOWYM UBEZPIECZENIU ZDROWOTNYM

Obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby wymienione w art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
W polu 01 – należy wpisać datę, od której powstał obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego z podanego w bloku V kodu tytułu ubezpieczenia (dzień/miesiąc/rok).
W polu 02 – należy wpisać, podany w załączniku nr 1 do niniejszego poradnika, trzyznakowy kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego zgodnie z adresem zamieszkania należy osoba zgłaszana/zgłoszona do ubezpieczeń.

VIII. DANE O DOBROWOLNYCH UBEZPIECZENIACH SPOŁECZNYCH

Dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby wymienione w art. 7 i 10 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a także osoby, dla których ubezpieczenia te są dobrowolne w myśl art. 9 powołanej ustawy.
Dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu podlegają osoby wymienione w art. 11 ust. 2 powołanej ustawy, objęte obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi. Objęcie dobrowolnie ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi i chorobowym następuje od dnia wskazanego we wniosku o objęcie tymi ubezpieczeniami, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym wniosek został zgłoszony. Objęcie dobrowolnie ubezpieczeniem chorobowym następuje od dnia wskazanego we wniosku tylko wówczas, gdy zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych zostanie dokonane w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku tych ubezpieczeń. Osoby zgłaszane do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych podlegające równocześnie z danego tytułu obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego, należy zgłaszać do wszystkich ubezpieczeń od tej samej daty. Jeśli obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego powstał wcześniej, to zgłaszając się do dobrowolnych ubezpieczeń należy stosować tryb opisany na str. 13.

IX. DANE O DOBROWOLNYM UBEZPIECZENIU ZDROWOTNYM

Dobrowolnemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby, o których mowa w art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
W polu 01 – należy wpisać datę rozpoczęcia ubezpieczenia (dzień/miesiąc/rok).
W polu 02 – należy wpisać, podany w załączniku nr 1 do niniejszego poradnika, trzyznakowy kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego zgodnie z adresem zamieszkania należy osoba zgłaszana/zgłoszona do ubezpieczeń.

X. INNE DANE O OSOBIE ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ

Blok X wypełnia się w celu zgłoszenia/korekty danych dotyczących okresu sprzed 1 stycznia 2009 r. Dane za okres późniejszy wykazywane są w formularzu ZUS ZSWA.
Pole 01 – wypełnia się, w przypadku gdy osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, a więc łącznie z polami 02, 03. W polu tym należy wpisać właściwy kod wykonywanego zawodu. Kody opublikowane zostały w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 8 grudnia 2004 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy oraz zakresu jej stosowania oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 1 czerwca 2007 r. zmieniającym ww. rozporządzenie. 

Pole 02 – wypełnia się, jeżeli osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze. W polu tym należy wpisać, zgodnie z załącznikiem nr 17 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 czerwca 2008 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów dziewięcioznakowy kod pracy w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze.

W polu 03 – należy wpisać okres pracy w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze „od-do” (dzień/miesiąc/rok). Jeżeli nie jest znana data zakończenia pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, pole „do” pozostaje puste.

Pozostała część formularza zawiera głownie dane adresowe i nie powinna sprawić trudności w wypełnianiu.

Źródło: www.zus.pl