Zawieranie umów o pracę od 1 września 2016 r.

Co zmieni się w zakresie terminu zawierania umów o pracę od 1 września 2016 r.

Od 1 września 2016 r. pracodawcy przed dopuszczeniem pracownika do pracy będą musieli podpisać z nim umowę o pracę lub potwierdzić pracownikowi podstawowe ustalenia związane z zawarciem umowy o pracę, jeżeli umowa nie została zawarta w formie pisemnej. Obecnie zawarcie pisemnej umowy o pracę lub jej potwierdzenie na piśmie może nastąpić najpóźniej do końca pierwszego dnia pracy.

Posiadanie pisemnej umowy o pracę albo pisemnego potwierdzenia podstawowych ustaleń związanych z zawarciem umowy o pracę w formie innej niż pisemna przed dopuszczeniem do pracy ułatwi pracownikom dochodzenie przysługujących im świadczeń i uprawnień ze stosunku pracy, a także korzystanie z ochrony gwarantowanej przez przepisy ubezpieczeń społecznych. Zmienione przepisy Kodeksu pracy mają także na celu zapewnienie Państwowej Inspekcji Pracy możliwości bardziej efektywnego i skutecznego kontrolowania legalności zatrudniania pracowników.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka)

Na czym polegają zmiany

W wyniku omawianej nowelizacji Kodeksu pracy wprowadzono obowiązek potwierdzenia przez pracodawcę pracownikowi na piśmie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków przed dopuszczeniem pracownika do pracy – w sytuacji gdy umowa o pracę nie została zawarta w formie pisemnej. Nałożenie takiego obowiązku zapewni pracownikom większe poczucie bezpieczeństwa, ponieważ w razie sporu z pracodawcą będą dysponowali dokumentem potwierdzającym warunki ich zatrudnienia. Dodatkowo ułatwi inspektorom pracy przeprowadzanie kontroli i stwierdzanie nielegalnego zatrudniania pracowników. Naruszeniem przepisów będzie bowiem każdy przypadek, gdy w razie kontroli okaże się, że praca w ramach stosunku pracy jest wykonywana przez osoby, z którymi wcześniej nie zawarto pisemnych umów o pracę ani którym nie wydano pisemnego potwierdzenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Od 1 września 2016 r. każdy pracownik wykonujący pracę będzie musiał posiadać albo pisemną umowę o pracę, albo pisemne potwierdzenie podstawowych warunków zatrudnienia przed dopuszczeniem do pracy.

Po zmianach przepisów Kodeksu pracy w razie niezawarcia umowy o pracę w formie pisemnej pracownik powinien otrzymać sporządzone przez pracodawcę potwierdzenie warunków zatrudnienia, zawierające wszystkie warunki umowy, które zostały wcześniej uzgodnione przez strony. Dotyczy to zawarcia zarówno umowy na czas nieokreślony, jak i umowy na czas określony. Co istotne, w przypadku umów zawieranych na czas określony, gdy ich liczba będzie większa niż 3 albo umowy te będą zawarte na okres dłuższy niż 33 miesiące:

● w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności,

● w celu wykonywania pracy o charakterze doraźnym lub sezonowym,

● w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,

● w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie,

pisemne potwierdzenie warunków zatrudnienia powinno zawierać także określenie tego celu lub okoliczności zawarcia takiej umowy.

Zmienione przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę także sankcję za niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy w postaci kary grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł (art. 281 pkt 2 Kodeksu pracy).

Omawiana nowelizacja przepisów ujednoliciła ponadto stosowane w Kodeksie pracy nazewnictwo związane z obowiązkami pracodawcy, które musi on wypełnić przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy nadal będzie miał obowiązek skierować go na wstępne badania lekarskie (art. 229 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy) i zapewnić szkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237³ § 2 Kodeksu pracy). Natomiast obecnie pracodawca jest zobowiązany zapoznać pracownika oraz młodocianego odpowiednio z treścią regulaminu pracy oraz wykazem lekkich prac przed rozpoczęciem przez nich pracy (art. 104³ § 2 i art. 200¹ § 5 Kodeksu pracy). Aby wyeliminować wątpliwości dotyczące pojęć stosowanych w przepisach Kodeksu pracy, pojęcie „rozpoczęcie pracy” zastąpiono pojęciem „dopuszczenie do pracy” i tym samym zapewniono spójność tych dwóch przepisów z pozostałymi. Po zmianie przepisów od 1 września 2016 r. wszystkie obowiązki pracodawcy są związane z dopuszczeniem pracownika do pracy, a nie, jak dotychczas, z rozpoczęciem pracy.

Jak było przed zmianą przepisów

Do 31 sierpnia 2016 r. obowiązuje regulacja, zgodnie z którą jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, ale np. w formie ustnej albo w sposób dorozumiany (np. przez dopuszczenie pracownika do pracy), to pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez pracownika pracy, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy). Obowiązek potwierdzania pracownikowi na piśmie podstawowych ustaleń związanych z zawarciem umowy o pracę najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika oznacza, że pracodawca może wypełnić swój obowiązek do końca pierwszego dnia pracy pracownika. Stwarzało to sytuacje związane z tzw. syndromem pierwszej dniówki polegającym na tym, że w przypadku przeprowadzania kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy u pracodawców zatrudniających pracowników „na czarno” zawsze wyjaśniano, że pracownicy nie posiadają jeszcze umów o pracę, ponieważ jest to pierwszy dzień, w którym zostali dopuszczeni do pracy i pisemne potwierdzenie warunków zatrudnienia zostanie im dostarczone do końca ich dnia pracy. W związku z tym kontrola legalności zatrudnienia pracowników u nieuczciwych pracodawców była znacznie utrudniona.

Podstawa prawna:

- art. 1–2 ustawy z 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy

- art. 25¹ § 4, art. 29 § 2, art. 104³, art. 200¹ § 5, art. 229 § 1 pkt 1, art. 237³ § 2, art. 281 pkt 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 868.

Dołącz do nas na Facebooku!