REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna a RODO. Jak chronić dane osobowe, kiedy pracownicy pracują w domu

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak chronić dane osobowe, kiedy pracownicy pracują w domu
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Praca zdalna nareszcie została doprecyzowana niedawnymi zmianami w Kodeksie pracy. No i ziemia zadrżała w posadach, bo mamy przecież RODO. Jak zapewne wiecie nie zwykłam Was straszyć w swoich artykułach i również tym razem nie zamierzam tego robić. Postaram się Wam pokazać co pracodawca musi zrobić na swoim podwórku i na co musi zwracać uwagę. Będzie trochę długo – ale temat jest obszerny i gwarantuje Wam, że nie wyczerpię go do końca… Bo co z pracą zdalną podczas wakacji? A jeśli na zdalnym zdarzy się wypadek przy pracy? – ale o tym w kolejnym artykule. 

Możliwość pracy zdalnej niewątpliwie ułatwi życie zarówno pracownikom jak i niektórym pracodawcom. Z rozmysłem użyłam słowa niektórym ponieważ sama wśród swoich klientów obserwuję sytuację, kiedy chęć pójścia pracownika na tzw. zdalne przysparza niemałych problemów pracodawcy. 

REKLAMA

Praca zdalna – ochrona danych osobowych 

REKLAMA

Nie da się ukryć że wprowadzenie pracy zdalnej generuje dodatkowe obowiązki ze strony ochrony danych osobowych. Pracodawca bowiem występuje w roli administratora danych osobowych (ADO) swoich pracowników, kontrahentów, klientów.  Równocześnie, może występować w roli podmiotu przetwarzającego dane – z uwagi na wykonywanie umów.

Przetwarzanie danych osobowych przez pracownika w formie pracy zdalnej trzeba uznać za dodatkowy proces przetwarzania danych osobowych. Mamy zatem obowiązek wpisania takiego procesu do rejestru czynności przetwarzania, a także przeprowadzenia analizy ryzyka i zweryfikowania aktywów, które mogę stanowić wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

REKLAMA

Pamiętać  należy też o tym, że  pracownicy z uwagi na swoje zakresy obowiązków i zajmowane stanowiska, przetwarzają różne dane osobowe, w różnej skali i zakresie. Stanowiska obsługi kadrowej, płacowej, BHP czy analityczne bazujące na danych, będą prawdopodobnie wiązać się z przetwarzaniem na szeroką skalę lub danych szczególnej kategorii, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, w szczególności dotyczących zdrowia. Koniecznym jest wówczas dostosowanie adekwatnego poziomu zabezpieczeń, które będą nastawione na zagwarantowanie wyższego stopnia bezpieczeństwa niż w przypadku pracowników i stanowisk niepolegających głównie na przetwarzaniu danych osobowych.

Na ADO ciąży obowiązek zapewnienia środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiedni stopień zabezpieczenia danych. Środki te będą wymagały dodatkowej weryfikacji, ponieważ  obowiązujące u pracodawcy procedury ochrony danych osobnych działają na terenie zakładu pracy  i mogą okazać się niewystarczające w przypadku pracy w miejscu zamieszkania lub pobytu pracownika. Obowiązkowi aktualizacji podlegać będzie polityka ochrony danych osobowych z uwzględnieniem organizacji pracy zdalnej lub obowiązkowe będzie stworzenie regulacji wewnętrznej dotyczącej pracy zdalnej określającej wymogi w zakresie ochrony danych osobowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Praca zdalna – ponowne przeszkolenie pracowników

Ale to nie koniec. Jest jeszcze kwestia szkoleń . Otóż pracodawca powinien ponownie przeszkolić pracowników oraz, zgodnie z zasadą rozliczalności, posiadać potwierdzenie przeprowadzenia takiego szkolenia. Takie szkolenie powinno się skupić na zagadnieniach dotyczących:

  • rozróżniania i odpowiedniego reagowania na phishing;
  • podstaw przetwarzania danych;
  • okresów retencji danych;
  • bezpieczeństwa przetwarzania danych;
  • zgłaszanie naruszeń;
  • zasad przetwarzania danych;
  • kar za naruszenia ochrony danych osobowych;
  • miejsc przetwarzania danych.

Ważne jest, aby uzmysłowić pracownikom że wykonywanie pracy zdalnej w miejscach publicznych – w tym w miejscach, w których pracownika obejmuje monitoring skierowanych na ekran komputerowy –może skutkować ujawnieniem informacji poufnych jak również danych osobowych. Niestety bardzo często o tym zapominamy. 

Praca zdalna – obowiązki informacyjne

Zmianie ulegną również obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 ust. 1 i 2 RODO, które wykonywane są wobec pracownika zatrudnianego oraz pracowników już zatrudnionych a ubiegających się o pracę zdalną. Istotne jest wskazanie, iż zmienił się cel przetwarzania danych osobowych, który rozszerzył się o wykonywanie pracy zdalnej, a także możliwość dokonywania kontroli z nią związanej. Konieczne jest uwzględnienie zasady minimalizacji danych. Trzeba pamiętać że zasada ta łatwo może ulec przekroczeniu z uwagi na charakter pracy zdalnej pozostającej w dużej korelacji z życiem prywatnym pracownika. Wobec tego istotne jest określenie konkretnych zakresów przetwarzania danych osobowych wyłącznie do danych niezbędnych do jej przeprowadzenia z poszanowaniem prywatności pracownika oraz pozostałych współzamieszkujących. 

Kolejna ważną kwestią jest zobowiązanie pracownika do niewykorzystywania sprzętu prywatnego podczas wykonywania czynności służbowych czy też niekorzystania z publicznych sieci wifi. 

Warto odpowiednio zarządzać nadanymi uprawnieniami do zasobów informatycznych, w szczególności w zakresie logowania do portali, dostępów do dysków sieciowych. Pamiętajmy że pracownik posiadający uprawnienia dostępowe wyłącznie w zakresie niezbędnych mu zasobów — nie skopiuje, nie ujawni lub w inny nieuprawniony sposób nie wykorzysta szerokiego zakresu danych istotnych dla administratora.

Praca zdalna – jak chronić dane przed domownikami

Praca zdalna nie może być w żaden sposób łączona z naszym życiem prywatnym. Konieczna jest odpowiednia separacja danych i ich zabezpieczanie przed współmieszkańcami – nie są oni przecież upoważnieni do przetwarzania danych administratora. Dlatego pracownik zobowiązany jest tak przygotować stanowisko pracy aby w jak najwyższym stopniu zapewnić ochronę danych osobowych oraz informacji poufnych, w szczególności poprzez odpowiednie ustawienie biurka, czy wygaszacza ekranu monitora. 

Należy również zwrócić uwagę na  ograniczenie tworzenia kopii papierowych, których zabezpieczenie jest zacznie trudniejsze, niż kopii elektronicznych. Pamiętajmy że pracownik prawdopodobnie nie posiada narzędzi, które pozwolą mu na niszczenie dokumentów papierowych w sposób uniemożliwiający ponowne zapoznanie się z ich treścią.

I na koniec chcę zwrócić jeszcze Waszą uwagę na jedną bardzo często pomijaną kwestię – a mianowicie weryfikację przez pracodawcę umów, w których występuje w roli podmiotu przetwarzającego. Zdarza się że administrator nakłada na podmiot przetwarzający obowiązek przetwarzania danych osobowych w konkretnej lokalizacji, tj. np. ograniczając czynności przetwarzania do przestrzeni biurowych podmiotu przetwarzającego. Wtedy taka umowa będzie musiała podlegać renegocjacji. A jeśli to się nie uda to  procesy objęte przetwarzaniem danych tego konkretnego administratora będą musiały być przeprowadzane stacjonarnie, wtedy nie naruszymy postanowień umowy powierzenia przetwarzania.

Mam nadzieję że przekazane informacje są czytelne i zrozumiałe – nie taka praca zdalna i RODO straszne jak je malują

Oprac. Piotr T. Szymański
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

Zmiany w stażu pracy od 2026 roku. Więcej praw dla 5 mln pracowników

Zmiany w stażu pracy, które wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku to więcej praw dla nawet 5 mln pracowników w Polsce. Nowe przepisy oznaczają też realny wzrost kosztów pracy. Działy kadr i płac już powinny przygotowywać się do zmian.

Zmiana branży w 2025 – od czego zacząć i gdzie znaleźć ogłoszenia pracy?

Rynek pracy, jaki znaliśmy, właśnie przestaje istnieć. Dzieje się to na naszych oczach i tak naprawdę tempo zmian jest znacznie szybsze, niż przypuszczali eksperci. Choć brzmi to aż nadto dramatycznie, to jednak nie można zaprzeczyć, że wielu pracowników zmaga się aktualnie z poważnymi problemami zawodowymi, a pracodawcy dwoją się i troją, aby stworzyć nowe systemy zarządzania w rzeczywistości AI. Niektóre zawody już przestają istnieć lub przechodzą intensywne zmiany, u podstaw których znajdziemy wdrożenie czata GPT do codziennych obowiązków. Dla niektórych osób jedynym rozwiązaniem okazała się zmiana pracy, dla innych w grę wchodzi tylko zmiana branży. Przebranżowienie to współczesny odpowiednik ucieczki z tonącego statku - tylko w tym wypadku pracownik sam buduje swoją szalupę ratunkową. Zatem jak aktualnie wygląda temat zmiany branży? Jakie są powody? W którą stronę iść i gdzie szukać nowych zawodowych wyzwań?

REKLAMA

Składka zdrowotna 2025: ryczałt, karta podatkowa, podatek liniowy, zasady ogólne. Jaka jest podstawa wymiaru? Ile procent?

Jaka jest podstawa wymiaru składki oraz kwota składki zdrowotnej w 2025 roku dla niektórych grup ubezpieczonych? ZUS informuje o wysokości składki na ryczałcie, karcie podatkowej, przy zasadach ogólnych, podatku liniowym, podatku od kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej oraz dla osób współpracujących.

Do kiedy jest nabór firm i instytucji do pilotażu skróconego tygodnia pracy?

Pilotaż skróconego tygodnia pracy jest konieczny. Może się okazać, że powszechny zapis o krótszym czasie pracy będzie tragiczny dla polskiej gospodarki, firm i społeczeństwa. Do kiedy trwa nabór firm i instytucji do projektu?

REKLAMA