Powrót do biura po długiej pracy zdalnej. Co wynika z przepisów, co radzą eksperci? [Wywiad]

Powrót do pracy stacjonarnej po pracy zdalnej

Infor.pl: Jak przekonać pracownika do powrotu do pracy stacjonarnej po długim okresie pracy zdalnej?

Grzegorz Orłowski: Prawnik formalista może na to pytanie odpowiedzieć, że nie trzeba pracownika przekonywać, a po prostu polecić mu powrót do biura.  Regulacje art. 3 ustawy antycovidowej nie pozostawiają w tym względzie cienia wątpliwości.  W wielu przypadkach ten prosty mechanizm zdaje egzamin, w szczególności w sytuacjach, gdy praca zdalna jest dla pracownika stanem nadzwyczajnym, koniecznością, z którą musi się godzić. Dla takich pracowników powrót do biura nie jest większym problemem, wręcz przeciwnie – to stan długo wyczekiwanej normalności, który odnosi się nie tylko do osób zatrudnionych w administracji państwowej i samorządowej, ale również do pracodawców ze sfery biznesu.  

Niemniej, znaczący odsetek osób nie wyobraża sobie powrotu do tradycyjnej pracy stacjonarnej, ponieważ z pracy zdalnej potrafią czerpać wiele korzyści nie tylko zawodowych, ale przede wszystkim w sferze życia prywatnego. Wielomiesięczny okres pracy zdalnej spowodował, że wiele osób w pełni odnalazło się w nowej sytuacji, a niektóre profity np. w postaci uzyskania większych możliwości czasowych na zajęcie się sprawami prywatnymi stały się nieodzownym elementem codziennego życia. W skrajnych przypadkach takie osoby nie wyobrażają sobie powrotu do biur. Nieliczenie się przez pracodawcę z takim nastawieniem może oznaczać, że zarządzenie powrotu do pracy zdalnej wzbudzi nie tylko niezadowolenie, ale i demotywowanie pracowników, a nawet ich utratę. dlatego, zanim pracodawca zdecyduje o powrocie do biur powinien możliwie dokładnie rozeznać nastroje wśród swoich pracowników i ich nastawienie do ewentualnego odejścia od home office.

Mimo tego, że jest to formalnie dopuszczalne, pracodawca nie powinien zaskakiwać pracowników powrotem do biura (z dnia na dzień). Odpowiednie wyprzedzenie, dające pracownikowi możliwość dostosowania się do zmiany pozwoli zmniejszyć „dolegliwości” powrotu do firmy. Dyskusyjne pozostaje natomiast stosowanie specjalnych benefitów dla powracających do biur, ponieważ może doprowadzić do dyskryminującego różnicowania wynagrodzeń.

Reasumując, pracodawca może zmusić pracownika do powrotu do biura, ale nie może w żaden sposób zapobiec sytuacji, w której ten powrót stanie powodem odejścia z pracy. Stąd wskazane jest pewne minimum empatii w odniesieniu do pracowników zdalnych i liczenie się z ich stanowiskiem.

Czy pracownik ma prawo odmówić wykonywania swojej pracy w biurze? Jak w praktyce to wygląda?

Co do zasady, pracownik nie może odmówić powrotu do biura. Zarówno zarządzenie pracy zdalnej, jak i odejście od niej to suwerenna decyzja pracodawcy. Odmowy powrotu do biura nie uzasadnia w szczególności obawa przed zarażeniem koronawirusem. 

Z jakimi trudnościami, w obszarze prawnym, muszą mierzyć się pracodawcy, gdy planują powrót swoich pracowników do pracy w biurze?

Powrót do pracy w biurze to, z prawnego punktu widzenia, powrót do stanu normalności, do stosowania w całej rozciągłości „normalnego” prawa pracy, do czego pracodawcy są dobrze przygotowani. Szczególnych problemów prawnych związanych z powrotem do pracy stacjonarnej prawdopodobnie nie będzie. To trudności związane z adaptacją pracowników do nowej sytuacji mogą powodować pewne problemy, np. w postaci różnych niepożądanych zachowań czy działań. Długo wykonywana praca zdalna może bowiem prowadzić do rozluźnienia dyscypliny i niechęć do podporządkowania pewnym rygorom obowiązującym w biurze.

W miejscu tym, szczególną uwagę należy zwrócić na zagadnienia BHP w warunkach trwającej epidemii. W tym względzie pracownicy mogą zadawać trudne pytania – czy i jak pracodawca uwzględnił zagrożenia epidemiczne w zakresie organizacji stanowisk pracy czy stosowania różnych środków ochrony, a pracodawca na takie pytania powinien odpowiadać.  Tu powrotu do przedepidemicznych rozwiązań nie ma. Nowe zasady, które pracodawca powinien wdrożyć przed powrotem pracowników do biur to:

• organizacja stanowisk pracy zapewniających w maksymalnym stopniu możliwość zachowania dystansu od innych osób (dotyczy to również przestrzeni wspólnych),
• zapewnienie powszechnego dostępu do środków dezynfekcji dłoni,
• zapewnienie wietrzenia pomieszczeń tak często jak to tylko możliwe,
• dezynfekowanie powierzchni dotykowych (słuchawek telefonu, klawiatur, włączników świateł),
• ograniczanie obecności osób niezatrudnionych w firmie.

To tylko niektóre ze spraw, na które trzeba zwrócić uwagę. Mając na względzie podwyższony stan obaw pracowników o własne zdrowie należy spodziewać się, że niedopełnienie obowiązków w tym zakresie przez pracodawcę może stać się podłożem konfliktów, w których w skrajnych sytuacjach pracownicy będą odmawiali wykonywania pracy, czy słali skargi do Państwowej Inspekcji Pracy (takie przypadki już się zdarzają).

Stąd powrót do biur będzie związany z bezpieczeństwem i higieną pracy.

Kiedy praca zdalna będzie uregulowana w Kodeksie pracy?

Czy perspektywa powrotu do „normalnego” prawa pracy, w tym planowanego uregulowania pracy zdalnej w Kodeksie pracy jest możliwa?

Wiele wskazuje na to, że tak. Nie znamy tylko terminu, w którym to nastąpi. Odnośnie pracy zdalnej, to publikowane dotychczas projekty zmian w Kodeksie pracy wprowadzają taką pracę „na stałe” do systemu prawa pracy zakładają, że zaczną one obowiązywać dopiero po upływie trzech miesięcy po odwołaniu stanu epidemii. W efekcie przez czas trudny dziś do przewidzenia. Pozostaje zatem stosowanie regulacji nadzwyczajnych. Czas ten można wykorzystać do przygotowania się do wdrożenia „kodeksowej” pracy zdalnej – dużo trudniejszej do elastycznego wdrożenia i stosowania niż w myśl aktualnie obowiązujących przepisów. Przede wszystkim z tego względu, że polecenie pracodawcy zostanie zastąpione porozumieniem z pracownikiem.

Praca hybrydowa

Wielu pracowników i ich pracodawców rozważa model hybrydowy pracy biurowej. Jak najlepiej zorganizować taką pracę? Jak uregulować prawnie taki model pracy między pracownikiem a pracodawcą?

Hybrydowy model pracy łączący pracę zdalną ze stacjonarną to dziś powszechnie spotykana praktyka. Jego stosowanie jest możliwe w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy (ww.  art. 3 ustawy antycovidowej). Posiada on wiele zalet. W obecnej sytuacji pozwala na znaczące ograniczenie bezpośrednich kontaktów w środowisku pracy. Jednocześnie „nie odzwyczaja” pracownika od pracy biurowej, co z czasem może ułatwić całkowity powrót do niej. Jednocześnie pozwala pracownikowi korzystać z zalet zarówno pracy stacjonarnej, jak i zdalnej. Najlepsze praktyki w tym zakresie oparte są na przewidywalności podziału czasu pracy na zdalną i hybrydową. Podejmowanie decyzji ad hoc w szczególności odnośnie pracy zdalnej, częste zmiany „rozkładu” pracy zdalnej i stacjonarnej destabilizują sytuację pracownika i prędzej czy później mogą doprowadzić do konfliktu. Zatem pierwszą zasadą, którą powinien kierować się pracodawca wprowadzając hybrydowy model pracy jest zapewnienie pracownikowi stabilnego (w czasie) podziału na czas pracy zdalnej i hybrydowej.

Aby unikać przypadkowości w podejmowaniu pracy hybrydowej wiele firm decyduje się na pewne samoograniczenia polegające np. na wydaniu regulaminów czy innych aktów wewnętrznych. Nie jest to konieczne, ale w praktyce może okazać się pomocne. Ujednolicając praktykę zapobiega się różnym woluntarystycznym praktykom niektórych menedżerów. Normują one ramowe zasady pracy hybrydowej ustalając m.in.: jakie segmenty firmy czy grupy zawodowe mogą być objęte taką pracą, maksymalny wymiar pracy zdalnej, zasady ustalania i zmiany jej rozkładów. Decyzje w odniesieniu do poszczególnych pracowników pozostawiają na ogół ich przełożonym. To oni decydują kto, kiedy i w jakiej formie będzie wykonywał pracę.

W efekcie, z prawnego punktu widzenia, organizowanie pracy hybrydowej nie nastręcza większych trudności. Pojawiają się one dopiero wtedy, gdy obecną regulację zastąpi Kodeks pracy.  Głównie z tego powodu, że to co dziś może zrobić samodzielnie pracodawca, będzie wymagało zawarcia porozumienia z pracownikiem. O ile teraz pracodawca może w każdym czasie zmienić decyzję w przedmiocie pracy hybrydowej i dostosować jej treść do zmieniających się potrzeb, o tyle w przyszłości straci taką możliwość. Jak się umówi z pracownikiem na określony model pracy hybrydowej i np. będzie zamierzał zmniejszyć w niej udział pracy zdalnej będzie musiał przekonać go do tego. Jak? Odpowiedź na takie pytanie nie jest domeną prawa.

Dziękuję uprzejmie za rozmowę.

Grzegorz Orłowski, radca prawny, wykładowca akademicki (SGH, Akademia Leona Koźmińskiego). Autor i współautor wielu książek (m.in. komentarzy do kodeksu pracy) i artykułów z zakresu z prawa pracy. Doradca wielu firm i instytucji.

Rozmawiał Paweł Huczko