Delegowanie pracowników - nowe obowiązki pracodawców

Od 18 czerwca br. obowiązują przepisy ustawy z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 868) nakładające na zagranicznych pracodawców nowe obowiązki związane z delegowaniem pracowników na terytorium Polski.  

Ustawa wdraża dyrektywę 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług oraz dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/67/UE z dnia 15 maja 2014 r. w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE, zmieniającą rozporządzenie UE nr 1024/2012 w sprawie współpracy administracyjnej za pośrednictwem systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym (Dz. Urz. UE L159 z 28.05.2014).

Przepisy dotyczące warunków zatrudnienia pracowników delegowanych do pracy w Polsce dotychczas były umieszczone w Kodeksie pracy (Rozdział IIa. Warunki zatrudnienia pracowników skierowanych do pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej z państwa będącego członkiem Unii Europejskiej). Powołane przepisy definiowały przypadki, gdy ma miejsce delegowanie, obowiązek zapewnienia delegowanym pracownikom nie mniej korzystnych minimalnych warunków zatrudnienia niż te wynikające z prawa polskiego oraz wyjątki od takiego obowiązku. Od 18 czerwca br. powołane przepisy Kodeksu pracy zostały zastąpione przepisami Ustawy.

Polecamy produkt: Podróże służbowe – praktyczne rozliczenia (PDF)

Obowiązek zapewnienia pracownikom delegowanym na terytorium Polski warunków minimalnych nie uległ zmianie, natomiast istotnie doprecyzowano, kiedy ma miejsce delegowanie i wyjątki w tym zakresie.

Przede wszystkim jednak nałożono na pracodawców nowe obowiązki w celu umożliwienia kontroli przestrzegania przez nich przepisów o delegowaniu pracowników, w tym obowiązku zapewnienia pracownikom minimalnych warunków zatrudnienia. Kontrole przeprowadza Państwowa Inspekcja Pracy, która uzyskała nowe uprawienia i obowiązki zarówno w ramach nadzoru przestrzegania przez pracodawców prawa na terytorium Polski, jak i współpracy administracyjnej z analogicznymi instytucjami w innych państwach Unii Europejskiej. Ustawa określa również nowe rodzaje wykroczeń, zagrożone karą grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Szczegółowe omówienie wszystkich zmian wprowadzonych Ustawą wykracza poza ramy tego artykułu i zostanie ograniczone do definicji delegowania, wskazania warunków minimalnych zatrudnienia i nowych obowiązków zagranicznych pracodawców delegujących pracowników do pracy w Polsce.

---

Kiedy ma miejsce delegowanie?

Przepisy Ustawy stosuje się, gdy pracodawca mający siedzibę oraz prowadzący znaczną działalność gospodarczą w innym państwie członkowskim UE, z tego państwa kieruje tymczasowo swojego pracownika do pracy na terytorium RP:

• w związku z realizacją umowy zawartej przez tego pracodawcę z podmiotem prowadzącym działalność na terytorium RP lub
• w oddziale lub przedsiębiorstwie należącym do grupy przedsiębiorstw, do której należy ten pracodawca, prowadzącym działalność na terytorium RP.

Kiedy kończy się podróż służbowa, a zaczyna delegowanie?

Niestety przepisy nadal nie precyzują, jak długo w ramach podróży służbowej pracownik może wykonywać pracę poza określonym w umowie o pracę zwykłym miejscem jej wykonywania. 

Podróż służbowa wiąże się z wydaniem pracownikowi przez pracodawcę polecenia wyjazdu we wskazanym czasie poza zwykłe miejsce pracy w celu wykonania określonego zadania, związanego z obowiązkami służbowymi pracownika. Cechą charakterystyczną podróży służbowej jest jej incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały charakter (uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r., II PZP 11/08). Możliwość wydania pracownikowi polecenia wyjazdu służbowego mieści się w granicach uprawnienia pracodawcy do kierowania pracą pracownika. Dlatego zgoda pracownika na odbycie podróży służbowej nie jest wymagana. Wyjątkiem są nieliczni pracownicy, którym takie prawo gwarantują przepisy prawa.

Delegowanie to dłuższy wyjazd pracownika w wyniku skierowania go przez pracodawcę do tymczasowego wykonywania pracy w innym niż stałe miejsce wykonywania pracy. Delegowanie ma charakter tymczasowy, jednak mniej incydentalny i wyjątkowy niż podróż służbowa i dlatego, w odróżnieniu od podróży służbowej, pracodawca powinien uzyskać zgodę pracownika na taki wyjazd. Miejsce pracy jest istotnym elementem umowy o pracę i jego zmiana, zarówno stała jak i czasowa, wymaga zgody pracownika. 

W czasie delegowania pracownik może odbyć podróż służbową, jeżeli będzie wykonywał na polecenie pracodawcy zadanie służbowe w innym miejscu, niż to, do którego został delegowany.

Co to są minimalne warunki zatrudnienia?

Zgodnie z Ustawą, pracodawca delegujący pracownika na terytorium RP zapewnia takiemu pracownikowi warunki zatrudnienia nie mniej korzystne niż wynikające z przepisów Kodeksu pracy oraz innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników, w zakresie:

• norm i wymiaru czasu pracy oraz okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego;
• wymiaru urlopu wypoczynkowego;
• minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie odrębnych przepisów;
• wysokości wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych;
• bezpieczeństwa i higieny pracy;
• ochrony pracownic w okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego;
• zatrudniania młodocianych oraz wykonywania pracy lub innych zajęć zarobkowych przez dziecko;
• zasady równego traktowania oraz zakazu dyskryminacji w zatrudnieniu, o których mowa w art. 11(2) i art. 11(3) Kodeksu pracy;
• wykonywania pracy zgodnie z przepisami o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

---

Czy są wyjątki od obowiązku zapewnienia warunków minimalnych?

Przepisów Ustawy nie stosuje się do załóg morskich statków handlowych i do transportu międzynarodowego, z wyłączeniem przewozów kabotażowych, tj. świadczenia usług transportowych na terytorium danego państwa przez przewoźnika mającego siedzibę w innym państwie. W tym ostatnim przypadku pracodawca nie ma jednak obowiązku wyznaczania osoby upoważnionej do kontaktu z Państwową Inspekcją Pracy, składania jej oświadczenia dotyczącego delegowanego pracownika i przechowywania na terytorium Polski w okresie delegowania dokumentacji takiego pracownika.

Art. 5 Ustawy wylicza nieliczne wyjątki od obowiązku zapewnienia delegowanemu pracownikowi warunków minimalnych wynikających z polskiego prawa. Dla przykładu, wymogu zapewnienia wymiaru urlopu wypoczynkowego, minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych nie stosuje się, jeżeli zgodnie z posiadanymi kwalifikacjami pracownik delegowany wykonuje na danym stanowisku – przez okres nie dłuższy niż 8 dni w ciągu roku, poczynając od dnia rozpoczęcia pracy na danym stanowisku – wstępne prace montażowe lub instalacyjne (jednak z wyłączeniem prac związanych z robotami budowlanymi lub utrzymaniem obiektu budowlanego), przewidziane w umowie zawartej przez pracodawcę delegującego pracownika na terytorium Polski z podmiotem prowadzącym działalność Polsce, których wykonanie jest niezbędne do korzystania z dostarczonych wyrobów.

Jakie nowe obowiązki mają zagraniczni pracodawcy?

Zgodnie z Ustawą, poczynając od 18 czerwca 2016 r. pracodawca delegujący pracownika na terytorium Polski ma obowiązek: 

• wyznaczenia osoby upoważnionej do kontaktu z Państwową Inspekcją Pracy oraz do przesyłania i otrzymywania dokumentów i zawiadomień w sprawach związanych z delegowaniem, przebywającą w tym okresie na terytorium Polski;
• złożenia państwowej Inspekcji Pracy, najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi,  pisemnego (w formie papierowej lub elektronicznej) oświadczenia (w języku polskim lub angielskim) dotyczącego delegowania pracowników na terytorium Polski, zawierającego informacje niezbędne w celu przeprowadzenia kontroli sytuacji faktycznej w miejscu pracy,  wymienione w art. 24 ust. 3 Ustawy oraz zawiadamiania o zmianie tych danych w terminie 7 dni roboczych od dnia zaistnienia zmiany;
• przechowywania (w formie papierowej lub elektronicznej) dokumentacji dotyczącej pracy delegowanych pracowników, wymienionej w art. 25 ust. 1 Ustawy, przez okres delegowania i przez dwa lata po zakończeniu delegacji,
• udostępnienia (w formie papierowej lub elektronicznej) i przetłumaczenia na język polski na żądanie Państwowej Inspekcji Pracy dokumentów wymienionych w art. 25 ust 1 Ustawy (kopia umowy o pracę, dokumentacja dotycząca czasu pracy i dokumenty określające wysokość wynagrodzenia, wraz z wysokością dokonanych odliczeń oraz dowodów wypłaty pracownikowi delegowanemu), nie później niż w terminie 5 dni roboczych od otrzymania wniosku w okresie delegowania i 15 dni roboczych w okresie 2 lat po zakończeniu delegowania
• udzielenia w terminie 10 dni roboczych odpowiedzi na pytania Państwowej Inspekcji Pracy dotyczące delegowania pracowników (analogiczny obowiązek spoczywa na polskim przedsiębiorcy).   

Nowe przepisy wprowadzają odpowiedzialność solidarną wykonawcy i podwykonawcy, delegującego pracowników do wykonania prac budowlanych i remontowych, wymienionych w art. 5 ust. 2 Ustawy, za zobowiązania z tytułu zaległego wynagrodzenia, w tym dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Art. 8 Ustawy pozwala wykonawcy zwolnić się z tej odpowiedzialności, jeżeli dochowa należytej staranności podejmując działania wymienione w tym przepisie.

Czy te same zasady dotyczą pracodawców spoza UE?

Zgodnie z art. 26 Ustawy, jej przepisy stosuje się odpowiednio w przypadku wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez pracownika skierowanego do tej pracy przez pracodawcę mającego siedzibę w państwie niebędącym państwem członkowskim, z zastrzeżeniem przepisów art. 88 pkt 3 i 4, art. 88c ust. 6 pkt 2 i 3 oraz ust. 9 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 645 i 691), dotyczących zezwolenia na pracę.

Czy polscy pracodawcy kierujący pracowników do pracy za granicę mają takie same obowiązki?

Polscy pracodawcy kierujący pracowników do pracy w innym państwie należącym do UE muszą spełnić analogiczne obowiązki nałożone przez prawo tego państwa. Obowiązki nałożone przez poszczególne państwa Unii Europejskiej mogą istotnie różnić się i polski pracodawca powinien sprawdzić, jakie obowiązki na nim ciążą zanim dojdzie do wyjazdu delegowanego pracownika. Takie informacje można uzyskać na platformie informacyjnej udostępnionej przez każde państwo członkowskie Unii Europejskiej. Przykładowo informacje dotyczące delegowania pracowników do Niemiec czy Francji można znaleźć TUTAJ. 

Dołącz do nas na Facebooku!