REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-akta osobowe alternatywą dla papierowych dokumentów

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Elektroniczne akta osobowe alternatywą dla papierowych dokumentów - jakie są zalety?
Elektroniczne akta osobowe alternatywą dla papierowych dokumentów - jakie są zalety?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

E-akta osobowe cieszą się coraz większą popularnością wśród przedsiębiorców. Pozwalają ograniczyć ilość dokumentów papierowych oraz zaoszczędzić miejsce konieczne dla ich bezpiecznego przechowywania. Wielu pracodawców zastanawia się, czy digitalizacja akt osobowych ma sens.

E-akta osobowe - czy pracodawca może je prowadzić?

Niezbędne do tego jest posiadanie przez pracodawcę podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej. Należy pamiętać o tym, że podpis kwalifikowany jest równoważny z podpisem odręcznym, a kwalifikowana pieczęć elektroniczna pracodawcy potwierdza autentyczność dokumentu.

REKLAMA

Autopromocja

Elektroniczne akta bez kwalifikowanego podpisu pracownika?

Pracownicy z reguły podpisują dokumenty ręcznie, ponieważ nie posiadają podpisu kwalifikowanego. Nie stoi to na przeszkodzie prowadzeniu elektronicznych akt osobowych. W takim przypadku należy zeskanować dokumenty papierowe i opatrzyć je podpisem kwalifikowanym pracodawcy lub pieczęcią elektroniczną. Warto pamiętać, że pracodawca nie ma prawa wymagać od pracownika posiadania podpisu kwalifikowanego.

Jak zmienić dokumentację papierową na elektroniczną?

Aby prawidłowo prowadzić e-akta, należy stosować się do §9 i §10 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Obowiązki pracodawcy w przypadku zmiany dokumentacji papierowej na elektroniczną:

  • Odwzorowanie dokumentów papierowych.

Należy to zrobić w formie skanów.

  • Potwierdzenie zgodności dokumentów elektronicznych z papierowymi.

Skany zatwierdza pracodawca lub osoba upoważniona za pomocą podpisu elektronicznego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W ciągu 30 dni pracownicy mają prawo odebrać papierową wersję swoich dokumentów. Termin ten jest liczony od momentu poinformowania pracownika przez pracodawcę o takiej możliwości.

Elektroniczne akta osobowe - zalety

Bez wątpienia prowadzenie elektronicznych akt osobowych posiada wiele zalet. Wśród nich wyróżnić można:

  • Zmniejszenie kosztów związanych z bezpiecznym przechowywaniem dokumentów i ich obsługą.
  • Oszczędność czasu, poprzez łatwy i szybki dostęp do plików.
  • Bezpieczeństwo, dzięki odpowiednim zabezpieczeniom.
  • Dokumenty w formie elektronicznej to zdecydowanie bardziej ekologiczne rozwiązanie; pozwala oszczędzać na papierze i kosztach druku.

Elektroniczne akta osobowe w systemie kadrowo-płacowym

Przedsiębiorcy, którzy korzystają z programu kadrowo-płacowego, mogą w prosty sposób prowadzić e-akta swoich pracowników. Tworzą się one automatycznie, w momencie dodania pracownika do systemu. Należy zwrócić uwagę, czy system jest zgodny z aktualnymi przepisami odnośnie prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej. W przeciwnym razie pracodawca będzie mógł prowadzić elektroniczną dokumentację pracowniczą, ale równolegle będzie zmuszony przechowywać akta w formie papierowej.

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jakie są ograniczenia pracy w godzinach nadliczbowych?

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna, chociaż podlega pewnym ograniczeniom. Przede wszystkim nie można jej wykonywać w nieograniczonym zakresie. Ponadto nie wszyscy pracownicy mogą świadczyć pracę w nadgodzinach.

Kiedy pracownik powinien otrzymać bezpłatny posiłek profilaktyczny?

Ze względu na warunki atmosferyczne występujące zimą, pracodawca ma szczególne obowiązki związane z bezpieczeństwem i higieną pracy. Niektórym pracownikom musi zapewnić ciepłe posiłki. Nie ma możliwości, żeby pracodawca zwolnił się z obowiązku zapewnienia posiłku profilaktycznego.

LinkedIn, Pracuj.pl, własna baza, OLX, Just Join IT - które sposoby rekrutacji są najskuteczniejsze? [ANALIZA]

Przeanalizowano 4 miliony materiałów aplikacyjnych dla 14 branż wysyłanych na różnych kanałach rekrutacyjnych. LinkedIn, Pracuj.pl, własna baza, OLX, Just Join IT - które sposoby rekrutacji okazały się najskuteczniejsze? To wartościowe dane dla rekruterów.

Kto z menedżerów się wypali? Jak zauważać i jak przeciwdziałać wypaleniu [STRATEGIE]

40% menedżerów czuje się przemęczonych i przeciążonych obowiązkami. Dodatkowo aż 62% menedżerów pracuje średnio 2 godziny dłużej dziennie niż przed pandemią. Są oni w sposób szczególny narażeni na wypalenie zawodowe, które niesie wiele negatywnych skutków dla pracowników i pracodawców. Oto kilka sprawdzonych strategii dla menedżerów i organizacji przeciwdziałających wypaleniu.

REKLAMA

Podwyżki dla nauczycieli 2025 [Najnowsze wiadomości]

Jakie są najnowsze informacje w przedmiocie podwyżek dla nauczycieli w 2025 roku? Projekt rozporządzenia Ministra Edukacji w sprawie wynagrodzeń dla nauczycieli przewiduje 5% podwyżkę. Co na to ZNP? Dnia 17 lutego 2025 r. przedstawiciele ZNP spotkali się w MEN w celu przedstawienia własnych postulatów.

ZUS waloryzuje świadczenia. 1 marca rusza pierwsza transza wypłat emerytur i rent, ale pieniądze na koncie będą wcześniej

1 marca 2025 r. to ustawowy termin wypłaty przez ZUS zwaloryzowanych świadczeń emerytalno-rentowych. Coroczna waloryzacja jest przeprowadzana z urzędu. Oznacza to, że świadczeniobiorcy nie muszą składać wniosków o podwyższenie świadczenia.

Co grozi pracodawcy za zbyt niską temperaturę w miejscu pracy?

Przepisy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy określają minimalne temperatury, w których praca może być wykonywana. Z tego powodu pracodawcy powinni zapewnić odpowiednie temperatury w pomieszczeniach pracy. W razie niezachowania odpowiedniej temperatury pracownik może odmówić wykonywania pracy.

Rabat na usługi telekomunikacyjne z tym stopniem niepełnosprawności

Rabat na usługi telekomunikacyjne z tym stopniem niepełnosprawności. Czy osoby niepełnosprawne mogą liczyć na rabat na usługi telekomunikacyjne? A co z dofinansowaniem do zakupu telefonu lub sprzętu elektronicznego?

REKLAMA

Wskaźnik waloryzacji emerytur 2025

Wskaźnik waloryzacji emerytur 2025 podano w Komunikacie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 lutego 2025 r. w sprawie wskaźnika waloryzacji emerytur i rent w 2025 r. Jest niższy niż zakładano. O ile wzrosną emerytury od 1 marca 2025 r.?

Dofinansowanie kosztów kształcenia pracowników młodocianych w 2025 r.

Średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w 2024 r. w stosunku do 2023 r. wyniósł 103,6. Oznacza to, że w 2025 r. nie zmieniły się kwoty dofinansowania pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników.

REKLAMA