REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-akta osobowe alternatywą dla papierowych dokumentów

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Elektroniczne akta osobowe alternatywą dla papierowych dokumentów - jakie są zalety?
Elektroniczne akta osobowe alternatywą dla papierowych dokumentów - jakie są zalety?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

E-akta osobowe cieszą się coraz większą popularnością wśród przedsiębiorców. Pozwalają ograniczyć ilość dokumentów papierowych oraz zaoszczędzić miejsce konieczne dla ich bezpiecznego przechowywania. Wielu pracodawców zastanawia się, czy digitalizacja akt osobowych ma sens.

E-akta osobowe - czy pracodawca może je prowadzić?

Niezbędne do tego jest posiadanie przez pracodawcę podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej. Należy pamiętać o tym, że podpis kwalifikowany jest równoważny z podpisem odręcznym, a kwalifikowana pieczęć elektroniczna pracodawcy potwierdza autentyczność dokumentu.

Autopromocja

Elektroniczne akta bez kwalifikowanego podpisu pracownika?

Pracownicy z reguły podpisują dokumenty ręcznie, ponieważ nie posiadają podpisu kwalifikowanego. Nie stoi to na przeszkodzie prowadzeniu elektronicznych akt osobowych. W takim przypadku należy zeskanować dokumenty papierowe i opatrzyć je podpisem kwalifikowanym pracodawcy lub pieczęcią elektroniczną. Warto pamiętać, że pracodawca nie ma prawa wymagać od pracownika posiadania podpisu kwalifikowanego.

Jak zmienić dokumentację papierową na elektroniczną?

Aby prawidłowo prowadzić e-akta, należy stosować się do §9 i §10 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Obowiązki pracodawcy w przypadku zmiany dokumentacji papierowej na elektroniczną:

  • Odwzorowanie dokumentów papierowych.

Należy to zrobić w formie skanów.

  • Potwierdzenie zgodności dokumentów elektronicznych z papierowymi.

Skany zatwierdza pracodawca lub osoba upoważniona za pomocą podpisu elektronicznego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W ciągu 30 dni pracownicy mają prawo odebrać papierową wersję swoich dokumentów. Termin ten jest liczony od momentu poinformowania pracownika przez pracodawcę o takiej możliwości.

Elektroniczne akta osobowe - zalety

Bez wątpienia prowadzenie elektronicznych akt osobowych posiada wiele zalet. Wśród nich wyróżnić można:

  • Zmniejszenie kosztów związanych z bezpiecznym przechowywaniem dokumentów i ich obsługą.
  • Oszczędność czasu, poprzez łatwy i szybki dostęp do plików.
  • Bezpieczeństwo, dzięki odpowiednim zabezpieczeniom.
  • Dokumenty w formie elektronicznej to zdecydowanie bardziej ekologiczne rozwiązanie; pozwala oszczędzać na papierze i kosztach druku.

Elektroniczne akta osobowe w systemie kadrowo-płacowym

Przedsiębiorcy, którzy korzystają z programu kadrowo-płacowego, mogą w prosty sposób prowadzić e-akta swoich pracowników. Tworzą się one automatycznie, w momencie dodania pracownika do systemu. Należy zwrócić uwagę, czy system jest zgodny z aktualnymi przepisami odnośnie prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej. W przeciwnym razie pracodawca będzie mógł prowadzić elektroniczną dokumentację pracowniczą, ale równolegle będzie zmuszony przechowywać akta w formie papierowej.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Święta w Niemczech 2024

    Święta w Niemczech – kiedy wypadają w 2024 roku? Niemcy mają od 9 do 13 świąt w roku kalendarzowym w zależności od landu. Kiedy wypadają poszczególne święta w niemieckich landach (np. Bawaria, Berlin, Brandenburgia, Saksonia czy Turyngia).

    Do 29 lutego 2024 r. należy przekazać do ZUS zaświadczenie o przychodach emeryta lub rencisty

    Płatnicy składek, tj. pracodawcy, zleceniodawcy są zobowiązani do przekazania do ZUS do końca lutego 2024 r. zaświadczenia o przychodzie emeryta lub rencisty uzyskanego w 2023 r. Osoby prowadzące działalność składają oświadczenie o uzyskanym przychodzie.

    Ważne: dzisiaj protest rolników w Warszawie

    Krajowa Rada Izb Rolniczych ogłosiła: drodzy rolnicy spotykamy się w Warszawie na proteście w dniu 27 lutego 2024 r. pod Flagą Białą-Czerwoną. Czy dojdzie wreszcie do konstruktywnych ustaleń w sprawie sytuacji rolników? Minister Czesław Siekierski zapowiedział rozmowy z rolnikami w ministerstwie. Rozmowy mają się odbyć w najbliższy czwartek – 29 lutego 2024 r.

    Czy 3 marca 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 3 marca 2024 to niedziela handlowa? Czy w marcu 2024 jest niedziela handlowa? Kiedy wypadają niedziele handlowe w 2024 roku? Gdzie nie obowiązuje zakaz handlu? 

    REKLAMA

    234 zł miesięcznie składki zdrowotnej od 1 kwietnia 2024 - sprawdź dla kogo

    Aż albo tylko: 234 zł miesięcznie składki zdrowotnej od 1 kwietnia 2024 r. Na taką kwotę wpływ ma przeciętne miesięczne wynagrodzenie ogłoszone w sektorze przedsiębiorstw, w czwartym kwartale 2023 r., które wynosiło 7 767,85 zł. Poniżej szczegóły. 

    Chociaż trwają strajki rolników Ukraińcy mogą pracować jako pomocnicy rolników w Polsce do 30 czerwca 2024 r.

    Polscy rolnicy strajkują, a władze przedłużają Ukraińcom legalny pobyt w Polsce, m.in. celem pracy dla polskich rolników. Ukraińcy mogą pracować jako pomocnicy rolników w Polsce do 30 czerwca 2024 r. Dlaczego? Ponieważ wydłużono legalny pobyt obywateli Ukrainy w Polsce do 30 czerwca2024 r. Gdyby nie to kolejne wydłużenie Ukraińcy mogliby legalnie przebywać w Polsce tylko do 4 marca 2024 r.

    Dokumentacja pracownicza musi być odpowiednio przechowywana. Za niedopełnienie obowiązków pracodawca zapłaci 30000 zł grzywny

    Dokumentacja pracownicza musi być prowadzona i przechowywana zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację co do zasady przez co najmniej 10 lat po odejściu pracownika z pracy. Za niedopełnienie obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej grozi pracodawcy kara grzywny.

    Służba bhp. Kiedy pracodawca może samodzielnie wykonywać zadania służby bezpieczeństwa i higieny pracy?

    Służba bezpieczeństwa i higieny pracy pełni funkcje doradcze i kontrolne w zakresie bhp. W niektórych sytuacjach zadania służby bhp może wypełniać sam pracodawca. Dzięki temu nie musi wyznaczać do tego pracownika lub zatrudniać specjalisty spoza zakładu pracy.

    REKLAMA

    Bezrobocie w styczniu 2024 r. Stopa bezrobocia wzrosła z 5,1 proc. do 5,4 proc. Przybyło prawie 49 tys. bezrobotnych: bez pracy było ponad 837 tys. osób

    Stopa bezrobocia rejestrowanego w styczniu 2024 r. wyniosła 5,4 proc. To o 0,3 pkt. proc. więcej niż w ostatnim miesiącu 2023 r., ale 0,1 pkt. proc. mniej niż w styczniu 2023 r. Liczba bezrobotnych wzrosła w stosunku do grudnia o 48,9 tys. i wyniosła w styczniu 837,1 tys. Takie dane podał Główny Urząd Statystyczny.

    Nierówne traktowanie w miejscu pracy. Ile pracodawca musi zapłacić za dyskryminację

    Równe traktowanie pracowników jest podstawową zasadą prawa pracy. Kodeks pracy zakazuje wszelkiej dyskryminacji w zatrudnieniu. Podpowiadamy, jakie są przesłanki dyskryminacji oraz kiedy pracownik ma prawo ubiegać się o odszkodowanie. 

    REKLAMA