Kategorie

Elektroniczny wniosek urlopowy a przepisy prawne

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Elektroniczny wniosek urlopowy - czy prawo pozwala na składanie wniosku przez Internet?
Elektroniczny wniosek urlopowy - czy prawo pozwala na składanie wniosku przez Internet?
shutterstock
Elektroniczny wniosek urlopowy - czy jest zgodny z przepisami prawnymi? Czy wniosek o urlop musi być składany w formie papierowej? Co na to Kodeks pracy?

Elektroniczny wniosek urlopowy a Kodeks pracy

W Kodeksie pracy nie znajdziemy szczegółowych wyjaśnień na temat wniosków urlopowych. Zgodnie z art. 163. § 1 urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, który bierze pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Przepisy prawne nie regulują sposobu, w jaki należy złożyć wniosek urlopowy. Nie wskazują także na konkretny wzór wniosku o urlop. Istotne są zatem ustalenia pracodawcy zawarte w wewnątrzzakładowych regulaminach. Nie ma przeszkód prawnych, by w firmie funkcjonowały elektroniczne wnioski urlopowe, ponieważ przepisy prawne nie nakładają obowiązku składania wniosków w tradycyjnej, papierowej formie.

Elektronicznie wnioski urlopowe umożliwiają sprawne zarządzanie wszystkimi nieobecnościami pracowników w firmie. Rozwiązanie znacznie skraca proces obsługi wniosków i likwiduje zbędne czynności administracyjne.

Jak złożyć wniosek urlopowy przez Internet?

Pracownik składa e-wniosek przez platformę. Gdy tylko to zrobi, pracodawca lub upoważniona osoba z działu kadr i płac, otrzymuje o tym informację w systemie. Złożone wnioski rozpatruje w dowolnym momencie, a po akceptacji/odrzuceniu, stosowna informacja trafia niezwłocznie na konto pracownika. Dwie strony mają stały wgląd do salda urlopowego i historii nieobecności. Pracownik wie, ile zostało mu urlopu do wykorzystania. Z kolei pracodawca może podjąć decyzję na podstawie planu pracy oraz informacji o wcześniejszych nieobecnościach.

Cała procedura jest zautomatyzowana i odbywa się bez konieczności dodatkowych telefonów, maili i wizyt w dziale kadrowo-płacowym.

Elektroniczny wniosek urlopowy - co musi zawierać?

Przepisy prawne nie wskazują konkretnego wzoru wniosku urlopowego. Zasadnym wydaje się umieszczenie podstawowych danych, stanowiska, zakresu dat, rodzaju urlopu, a także złożenie podpisu.

W przypadku elektronicznych wersji wniosków wypełnianie zazwyczaj ogranicza się do wskazania terminu i rodzaju urlopu. Dlaczego? Najczęściej pracownik składa wnioski po zalogowaniu się na platformę typu Portal Pracownika. Ma przypisane konto, a więc są już tam umieszczone niezbędne dane, pozwalające zidentyfikować osobę zatrudnioną. Dane zostają automatycznie uzupełnione, a zadaniem pracownika jest wyznaczenie wyłącznie daty i rodzaju urlopu, o który chce się ubiegać.

Elektroniczne wnioski urlopowe a papierowe wnioski

W czasie pandemii wiele firm zaczęło rozwiązywać większość spraw pracowniczych online, by ograniczyć konieczność bezpośredniego kontaktu. To trend, który z pewnością utrzyma się, ponieważ niesie za sobą szereg korzyści.

Elektroniczne wnioski urlopowe to wygodne rozwiązanie zarówno dla pracodawców, specjalistów działu kadr i płac, jak i pracowników. Dlaczego coraz więcej firm rezygnuje z papierowych wersji i wybiera e-wnioski?

Plusem rozwiązywania spraw w elektroniczny sposób jest to, że nie ma konieczności wydruku dokumentów i czekania w kolejce do działu kadr i płac, by osobiście wręczyć wniosek. Korzystają na tym także osoby pracujące w HR, ponieważ nikt nie przerywa ich pracy.

Liczba dni urlopowych do wykorzystania

Wgląd w bieżąco saldo urlopów oraz historia nieobecności to zdecydowane ułatwienie dla obu stron. Wówczas znacznie łatwiej mieć kontrolę nad wszelkimi absencjami, ponieważ decyzje podejmuje się o aktualne dane, które ma się pod ręką. Co więcej, często do dyspozycji pracodawcy są raporty na temat absencji.

Status wniosku

Systemy często pokazują status danego wniosku, który zmienia się od razu po wykonaniu czynności przez użytkowników. Obieg informacji jest znacznie szybszy niż w przypadku papierowych wersji.

Bezpieczeństwo danych

Nie ulega wątpliwości, że papierowe dane znacznie łatwiej zgubić oraz zniszczyć. Należy także wygospodarować miejsce i budżet na utrzymanie firmowego archiwum. Z kolei dane w elektronicznych systemach są odpowiednio zabezpieczone, a wgląd do nich mają wyłącznie osoby do tego upoważnione.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

    Potrącenie zaległości składkowych z emerytury, renty i zasiłku będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości?

    Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

    Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

    Praca zdalna a work-life balance

    Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

    Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

    Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.