Elektroniczny wniosek urlopowy a przepisy prawne

Elektroniczny wniosek urlopowy a Kodeks pracy

W Kodeksie pracy nie znajdziemy szczegółowych wyjaśnień na temat wniosków urlopowych. Zgodnie z art. 163. § 1 urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, który bierze pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Przepisy prawne nie regulują sposobu, w jaki należy złożyć wniosek urlopowy. Nie wskazują także na konkretny wzór wniosku o urlop. Istotne są zatem ustalenia pracodawcy zawarte w wewnątrzzakładowych regulaminach. Nie ma przeszkód prawnych, by w firmie funkcjonowały elektroniczne wnioski urlopowe, ponieważ przepisy prawne nie nakładają obowiązku składania wniosków w tradycyjnej, papierowej formie.

Elektronicznie wnioski urlopowe umożliwiają sprawne zarządzanie wszystkimi nieobecnościami pracowników w firmie. Rozwiązanie znacznie skraca proces obsługi wniosków i likwiduje zbędne czynności administracyjne.

Jak złożyć wniosek urlopowy przez Internet?

Pracownik składa e-wniosek przez platformę. Gdy tylko to zrobi, pracodawca lub upoważniona osoba z działu kadr i płac, otrzymuje o tym informację w systemie. Złożone wnioski rozpatruje w dowolnym momencie, a po akceptacji/odrzuceniu, stosowna informacja trafia niezwłocznie na konto pracownika. Dwie strony mają stały wgląd do salda urlopowego i historii nieobecności. Pracownik wie, ile zostało mu urlopu do wykorzystania. Z kolei pracodawca może podjąć decyzję na podstawie planu pracy oraz informacji o wcześniejszych nieobecnościach.

Cała procedura jest zautomatyzowana i odbywa się bez konieczności dodatkowych telefonów, maili i wizyt w dziale kadrowo-płacowym.

Elektroniczny wniosek urlopowy - co musi zawierać?

Przepisy prawne nie wskazują konkretnego wzoru wniosku urlopowego. Zasadnym wydaje się umieszczenie podstawowych danych, stanowiska, zakresu dat, rodzaju urlopu, a także złożenie podpisu.

W przypadku elektronicznych wersji wniosków wypełnianie zazwyczaj ogranicza się do wskazania terminu i rodzaju urlopu. Dlaczego? Najczęściej pracownik składa wnioski po zalogowaniu się na platformę typu Portal Pracownika. Ma przypisane konto, a więc są już tam umieszczone niezbędne dane, pozwalające zidentyfikować osobę zatrudnioną. Dane zostają automatycznie uzupełnione, a zadaniem pracownika jest wyznaczenie wyłącznie daty i rodzaju urlopu, o który chce się ubiegać.

Elektroniczne wnioski urlopowe a papierowe wnioski

W czasie pandemii wiele firm zaczęło rozwiązywać większość spraw pracowniczych online, by ograniczyć konieczność bezpośredniego kontaktu. To trend, który z pewnością utrzyma się, ponieważ niesie za sobą szereg korzyści.

Elektroniczne wnioski urlopowe to wygodne rozwiązanie zarówno dla pracodawców, specjalistów działu kadr i płac, jak i pracowników. Dlaczego coraz więcej firm rezygnuje z papierowych wersji i wybiera e-wnioski?

Plusem rozwiązywania spraw w elektroniczny sposób jest to, że nie ma konieczności wydruku dokumentów i czekania w kolejce do działu kadr i płac, by osobiście wręczyć wniosek. Korzystają na tym także osoby pracujące w HR, ponieważ nikt nie przerywa ich pracy.

Liczba dni urlopowych do wykorzystania

Wgląd w bieżąco saldo urlopów oraz historia nieobecności to zdecydowane ułatwienie dla obu stron. Wówczas znacznie łatwiej mieć kontrolę nad wszelkimi absencjami, ponieważ decyzje podejmuje się o aktualne dane, które ma się pod ręką. Co więcej, często do dyspozycji pracodawcy są raporty na temat absencji.

Status wniosku

Systemy często pokazują status danego wniosku, który zmienia się od razu po wykonaniu czynności przez użytkowników. Obieg informacji jest znacznie szybszy niż w przypadku papierowych wersji.

Bezpieczeństwo danych

Nie ulega wątpliwości, że papierowe dane znacznie łatwiej zgubić oraz zniszczyć. Należy także wygospodarować miejsce i budżet na utrzymanie firmowego archiwum. Z kolei dane w elektronicznych systemach są odpowiednio zabezpieczone, a wgląd do nich mają wyłącznie osoby do tego upoważnione.