REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-dokumentacja pracownicza 2019 r. - co zmiany oznaczają dla pracowników i pracodawców

Subskrybuj nas na Youtube
E-dokumentacja pracownicza 2019 r. - co zmiany oznaczają dla pracowników i pracodawców/fot. Shutterstock
E-dokumentacja pracownicza 2019 r. - co zmiany oznaczają dla pracowników i pracodawców/fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej. E–akta to korzyści nie tylko dla pracodawców, ale także dla pracowników.

1 stycznia 2019 r. weszła w życie nowela niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, czyli tzw. E-akta. Zakłada ona skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, zamiast papierowej oraz domyślne przekazywanie pensji na konto bankowe pracownika. To część pakietu #100ZmianDlaFirm.

REKLAMA

E–akta to korzyści nie tylko dla pracodawców, ale także dla pracowników. Pracodawcy zaoszczędzą i będą mieli mniej obowiązków, a pracownicy - większe bezpieczeństwo. Koszt przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat i brak możliwości elektronicznego jej prowadzenia, od lat był wskazywany przez przedsiębiorców jako jedna z głównych biurokratycznych barier prowadzenia działalności gospodarczej.

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

E-akta to odpowiedź na postulaty przedsiębiorców. Co ważne przyniosą im znaczące oszczędności, gdyż obecnie koszty po stronie pracodawców z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej to ok. 130 mln zł rocznie. Nasza ustawa pozwoli znacząco obniżyć te wydatki. Warto też przypomnieć, że obecnie w Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii tylko 5 lat. Kolejny aspekt wprowadzanych zmian to unowocześnianie naszego państwa – umożliwienie przedsiębiorcom przechowywania akt w postaci elektronicznej jest wyjściem naprzeciw trwającej już w biznesie cyfrowej transformacji. Od nowego roku pracodawcy, tak, jak przedsiębiorcy w innych europejskich krajach, będą mogli przekazać w postaci elektronicznej dane ważne dla ubezpieczonych do instytucji państwowej, czyli ZUS. To oszczędzi czas pracownikom, gdy będą składać wnioski o emeryturę czy rentę. Pracownicy nie będą też musieli gromadzić papierowych dokumentów, gdyż dane niezbędne do przyznania świadczeń będą zgromadzone w ZUS.

Dotychczasowe zasady

W Polsce pracodawcy byli do tej pory zobowiązani do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat od zakończenia stosunku pracy i to tylko w postaci papierowej. To ewenement w skali Europy. Okres ten np. w Danii wynosi 5 lat, a w Finlandii czy Niemczech 10 lat. Czas trwania tego obowiązku wiąże się z uciążliwościami zarówno dla pracodawców, jak i dla samych pracowników. Po pierwsze, generuje koszty dla przedsiębiorców. Po drugie, bez udokumentowania zatrudnienia i swoich zarobków ubezpieczeni nie mają gwarancji, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie emerytury lub renty otrzymają to świadczenie w należnej wysokości.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zasady po 1 stycznia 2019 r.

Ustawa przewiduje, że pracodawcy mogą przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat, ponieważ ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości. Aby w pełni zabezpieczyć interesy pracowników, możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona w zależności od daty zatrudnienia danego pracownika.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy w określonych sytuacjach będą przesyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r.

Pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania, jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość – niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat. Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał 50 lat. Pracownicy będą szczegółowo informowani przez pracodawców lub ZUS o okresie przechowywania swojej dokumentacji.

Możliwość przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (teraz trzeba przechowywać dokumenty na papierze). Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego. Pracodawcy już dziś tworzą dokumenty w postaci elektronicznej, ale dotąd pełniła ona rolę tylko pomocniczą. Umożliwienie cyfryzacji dokumentacji przyspieszy proces opracowywania akt, skróci czas ich przeszukiwania i zredukuje koszty. Według szacunków MPiT dzięki digitalizacji koszty firmy, która zatrudnia ok. 500 pracowników, mogą spaść nawet o około 200 tys. zł rocznie, biorąc pod uwagę redukcję kosztów pracy, papieru, druku, transportu, przechowywania czy specjalistycznego wyposażenia np. szaf pancernych.

Pensja domyślnie na konto

Ustawa – wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pracowników i pracodawców – wprowadza też jako zasadę wypłatę pensji na konto pracownika. Żeby dostać wypłatę w gotówce, pracownik będzie musiał złożyć stosowny wniosek. Dziś jest odwrotnie - domyślną formą jest wypłata wynagrodzenia w gotówce.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

Zmiany w stażu pracy od 2026 roku. Więcej praw dla 5 mln pracowników

Zmiany w stażu pracy, które wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku to więcej praw dla nawet 5 mln pracowników w Polsce. Nowe przepisy oznaczają też realny wzrost kosztów pracy. Działy kadr i płac już powinny przygotowywać się do zmian.

Zmiana branży w 2025 – od czego zacząć i gdzie znaleźć ogłoszenia pracy?

Rynek pracy, jaki znaliśmy, właśnie przestaje istnieć. Dzieje się to na naszych oczach i tak naprawdę tempo zmian jest znacznie szybsze, niż przypuszczali eksperci. Choć brzmi to aż nadto dramatycznie, to jednak nie można zaprzeczyć, że wielu pracowników zmaga się aktualnie z poważnymi problemami zawodowymi, a pracodawcy dwoją się i troją, aby stworzyć nowe systemy zarządzania w rzeczywistości AI. Niektóre zawody już przestają istnieć lub przechodzą intensywne zmiany, u podstaw których znajdziemy wdrożenie czata GPT do codziennych obowiązków. Dla niektórych osób jedynym rozwiązaniem okazała się zmiana pracy, dla innych w grę wchodzi tylko zmiana branży. Przebranżowienie to współczesny odpowiednik ucieczki z tonącego statku - tylko w tym wypadku pracownik sam buduje swoją szalupę ratunkową. Zatem jak aktualnie wygląda temat zmiany branży? Jakie są powody? W którą stronę iść i gdzie szukać nowych zawodowych wyzwań?

REKLAMA

Składka zdrowotna 2025: ryczałt, karta podatkowa, podatek liniowy, zasady ogólne. Jaka jest podstawa wymiaru? Ile procent?

Jaka jest podstawa wymiaru składki oraz kwota składki zdrowotnej w 2025 roku dla niektórych grup ubezpieczonych? ZUS informuje o wysokości składki na ryczałcie, karcie podatkowej, przy zasadach ogólnych, podatku liniowym, podatku od kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej oraz dla osób współpracujących.

Do kiedy jest nabór firm i instytucji do pilotażu skróconego tygodnia pracy?

Pilotaż skróconego tygodnia pracy jest konieczny. Może się okazać, że powszechny zapis o krótszym czasie pracy będzie tragiczny dla polskiej gospodarki, firm i społeczeństwa. Do kiedy trwa nabór firm i instytucji do projektu?

2,5 tys. euro za pracę na magazynie w Szwecji i Norwegii. Ile zarobi pracownik produkcji i operator wózka widłowego?

Szwecja, Norwegia, Niemcy i Czechy to opłacalne kierunki na podjęcie pracy w wakacje. W państwach skandynawskich na magazynie można zarobić 2,5 tys. euro miesięcznie. Ile zarobi pracownik produkcji i operator wózka widłowego? Bardzo dobre zarobki są też w Niemczech i Czechach.

Zmieniasz adres podczas zwolnienia lekarskiego (tzw. L4)? Masz tylko 3 dni na zgłoszenie. Sprawdź, co grozi za spóźnienie

Planujesz wyjechać do rodziny, będąc na zwolnieniu lekarskim albo zmieniłeś miejsce pobytu w trakcie choroby? Zgodnie z przepisami masz tylko trzy dni na zgłoszenie. W przeciwnym razie możesz stracić prawo do zasiłku chorobowego.

REKLAMA

Dłuższe urlopy jednak nie dla wszystkich lecz dla wybranych, czyli dla kogo dodatkowe świadczenia. Nie będzie rewolucji w kodeksie pracy

Czas pracy skrócony do 35 godzin w tygodniu, a urlopy wydłużone z 20 dni i 26 dni do dni 35 – i to dla wszystkich. Takie niedawno były zapowiedzi odnośnie dwóch wielkich reform w kodeksie pracy. Rewolucje odwołane, o dłuższych urlopach należy zapomnieć. A krótszy tydzień pracy?

Zmiany w przepisach BHP od 2026 czy 2027 roku? Temperatury progowe i czasowe wstrzymanie pracy

Będą zmiany w przepisach BHP. Dotyczą pracy w wysokich temperaturach. Wprowadza się temperatury progowe, po przekroczeniu których pracodawca ma obowiązek wprowadzenia działań ograniczających obciążenie cieplne, np. krótszy czas pracy, przerwy w pracy czy praca zdalna. Przy najwyższych temperaturach praca zostanie czasowo wstrzymana.

REKLAMA