Czy pracodawca może gromadzić notatki służbowe?

Podstawowe zasady dotyczące tworzenia i przechowywania akt osobowych pracownika określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Niemniej jednak, rozporządzenie to nie wymienia notatek służbowych jako dokumentu, do którego gromadzenia pracodawca jest uprawniony.

W kwestii tej wypowiadał się jednak Sąd Najwyższy i stwierdził, że nie można zakazać pracodawcy gromadzenia materiałów dotyczących swoich pracowników, szczególnie jeżeli mają one wpływ na ogólną ocenę pracy pracownika. Jedynym warunkiem jest to, że notatki służbowe były do wglądu pracownika oraz aby wiedział on o każdej wykonanej w stosunku do jego osoby notatce.

Pan Jacek zatrudnia 10 kierowców. Jeden z nich wielokrotnie spóźniał się do pracy, a Pan Jacek nie chciał karać go karami porządkowymi. Po kolejnym spóźnieniu postanowił napisać notatkę służbową dotyczącą spóźnienia i włożyć ją do akt osobowych kierowcy. Po jej sporządzeniu dał kierowcy możliwość zapoznania się z jej treścią. Pan Jacek sporządzał notatki każdorazowo, gdy zaobserwował spóźnienie, za każdym razem informował o jej sporządzeniu kierowcę. Kiedy nadszedł czas rozdzielania premii kwartalnej, kierowca który notorycznie się spóźniał dostał połowę mniej nagrody niż pozostali pracownicy. Taka decyzja była umotywowana sporządzanymi notatkami.

Przeczytaj również: Jak udowodnić przepracowane nadgodziny?

Pani Anna pracuje w kancelarii prawnej. Kilkakrotnie zdarzyło jej się być niemiłą dla klientów kancelarii, co zostało odnotowane przez pracodawcę, poprzez sporządzenie notatki służbowej. Nie powiadomił on jednak Pani Anny o tym fakcie, wobec czego kiedy chciał ją zwolnić nie mógł z nich skorzystać. Pani Anna złożyła do sądu pracy pozew o przywrócenie do pracy, i tu również pracodawca nie mógł wykorzystać notatek jako dowodu, gdyż nie poinformował Pani Anny o fakcie ich sporządzenia.

Polecamy serwis: Urlopy

Notatki służbowe muszą znajdować się w aktach osobowych pracownika. Niedopuszczalne jest tworzenie zamkniętego i niedostępnego dla pracownika zbioru. W ocenie Sądu Najwyższego takie zachowanie może być naruszeniem ustawy o ochronie danych osobowych.