Jak rozliczyć odprawę emerytalną

Odprawa emerytalna - jak ustalić do niej prawo i ją rozliczyć

Odprawa emerytalna jest świadczeniem związanym ze stosunkiem pracy. Przysługuje na podstawie przepisów Kodeksu pracy lub innych ustaw, tzw. pragmatyk służbowych regulujących prawa i obowiązki pracowników należących do określonych grup zawodowych, np. pracowników samorządowych czy nauczycieli. Warunkiem nabycia prawa do odprawy może być (ale nie musi) przyznanie emerytury w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Odprawę emerytalną należy wypłacić w dniu ustania zatrudnienia z powodu przejścia na świadczenie. Ustala się ją według zasad właściwych dla ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Kiedy powstaje prawo do odprawy

Pracownikowi spełniającemu warunki uprawniające do emerytury, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na emeryturę, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości 1-miesięcznego wynagrodzenia. Łączne wystąpienie wskazanych przesłanek uprawnia pracownika do otrzymania odprawy emerytalnej. Pracownik, który otrzymał odprawę, nie może ponownie nabyć do niej prawa (art. 92¹ Kodeksu pracy).

Z ugruntowanego orzecznictwa sądowego wynika, że "przejście na emeryturę" należy rozumieć jako zamianę statusu pracownika lub pracownika-emeryta na status wyłącznie emeryta. Odprawa emerytalna przysługuje więc pracownikowi, z którym został rozwiązany stosunek pracy w związku z tak rozumianym przejściem na emeryturę, choćby pracownik ją wcześniej pobierał, chyba że już wcześniej skorzystał z uprawnienia do tej odprawy (wyrok SN z 11 października 2007 r., III PK 40/07).

Spółka zatrudnia pracownika, który przeszedł na emeryturę po osiągnięciu wieku emerytalnego. Pracownik ten twierdzi, że nie otrzymał wcześniej odprawy z tego tytułu. W momencie rozwiązania z nim stosunku pracy może mu przysługiwać odprawa od obecnego pracodawcy (spółki). Pracownik jednak ma przy tym obowiązek udowodnić pracodawcy, że taka odprawa nie została wypłacona z tytułu innego zatrudnienia pracowniczego. Jeżeli pracownik przed zatrudnieniem w spółce pozostawał w stosunku pracy z innym pracodawcą, powinien to udokumentować przedstawiając spółce świadectwo pracy od tego pracodawcy. W razie nieprzedłożenia świadectwa pracy spółce może złożyć oświadczenie o niepobraniu odprawy pod rygorem odpowiedzialności karnej.

Do celów ustalenia istnienia prawa do odprawy emerytalnej istotny jest także związek między przejściem na emeryturę a rozwiązaniem stosunku pracy. Związek ten może mieć charakter:

• przyczynowy - rozwiązanie stosunku pracy następuje dlatego, że pracownik przechodzi na emeryturę i w związku z tym przysługuje mu prawo do odprawy,
• czasowy - rozwiązanie stosunku pracy zbiega się w czasie z nabyciem prawa do odprawy niezależnie od przyczyny rozwiązania stosunku pracy,
• czasowo-przyczynowy - przyczyną rozwiązania stosunku pracy jest nabycie prawa do emerytury i rozwiązanie stosunku następuje w chwili przyznania emerytury,
• funkcjonalny - rozwiązanie stosunku pracy następuje przed spełnieniem warunków uprawniających do emerytury, ale nabycie do niej prawa i przyznanie świadczenia po ustaniu zatrudnienia jest konsekwencją sytuacji bezpośrednio poprzedzającej rozwiązanie stosunku pracy.

Zatem w chwili ustania stosunku pracy pracownik powinien spełniać warunki do nabycia prawa do emerytury. Jeśli bowiem w dacie rozwiązania stosunku pracy pracownik nie osiągnął wieku emerytalnego albo nie spełniał innych przesłanek nabycia prawa do emerytury, późniejsze spełnienie tych warunków i wystąpienie o przyznanie emerytury nie pozostaje w związku z wcześniej dokonanym rozwiązaniem stosunku pracy. Dotyczy to sytuacji, gdy (były) pracownik między ustaniem stosunku pracy a nabyciem uprawnień́ emerytalnych był bezrobotny, pobierał świadczenie przedemerytalne albo zasiłek chorobowy (wyrok SN z 6 października 2004 r., I PK 694/03, OSNP 2005/11/155).

Polecamy książkę: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

W orzecznictwie znany jest jednak pogląd, że związek czasowy lub funkcjonalny między rozwiązaniem stosunku pracy a przejściem na emeryturę zostaje zachowany w pewnych wypadkach także wtedy, gdy spełnienie warunków uzyskania emerytury nastąpiło po rozwiązaniu stosunku pracy, w niedalekiej przyszłości po tej dacie, i związek ten nie jest przypadkowy (wyrok SN z 4 lutego 2011 r., II PK 224/10). Przykładowo odprawa przysługuje pracownikowi samorządowemu, który został bezprawnie zwolniony tuż przed nabyciem prawa do emerytury, a następnie zasadzono mu odszkodowanie zamiast przywrócenia do pracy. Nie utracił odprawy, mimo że osiągnął wiek emerytalny dopiero w okresie zasiłkowym.

Do innych niż wcześniej wymienione okoliczności, kiedy odprawa przysługuje mimo niespełnienia przez pracownika wszystkich warunków nabycia prawa do emerytury w dacie rozwiązania stosunku pracy, można przykładowo zaliczyć następujące sytuacje:

• pracownik osiągnął wiek emerytalny przed rozwiązaniem stosunku pracy, ale wniosek o wcześniejszą emeryturę złożył w okresie korzystania z zasiłku chorobowego rozpoczętym bezpośrednio po rozwiązaniu stosunku pracy,
• pracownik złożył wniosek o przejście na emeryturę w czasie nieprzerwanego pobierania zasiłku chorobowego po ustaniu stosunku pracy, a prawo do emerytury nabył bezpośrednio po wyczerpaniu okresu zasiłkowego.

Prawa do odprawy nie wyklucza nawet rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika, na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy (uchwała SN z 28 czerwca 2017 r., III PZP 1/17).

Pracownik, który spełnił warunki do nabycia emerytury przed ustaniem zatrudnienia, zakończył stosunek pracy, ale na dzień ustania zatrudnienia nie ma jeszcze decyzji ZUS przyznającej świadczenie, również ma prawo do odprawy. Prawo to nie jest bowiem uzależnione od wydania takiej decyzji.

Odprawa, po spełnieniu opisanych wyżej przesłanek, przysługuje z mocy prawa. Pracownik nie musi składać żadnego wniosku o jej wypłatę.

Zasady obliczania odprawy

Odprawę emerytalną oblicza się, stosując zasady ustalania podstawy jej wymiaru właściwe dla ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że do podstawy obliczenia odprawy przyjmuje się tylko te wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy, które są uwzględniane przy kalkulowaniu ekwiwalentu oraz wynagrodzenia za urlop. Jednocześnie należy pominąć wyłączenia wymienione w § 6 rozporządzenia urlopowego (np. nagrody uznaniowe, jednorazowe, nieperiodyczne wypłaty, nagrody jubileuszowe, wynagrodzenie chorobowe, urlopowe, za czas przestoju, trzynastki).

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu odprawy w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego świadczenia. Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy:

• nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do odprawy - uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu;
• dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do odprawy - uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu.

Zastosowanie mają tu również pozostałe reguły, według których ustala się ekwiwalent urlopowy, m.in.:

• dopełnianie zmiennych składników w razie nieprzepracowania pełnego 3- lub maksymalnie 12-miesięcznego okresu,
• odpowiednie przeliczenie składników w razie zmian w zasadach wynagradzania,
• konieczność cofnięcia się w czasie do najbliższych miesięcy, za które przysługiwało zmienne wynagrodzenie, jeżeli w przyjętym okresie rozliczeniowym przynajmniej w jednym pełnym miesiącu takie wynagrodzenie nie zostało wypłacone.

Przykład

Umowa o pracę została rozwiązana z pracownikiem 30 listopada 2017 r. w związku z jego przejściem na emeryturę. Osoba ta ma prawo do 1-miesięcznej odprawy emerytalnej. Pracownik miał prawo do wynagrodzenia w stałej miesięcznej stawce wynoszącej 3850 zł, dodatku funkcyjnego w wysokości 500 zł oraz zmiennej premii miesięcznej. Zasadniczo w podstawie wymiaru odprawy należy uwzględnić składniki wynagrodzenia wypłacone w okresie od sierpnia do października 2017 r. Jednak przez cały wrzesień pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym, a w sierpniu chorował. Premia za sierpień i październik wyniosła odpowiednio 250 zł i 578 zł. W obliczeniach należy pominąć wrzesień ze względu na urlop bezpłatny pracownika przez cały ten miesiąc, ale przyjąć lipiec, w którym premia wyniosła 770 zł. W ostatecznie przyjętym okresie obejmującym miesiące: lipiec, sierpień i październik, pracownik przepracował 55 dni, a powinien przepracować 65 dni. Zatem zmienny składnik wynagrodzenia wypłacony w tych miesiącach należy uzupełnić, dzieląc wynagrodzenie faktycznie wypłacone w tym okresie przez liczbę dni pracy, za które ono przysługiwało. Otrzymany wynik należy pomnożyć przez liczbę dni, które pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy:

• 1598 zł (250 zł + 578 zł + 770 zł) : 55 dni = 29,05 zł,

• 29,05 zł x 65 dni = 1888,25 zł.

Uzupełnione wynagrodzenie zmienne należy podzielić przez 3 miesiące, aby uzyskać jego średnią wysokość:

1888,25 zł : 3 = 629,42 zł.

Średnie wynagrodzenie zmienne trzeba dodać do stałych składników, tj.:

629,42 zł + 3850 zł + 500 zł = 4979,42 zł.

Odprawa emerytalna wynosi 4979,42 zł.

Ochrona przed potrąceniami

Wynagrodzenie pracownika podlega ochronie przed potrąceniami. Zatem z wynagrodzenia, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy, potrąceniu podlegają tylko niżej wymienione należności:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
• kary pieniężne przewidziane w art. 108 Kodeksu pracy.

Na potrzeby stosowania przepisów o potrąceniach wynagrodzenie jest traktowane bardzo szeroko. Oznacza to, że ochrona przed potrąceniami dotyczy również innych świadczeń płacowych o podobnych do wynagrodzenia funkcjach i charakterze. Zarówno wynagrodzenie za pracę, jak i odprawa emerytalna są świadczeniami pieniężnymi ze stosunku pracy. Wynagrodzenie za pracę zapewnia pracownikowi środki na utrzymanie i zaspokajanie innych potrzeb życiowych. Podobne znaczenie dla pracownika ma odprawa, która w przypadku ustania stosunku pracy i przejścia na emeryturę stanowi pewien zasób środków łagodzący utratę zatrudnienia na rzecz świadczenia emerytalnego, które na ogół jest niższe od wynagrodzenia za pracę. Odprawa emerytalna wykazuje również inne związki z wynagrodzeniem za pracę, gdyż jest obliczana w odniesieniu do jego wysokości, a w przypadku pracowników budżetowych jej wymiar jest uzależniony od stażu pracy (wyrok SN z 17 lutego 2004 r., I PK 217/03, OSNP 2004/24/419).

Reasumując, odprawa emerytalna tak jak wynagrodzenie za pracę podlega ochronie przed potrąceniami wynikającej z Kodeksu pracy. W przypadku wypłaty wynagrodzenia i odprawy zastosowanie ma jedna kwota wolna, a od sumy należności ustala się granicę potrącenia.

Rozliczenie podatkowo-składkowe

Od odprawy emerytalnej nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Jest ona wyłączona z podstawy wymiaru tych składek zarówno w wysokości wynikającej z przepisów Kodeksu pracy lub pragmatyk służbowych, jak i wyższej, jeżeli dany pracodawca wypłaca odprawę w korzystniejszej wysokości. Rozporządzenie składkowe nie ogranicza zwolnienia tylko do ustawowych wartości. Odprawa podlega natomiast opodatkowaniu podatkiem dochodowym jako przychód ze stosunku pracy (nawet jeśli do wypłaty dochodzi już po rozwiązaniu umowy o pracę).

Dokonując rozliczenia składki zdrowotnej w przypadku zbiegu wypłaty odprawy i wynagrodzenia za pracę, należy mieć na uwadze uchwałę Sądu Najwyższego z 2 lutego 2016 r. (III UZP 18/15, OSNP 2016/8/105). Sąd stwierdził w niej, że składka na ubezpieczenie zdrowotne podlega obniżeniu do wysokości zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych w tej części, którą oblicza się od przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki (art. 83 ust. 1 w związku z art. 82 ust. 2 ustawy zdrowotnej).

---

PRZYKŁAD

Pracownik z poprzedniego przykładu otrzymał w listopadzie 2017 r. odprawę w wysokości 4979,42 zł, wynagrodzenie zasadnicze - 3850 zł, dodatek funkcyjny - 500 zł oraz premię - 400 zł. Ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów (111,25 zł) oraz kwoty zmniejszającej podatek (46,33 zł). Wszystkie składniki wynagrodzenia zostały wypłacone 30 listopada 2017 r. Pracownik ma zajęcie komornicze niealimentacyjne na ponad 5000 zł. Listę płac za listopad 2017 r. należy sporządzić w następujący sposób:

Lp.	Pozycja	Kwota (zł)
1.	Wynagrodzenie zasadnicze	3850,00
2.	Dodatek funkcyjny	500,00
3.	Premia	400,00
4.	Odprawa emerytalna	4979,42
5. a) b) c)	Przychód z tytułu: wynagrodzenia (poz. 1 + poz. 2 + poz. 3) odprawy (poz. 4) razem	4750,00 4979,42 9729,42
6.	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 5a)	4750,00
7. a) b) c) d)	Wysokość składek na ubezpieczenia społeczne: emerytalna (poz. 6 x 9,76%) rentowa (poz. 6 x 1,5%) chorobowa (poz. 6 x 2,45%) razem	463,60 71,25 116,38 651,23
8.	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (poz. 6 - poz. 7d)	4098,77
9. a) b)	Wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne: do przekazania do ZUS (poz. 8 x 9%) do odliczenia od podatku (poz. 8 x 7,75%)	368,89 317,65
10.	Koszty uzyskania przychodów	111,25
11.	Podstawa opodatkowania (po zaokrągleniu do pełnych złotych) (poz. 5a - poz. 7d - poz. 10 + poz. 5b)	8967,00
12.	Kwota zmniejszająca podatek	46,33
13.	Zaliczka na podatek (po zaokrągleniu do pełnych złotych) (poz. 11 x 18% - poz. 12 - poz. 9b)	1250,00
14.	Kwota netto (poz. 5c - poz. 7d - poz. 9a - poz. 13)	7459,30
15. a) b)	Potrącenie komornicze: granica potrącenia (poz. 14 x 50%) kwota wolna (1459,48 zł; 3729,65 zł > 1459,48 zł)	3729,65
16.	Do wypłaty (poz. 14 - 15a)	3729,65

Termin wypłaty

Terminem wymagalności (wypłaty) odprawy jest dzień rozwiązania stosunku pracy. Przyjmuje się bowiem, że jest to dzień przejścia na emeryturę, dzień, w którym następuje spełnienie wszystkich ustawowych warunków uzyskania odprawy. Niedotrzymanie powyższego terminu daje pracownikowi prawo domagania się od pracodawcy odsetek za zwłokę na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego. Roszczenie pracownika o wypłatę̨ odprawy powstaje w dacie przejścia na emeryturę lub rentę (wyrok SN z 2 października 1990 r., I PR 284/90).

Odprawa w świadectwie pracy

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy nie zamierza nawiązać z tym pracownikiem kolejnego stosunku pracy. W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne dane niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Mimo że w obowiązującym wzorze świadectwa pracy nie ma wprost wyznaczonego miejsca na wskazanie informacji o wypłaconej odprawie, jej wypłata powinna być odnotowana. W ust. 6 pkt 12 wzoru świadectwa pracy należy bowiem podać informacje o wykorzystaniu przez pracownika "dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy". Chodzi więc o rodzaj wykorzystanego świadczenia, które ma wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy. Wypłacona odprawa należy do takich świadczeń. Dzięki adnotacji w świadectwie pracy przyszły pracodawca będzie wiedział, że prawo do odprawy zostało już zrealizowane i pracownik nie może skutecznie domagać się jej wypłaty.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 52 § 1 pkt 1, art. 87 § 1, art. 87¹, art. 92¹, art. 108 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962

• art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 2056

• art. 82 ust. 2, art. 83 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1938; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 2110

• § 2 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 927

• § 14-17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

• § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949

• § 2 ust. 1 pkt 16 i ust. 3 oraz załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2292; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1044