Ryczałt za pracę zdalną. Ile zwrotu należy się za prąd, wodę, mieszkanie a nawet biurko i krzesło

• Ryczałt za pracę zdalną: brak przychodu, brak podatku PIT
• Jak pracodawcy ustalają wysokość ryczałtu za pracę zdalną
• Czy należy naliczać koszty odrębnie dla każdego pracownika
• Zwrot kosztów za wodę i powierzchnię biurową

Nowe przepisy nie zawierają bowiem dokładnych wytycznych co do tego, jak ustalić wysokość ryczałtu za pracę zdalną, aby był zgodny z przepisami. Nie rozstrzygają też, jaki sposób wypłaty jest prawidłowy. Są to kwestie, z którymi przychodzi się mierzyć pracodawcom.

Po wprowadzeniu nowych przepisów pracodawcy stanęli więc  przed wyzwaniem, jak w praktyce właściwie ustalić wysokość ryczałtu za pracę zdalną dla pracowników, aby nie było to podważane z jednej strony przez samych pracowników, a z drugiej nie budziło wątpliwości organów podatkowych.

Anastazja Naumczyk-Turecka, Starsza Menedżerka w dziale Doradztwa Podatkowego oraz Magdalena Tomaka-Jarzyna, Menedżerka w zespole ds. rozwiązań dla pracodawców z Deloitte dokonały analizy rozwiązań stosowanych przez firmy w praktyce.

Ryczałt za pracę zdalną: brak przychodu, brak podatku PIT

Jasne rozstrzygnięcie przewidziane jest jedynie w art. 6725 Kodeksu Pracy w stosunku do opodatkowania kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przepis ten stanowi, że to, co pracownik otrzyma od pracodawcy celem pokrycia kosztów pracy zdalnej (ryczałt/ekwiwalent/zwrot kosztów/materiały i narzędzia) nie jest dla niego przychodem w rozumieniu ustawy o PIT. Co za tym idzie, pracodawca nie powinien potrącać podatku PIT od wypłaconych z tego tytułu wartości, jak również składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Jak pracodawcy ustalają wysokość ryczałtu za pracę zdalną

W przypadku wypłaty ryczałtu niewspółmiernie wysokiego do ponoszonych kosztów, organy skarbowe i ubezpieczeniowe mogą zakwestionować brak opodatkowania oraz oskładkowania takiego składnika. Z kolei, jeśli pracownik otrzyma ryczałt o wartości niewspółmiernie niskiej do ponoszonych kosztów, kwestia ta może stanowić podstawę kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy pod kątem uchylania się przez pracodawcę od wypełniania obowiązku ponoszenia kosztów pracy zdalnej.

Brak wytycznych co do tego, jakie koszty powinny być rekompensowane spowodował, że obecnie można zauważyć w tym aspekcie różne podejście stosowane przez pracodawców – sygnalizują ekspertki Deloitte.

I tak, część pracodawców zdecydowało się na dokonywanie wypłat w minimalnym wymiarze, w tym celu ustalając wartość ryczałtów na podstawie jedynie takich czynników jak koszt Internetu i energii elektrycznej. W praktyce minimalna wartość ryczałtu w ujęciu miesięcznym to kwota rzędu kilkunastu złotych. 

Inni, oprócz wspomnianych kosztów uwzględnili też rekompensatę za zwiększony pobór wody, koszty oświetlenia, zużycie mebli biurowych (krzesła i biurka), co odpowiednio zwiększa wypłacony dodatek.

Na polskim rynku są też takie podmioty, które kwotę wypłacanego ryczałtu oparły na znacznie szerszym zakresie kosztów, uwzględniając także chociażby amortyzację powierzchni oraz dodatkowe akcesoria, jak na przykład podnóżek. W skrajnych przypadkach kwoty ryczałtu osiągają nawet kilkanaście złotych za dzień. 

Katalog refundowanych kosztów może być dowolnie rozszerzony, o ile da się obiektywnie uzasadnić związek pomiędzy wypłatą ryczałtu a kosztami ponoszonymi po stronie pracownika oraz ich podłoże w świadczeniu pracy w sposób zdalny.

Kwestia ustalenia sposobu wypłaty ryczałtu za pracę zdalną również nie została szczegółowo określona w przepisach, pozostając w sferze decyzyjnej pracodawcy. Znaczna część polskich pracodawców zdecydowała się na określenie ryczałtu za pracę zdalną w wysokości miesięcznej i w takim okresie wypłaca go pracownikom. Nie jest to jednak jedyne dozwolone rozwiązanie, można spotkać także wypłaty występujące w innych okresach, np. kwartalnie.

Wypłata ryczałtu za pracę zdalną w założeniu rekompensować ma koszty, które pracownik ponosi w związku z tym, że wykonuje pracę poza siedzibą pracodawcy. Aby zrealizować to założenie w praktyce, należy rozważyć czy wprowadzić wewnętrzne systemy rejestrujące dni/godziny pracy zdalnej poszczególnych pracowników w okresie rozliczeniowym, czy wystarczy jednak uśrednić wartość dla wszystkich zatrudnionych.

Czy należy naliczać koszty odrębnie dla każdego pracownika

Niektóre kwestie starają się na bieżąco wyjaśniać także eksperci z ministerstwa pracy. Zwracają oni uwagę, iż zczegółowe zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej (oraz ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu) będą stanowiły obowiązkowy element wewnątrzzakładowego porozumienia lub regulaminu bądź porozumienia z pracownikiem w przypadku, gdy nie zostało zawarte zakładowe porozumienie lub nie został wydany regulamin.

W ustawie wskazano jedynie, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należało będzie brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Natomiast kwestie techniczne związane z ustalaniem wysokości ww. świadczeń pozostawiono do decyzji stron oraz regulacji na poziomie zakładowym.

Zwrot kosztów za wodę i powierzchnię biurową

Obowiązkowe pokrycie kosztów w zakresie kosztów zużycia mediów, dotyczy wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Zatem nie obejmuje ono kosztów zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu, o ile regulacje dotyczące obowiązku zwrotu takich kosztów nie zostały wprowadzone do wewnątrzzakładowych aktów prawnych (porozumienia lub regulaminu).

Bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej – pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Należy zaznaczyć, iż to pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, co oznacza, iż pracodawca nie będzie mógł jej weryfikować ani podważać.

Ponadto, zgodnie z dodawanym art. 67²⁴ § 1 pkt 3 K.p. pracodawca ma obowiązek pokryć koszty inne niż niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu.

Autorki analizy Deloitte z kolei zwracają uwagę, że co do sposobu wyliczenia i wypłaty ryczałtu za pracę zdalną, podejście organów wynikające z dotychczasowych interpretacji jest dość liberalne (w odniesieniu na przykład do potrzeby dokumentowania wydatków). Nie powinno to jednak uśpić rzetelności pracodawców w prawidłowym ustaleniu kwoty ryczałtu za pracę zdalną dla pracowników, bowiem może być ona przedmiotem indywidualnej kontroli ze strony organów podatkowych, ubezpieczeniowych oraz Inspekcji Pracy.