REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wynagrodzenie za pracę zdalną. ile ryczałtu na energię elektryczną, wodę, meble - brutto i na rękę

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ekwiwalent za pracę zdalną może być symboliczny, ale i całkiem pokaźny. Jaką politykę w tym zakresie stosują firmy i czym się kierują
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Praca zdalna – stała i okazjonalna od pół roku funkcjonuje w oparciu o przepisy Kodeksu pracy. Wiele wątpliwości związanych z pracą wykonywaną poza siedzibą firmy zostało wyjaśnionych. Natomiast praktyka pokazuje jak rozstrzygać kwestie takie jak choćby ryczałt za pracę zdalną.

Nowe przepisy nie zawierają bowiem dokładnych wytycznych co do tego, jak ustalić wysokość ryczałtu za pracę zdalną, aby był zgodny z przepisami. Nie rozstrzygają też, jaki sposób wypłaty jest prawidłowy. Są to kwestie, z którymi przychodzi się mierzyć pracodawcom.

REKLAMA

Autopromocja

Po wprowadzeniu nowych przepisów pracodawcy stanęli więc  przed wyzwaniem, jak w praktyce właściwie ustalić wysokość ryczałtu za pracę zdalną dla pracowników, aby nie było to podważane z jednej strony przez samych pracowników, a z drugiej nie budziło wątpliwości organów podatkowych.

Anastazja Naumczyk-Turecka, Starsza Menedżerka w dziale Doradztwa Podatkowego oraz Magdalena Tomaka-Jarzyna, Menedżerka w zespole ds. rozwiązań dla pracodawców z Deloitte dokonały analizy rozwiązań stosowanych przez firmy w praktyce.

Ryczałt za pracę zdalną: brak przychodu, brak podatku PIT

Jasne rozstrzygnięcie przewidziane jest jedynie w art. 6725 Kodeksu Pracy w stosunku do opodatkowania kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przepis ten stanowi, że to, co pracownik otrzyma od pracodawcy celem pokrycia kosztów pracy zdalnej (ryczałt/ekwiwalent/zwrot kosztów/materiały i narzędzia) nie jest dla niego przychodem w rozumieniu ustawy o PIT. Co za tym idzie, pracodawca nie powinien potrącać podatku PIT od wypłaconych z tego tytułu wartości, jak również składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak pracodawcy ustalają wysokość ryczałtu za pracę zdalną

W przypadku wypłaty ryczałtu niewspółmiernie wysokiego do ponoszonych kosztów, organy skarbowe i ubezpieczeniowe mogą zakwestionować brak opodatkowania oraz oskładkowania takiego składnika. Z kolei, jeśli pracownik otrzyma ryczałt o wartości niewspółmiernie niskiej do ponoszonych kosztów, kwestia ta może stanowić podstawę kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy pod kątem uchylania się przez pracodawcę od wypełniania obowiązku ponoszenia kosztów pracy zdalnej.

Brak wytycznych co do tego, jakie koszty powinny być rekompensowane spowodował, że obecnie można zauważyć w tym aspekcie różne podejście stosowane przez pracodawców – sygnalizują ekspertki Deloitte.

I tak, część pracodawców zdecydowało się na dokonywanie wypłat w minimalnym wymiarze, w tym celu ustalając wartość ryczałtów na podstawie jedynie takich czynników jak koszt Internetu i energii elektrycznej. W praktyce minimalna wartość ryczałtu w ujęciu miesięcznym to kwota rzędu kilkunastu złotych. 

Inni, oprócz wspomnianych kosztów uwzględnili też rekompensatę za zwiększony pobór wody, koszty oświetlenia, zużycie mebli biurowych (krzesła i biurka), co odpowiednio zwiększa wypłacony dodatek.

Na polskim rynku są też takie podmioty, które kwotę wypłacanego ryczałtu oparły na znacznie szerszym zakresie kosztów, uwzględniając także chociażby amortyzację powierzchni oraz dodatkowe akcesoria, jak na przykład podnóżek. W skrajnych przypadkach kwoty ryczałtu osiągają nawet kilkanaście złotych za dzień. 

Katalog refundowanych kosztów może być dowolnie rozszerzony, o ile da się obiektywnie uzasadnić związek pomiędzy wypłatą ryczałtu a kosztami ponoszonymi po stronie pracownika oraz ich podłoże w świadczeniu pracy w sposób zdalny.

Kwestia ustalenia sposobu wypłaty ryczałtu za pracę zdalną również nie została szczegółowo określona w przepisach, pozostając w sferze decyzyjnej pracodawcy. Znaczna część polskich pracodawców zdecydowała się na określenie ryczałtu za pracę zdalną w wysokości miesięcznej i w takim okresie wypłaca go pracownikom. Nie jest to jednak jedyne dozwolone rozwiązanie, można spotkać także wypłaty występujące w innych okresach, np. kwartalnie.

Wypłata ryczałtu za pracę zdalną w założeniu rekompensować ma koszty, które pracownik ponosi w związku z tym, że wykonuje pracę poza siedzibą pracodawcy. Aby zrealizować to założenie w praktyce, należy rozważyć czy wprowadzić wewnętrzne systemy rejestrujące dni/godziny pracy zdalnej poszczególnych pracowników w okresie rozliczeniowym, czy wystarczy jednak uśrednić wartość dla wszystkich zatrudnionych.

Czy należy naliczać koszty odrębnie dla każdego pracownika

Niektóre kwestie starają się na bieżąco wyjaśniać także eksperci z ministerstwa pracy. Zwracają oni uwagę, iż zczegółowe zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej (oraz ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu) będą stanowiły obowiązkowy element wewnątrzzakładowego porozumienia lub regulaminu bądź porozumienia z pracownikiem w przypadku, gdy nie zostało zawarte zakładowe porozumienie lub nie został wydany regulamin.

W ustawie wskazano jedynie, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należało będzie brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Natomiast kwestie techniczne związane z ustalaniem wysokości ww. świadczeń pozostawiono do decyzji stron oraz regulacji na poziomie zakładowym.

Zwrot kosztów za wodę i powierzchnię biurową

Obowiązkowe pokrycie kosztów w zakresie kosztów zużycia mediów, dotyczy wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Zatem nie obejmuje ono kosztów zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu, o ile regulacje dotyczące obowiązku zwrotu takich kosztów nie zostały wprowadzone do wewnątrzzakładowych aktów prawnych (porozumienia lub regulaminu).

Bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej – pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Należy zaznaczyć, iż to pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, co oznacza, iż pracodawca nie będzie mógł jej weryfikować ani podważać.

Ponadto, zgodnie z dodawanym art. 6724 § 1 pkt 3 K.p. pracodawca ma obowiązek pokryć koszty inne niż niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu.

Autorki analizy Deloitte z kolei zwracają uwagę, że co do sposobu wyliczenia i wypłaty ryczałtu za pracę zdalną, podejście organów wynikające z dotychczasowych interpretacji jest dość liberalne (w odniesieniu na przykład do potrzeby dokumentowania wydatków). Nie powinno to jednak uśpić rzetelności pracodawców w prawidłowym ustaleniu kwoty ryczałtu za pracę zdalną dla pracowników, bowiem może być ona przedmiotem indywidualnej kontroli ze strony organów podatkowych, ubezpieczeniowych oraz Inspekcji Pracy.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Maj 2025: kalendarz do druku [PDF]

Pobierz kalendarz maja 2025 do druku z miejscem na notatki. Maj 2025 roku zawiera dwa święta ustawowo wolne od pracy. W tym miesiącu jest również Dzień Matki. Najważniejsze daty już są zaznaczone. Wydrukuj i dopisz swoje notatki.

Niedziele handlowe - maj 2025

Najbliższa niedziela handlowa wypada 27 kwietnia 2025 r. Czy w maju i czerwcu również będą niedziele handlowe? Sprawdź kalendarz niedziel handlowych i niehandlowych.

Maj 2025 – dni wolne, godziny pracy

Maj 2025 – dni wolne i godziny pracy czyli jaka jest norma godzin pracy w miesiącu. Kalendarz maja w 2025 roku zawiera 2 święta ustawowo wolne od pracy. Jedno z nich wypada w sobotę, a to oznacza dodatkowy dzień wolny w tym miesiącu.

Albo matka albo ojciec. Tylko jedno skorzysta z tego uprawnienia

W prawie pracy jest wiele uprawnień rodzicielskich. Pracownicy będący rodzicami mają dodatkowe przywileje jak urlopy, przerwy w pracy, łatwiejszy dostęp do elastycznej organizacji pracy, np. pracy zdalnej. Niektóre prawa przysługują tylko jednemu z rodziców dziecka. Czy 2 dni albo 16 godzin wolnego w roku na opiekę nad dzieckiem zdrowym przysługuje matce i ojcu dziecka?

REKLAMA

Podwyżki w budżetówce 2025: jak zmienią się pensje nauczycieli, urzędników i pracowników samorządowych?

Rok 2025 przynosi kolejne napięcia w sektorze publicznym. Rząd zapowiada kontynuację polityki wzrostu wynagrodzeń w budżetówce, ale samorządy alarmują: „nie mamy z czego płacić”. Jakie grupy zawodowe mogą liczyć na realny wzrost pensji? Kto sfinansuje podwyżki – budżet centralny czy gminy? I czy te zmiany wystarczą, by zatrzymać falę odejść z sektora publicznego?

Odprawy pracownicze w 2025 r.

Odprawy pracownicze w 2025 r. są bardzo różnorodne. Kwoty i zasady wypłaty świadczeń finansowych różnią się oczywiście od sytuacji, w jakiej znajdzie się pracownik, ale też od zawodu jaki wykonuje. Poniżej opis kilku przykładowych odpraw, jakie może uzyskać pracownik.

Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej: zasady, wynagrodzenie, wniosek. Czy pracodawca może odmówić?

Od 2023 r. Kodeks pracy daje pracownikom nowe uprawnienie – możliwość skorzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej. Kiedy można skorzystać ze zwolnienia z powodu działania siły wyższej? Czy pracodawca może odmówić?

Wynagrodzenia wzrosną nawet do 12 tys. zł brutto. Sprawdzamy, kto może liczyć na taką podwyżkę w budżetówce

To już pewne — część pracowników budżetówki w 2025 r. może liczyć na wynagrodzenie zbliżające się do 12 tys. zł brutto. Choć brzmi to jak rewolucja płacowa, w rzeczywistości podwyżki obejmą tylko wybrane grupy zawodowe. Kto skorzysta najwięcej? Czy to zapowiedź wyrównywania wynagrodzeń w sektorze publicznym, czy jedynie korekta inflacyjna dla wybranych?

REKLAMA

Wielka Sobota: do której sklepy są otwarte? Od 1 tys. zł do 100 tys. zł kary dla pracodawcy [Ostrzeżenie PIP]

Wielka Sobota - do której sklepy są otwarte? PIP ostrzega pracodawców zatrudniających pracowników w Wielką Sobotę. 19 kwietnia 2025 r. pracownicy handlu nie mogą pracować ponad wskazany w przepisach czas. Do której godziny można pracować w Wielką Sobotę?

Rewolucja w naliczaniu stażu pracy od 2026 roku. Od umów zlecenia i działalności gospodarczej będą zależeć uprawnienia pracownicze

Od 1 stycznia 2026 r. mają wejść w życie istotne zmiany w Kodeksie pracy, które wpłyną na sposób naliczania stażu pracy. Projektowana nowelizacja przewiduje, że do stażu pracy będą wliczane nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, ale także inne formy aktywności zawodowej, takie jak umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy służba w niektórych formacjach mundurowych. Zmiany te mają na celu zwiększenie uprawnień pracowniczych, w tym prawa do dłuższego urlopu wypoczynkowego, wyższych odpraw czy dodatków stażowych.

REKLAMA