Kiedy od nagrody jubileuszowej należy opłacić składki ZUS

Nagroda jubileuszowa należy do jednych z najczęściej wypłaconych przez pracodawców świadczeń pieniężnych, do których prawo jest uzależnione od posiadanego przez pracownika stażu pracy. Wypłacając tego rodzaju nagrodę, pracodawcy niejednokrotnie mają wątpliwości co do tego, czy jej kwota powinna być uwzględniona w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika.

Nagroda jako przychód ze stosunku pracy

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne pracownika stanowi zasadniczo przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 24 czerwca 2009 r. (II FSK 251/08) wskazał, że o tym, czy dane świadczenie stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych, decyduje okoliczność, czy może je otrzymać wyłącznie pracownik czy również inna osoba niezwiązana tego rodzaju stosunkiem prawnym. Ważne jest więc to, czy istnieje związek prawny lub faktyczny danego świadczenia ze stosunkiem pracy. W świetle powyższego nie ulega wątpliwości, że wypłacona lub postawiona do dyspozycji pracownika nagroda jubileuszowa jest przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych. Nie jest to jednak równoznaczne z tym, że kwotę nagrody jubileuszowej zawsze należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika.

Zadaj pytanie: Forum Kadry

Wyłączenie nagrody jubileuszowej z podstawy wymiaru składek

Wolne od składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne są nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat (§ 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwanego dalej rozporządzeniem). Tym samym, jeżeli nagroda jubileuszowa przysługuje pracownikowi nie częściej niż co 5 lat, pracodawca nie ma obowiązku potrącić z niej składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Natomiast nagroda jubileuszowa wypłacana częściej podlega oskładkowaniu.

Należy zauważyć, że § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne zleceniobiorców. ZUS przyjmuje przy tym, że przedmiotowe wyłączenie z podstawy wymiaru składek ma odpowiednie zastosowanie do zleceniobiorców, pod warunkiem że zostały określone zasady przyznawania im nagród jubileuszowych i zgodnie z tymi zasadami przysługują one nie częściej niż co 5 lat.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej oraz ZUS wyłączona jest z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia pracownika:

• nagroda jubileuszowa, do której pracownik nabył prawo przed upływem 5 lat od otrzymania poprzedniej nagrody jubileuszowej, a było to spowodowane tym, że w czasie oczekiwania na następną nagrodę jubileuszową przedłożył pracodawcy dokumenty potwierdzające staż pracy, który wcześniej nie był brany pod uwagę przy ustalaniu prawa do nagrody jubileuszowej;
• nagroda jubileuszowa, do której pracownik nabył prawo w związku z rozwiązaniem stosunku pracy, a do upływu 5-letniego okresu od otrzymania poprzedniej nagrody jubileuszowej brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania umowy o pracę, a przyczyną rozwiązania stosunku pracy jest przejście pracownika na emeryturę lub rentę inwalidzką w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową albo na rentę z tytułu całkowitej niezdolności do pracy i samodzielnej egzystencji lub całkowitej niezdolności do pracy z innych przyczyn niż wypadek przy pracy lub choroba zawodowa;
• nagroda jubileuszowa przysługująca w przemyśle wydobywczym członkom drużyn ratowniczych (z wyjątkiem specjalistów), bez względu na częstotliwość faktycznej wypłaty tej nagrody;
• nagroda jubileuszowa, do której pracownik nabył prawo przed upływem 5 lat od otrzymania poprzedniej nagrody jubileuszowej w następstwie zmiany przepisów określających zasady przyznawania nagród jubileuszowy, a jednocześnie zarówno obecnie obowiązujące, jak i dotychczasowe przepisy płacowe stanowią, że nagroda jubileuszowa przysługuje pracownikowi nie częściej niż co 5 lat i pracodawca – zmieniając przedmiotowe przepisy – nie działał w celu obejścia przepisów prawa;
• nagroda jubileuszowa wypłacana pracownikowi w sytuacji, gdy do upływu 5-letniego okresu od uzyskania poprzedniej nagrody jubileuszowej brakuje mniej niż 12 miesięcy, a po rozwiązaniu stosunku pracy pracownik przechodzi na świadczenie przedemerytalne;
• świadczenie pieniężne otrzymane przez pracownika w związku ze zmianą wewnątrzzakładowych przepisów płacowych likwidujących nagrody jubileuszowe, które dotychczas przysługiwały pracownikom nie częściej niż co 5 lat (tj. rekompensata pieniężna z tytułu likwidacji nagród jubileuszowych).

Nagroda w związku z jubileuszem firmy

Nagroda jubileuszowa jest świadczeniem pieniężnym, do którego pracownik nabywa prawo w następstwie osiągnięcia określonego stażu pracy. Nie jest więc nagrodą jubileuszową nagroda, którą pracodawca wypłaca pracownikom w związku z jubileuszem firmy, a nie stażem pracy. Istotny w tym zakresie jest charakter takiej nagrody, a nie jej nazwa. Jak słusznie bowiem wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 29 października 2002 r. (II UKN 461/01), do wyłączenia z obowiązku zapłaty składek nie wystarczy nazwanie przez pracodawcę w regulaminie wynagradzania pewnego składnika wynagrodzenia „nagrodą jubileuszową”. Określone w regulaminie zasady wypłacania tego składnika wynagrodzenia muszą odpowiadać pojęciu nagrody jubileuszowej. Sąd Najwyższy stoi więc na stanowisku, że przyznane pracownikowi przez pracodawcę świadczenie może być uznane za nagrodę jubileuszową, jeżeli warunkiem jego przyznania jest przepracowanie określonego w latach czasu.

Podstawa prawna:

• art. 4 pkt 9 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 1, § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Orzecznictwo:

• wyrok NSA z 24 czerwca 2009 r. (II FSK 251/08, niepubl.),
• wyrok SN z 29 października 2002 r. (II UKN 461/01, M.Prawn. 2003/1/10).