Kiedy i w jaki sposób wprowadzić regulamin wynagradzania

Regulamin wynagradzania tworzy pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników i nie jest objęty zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, w którym ustalone są warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określenie na jego podstawie indywidualnych warunków umów o pracę (art. 77² § 1 i 3 k.p.).

Czy pracodawca może określić w regulaminie zasady przyznawania premii uznaniowej >>

Liczbę pracowników, po której przekroczeniu należy utworzyć regulamin wynagradzania, liczy się jako liczbę zatrudnionych osób, a nie liczbę etatów.

Przykład

Spółka zatrudnia 23 pracowników, z tego 17 pełnoetatowych i 6 na część etatu. Łącznie pracownicy zatrudnieni są na 19,5 etatu. Pracodawca nie jest również objęty układem zbiorowym. W tej sytuacji pracodawca ma obowiązek opracowania regulaminu wynagradzania, ponieważ pod uwagę należy wziąć łączną liczbę zatrudnionych pracowników (23 osoby), a nie liczbę etatów (19,5 etatu).

W regulaminie wynagradzania ustala się warunki wynagradzania za pracę. Można w nim także zawrzeć regulacje dotyczące innych świadczeń związanych z pracą i zasady ich przyznawania (np. nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalne). Co do zasady stworzony przez pracodawcę regulamin obowiązuje do czasu objęcia pracowników zakładowym układem zbiorowym pracy lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy.

Czy bez konsultacji ze związkami zawodowymi można zmienić postanowienie regulaminu pracy >>

Jeżeli jednak układ zbiorowy obejmuje jedynie niektóre kwestie i nie da się na jego podstawie ustalić indywidualnych warunków umów o pracę w zakresie wynagradzania, w pozostałym zakresie pracodawca musi wydać regulamin wynagradzania.

Przykład

U pracodawcy działają związki zawodowe oraz obowiązuje układ zbiorowy pracy. W układzie tym określono przysługujące pracownikom składniki wynagrodzenia (wynagrodzenie zasadnicze, premie, nagrody). Układ nie precyzuje jednak dokładnych wysokości tych świadczeń ani zasad ich przyznawania. W tym zakresie pracodawca powinien więc wydać regulamin wynagradzania.

Regulamin wynagradzania w małych przedsiębiorstwach

Regulamin wynagradzania tworzą pracodawcy, u których liczba zatrudnionych pracowników osiągnie 20. Niemniej jednak nie ma żadnych przeszkód, aby taki dokument stworzyli również pracodawcy zatrudniający do 19 osób. W przeciwieństwie bowiem do regulaminu pracy przepisy prawa nie zabraniają takich działań. W przypadku regulaminu pracy przepis stanowi, że nie wprowadza się go, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników. W przypadku regulaminu wynagradzania takiego bezpośredniego zakazu nie ma.

---

Ustalanie regulaminu wynagradzania

Pracodawca, u którego nie działa związek zawodowy, może ustalić regulamin wynagradzania samodzielnie. Od jego samodzielnej decyzji zależy wówczas treść tego dokumentu. Jeżeli jednak w zakładzie działa chociaż jedna zakładowa organizacja związkowa, to z nią należy uzgodnić treść regulaminu wynagradzania. Mowa tutaj o rzeczywistym dojściu do porozumienia w zakresie każdego punktu regulaminu, a nie jedynie konsultacji ze związkami zawodowymi.

Przykład

Pracodawca 1 sierpnia 2011 r. zatrudnił 21. osobę w swoim zakładzie. W związku z tym musi wprowadzić regulamin wynagradzania. Działa u niego związek zawodowy. Pracodawca przygotował treść regulaminu i przedstawił ją związkowi. Ten jednak nie zgadza się na zapis dotyczący przesłanek do przyznania premii. Po 2 miesiącach negocjacji pracodawca zdecydował się samodzielnie wprowadzić regulamin. Takie działanie nie jest jednak zgodne z przepisami. Mimo że różnica zdań dotyczy tylko jednego punktu regulaminu, strony muszą prowadzić dalej negocjacje i dojść do porozumienia.

Paradoksalnie negocjacje mogą być dużo łatwiejsze w sytuacji, gdy w zakładzie pracy działa kilka związków zawodowych. W takiej sytuacji pracodawca przedstawia projekt regulaminu wszystkim związkom. Mają one 30 dni od dnia otrzymania projektu regulaminu wynagradzania na ustalenie wspólnego stanowiska. Jeżeli zgodzą się z treścią projektu – regulamin można wprowadzić. W sytuacji gdy uzgodnione przez nie stanowisko będzie negatywne, należy dalej prowadzić negocjacje.

Zdaniem Sądu Najwyższego regulamin wynagradzania nie może wejść w życie bez uzgodnienia z organizacją związkową działającą u pracodawcy. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, stosuje się art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. Oznacza to, że jeśli organizacje związkowe przedstawią wspólne, negatywne stanowisko, to regulamin wynagradzania nie może być przez pracodawcę ustalony (wyrok SN z 12 lutego 2004 r., I PK 349/03).

Dodatkowe zapisy w regulaminie pracy >>

Jeżeli w ciągu 30 dni od przekazania propozycji regulaminu uprawnione organizacje związkowe nie przedstawią pracodawcy wspólnego stanowiska w tej sprawie, pracodawca ustala go sam. Musi jednak wziąć pod uwagę odrębne stanowiska poszczególnych organizacji związkowych. Nie są one jednak dla pracodawcy wiążące.

Ustalony regulamin należy podać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy, a dla jego ważności nie jest wymagane zapoznanie się z jego treścią przez pracowników. Wchodzi on w życie w ciągu 14 dni od ogłoszenia.

Zmiana postanowień co do warunków wynagradzania

Często dzieje się tak, że regulamin wynagradzania tworzony jest w sytuacji, gdy w zakładzie działają już jakieś standardy dotyczące wynagrodzeń. Jeżeli w regulaminie tym pracodawca wprowadza ustalenia bardziej korzystne niż obowiązujące dotychczas, wtedy wchodzą one w życie od razu. Co więcej, pracownik od razu ma roszczenie o wypłatę korzystniejszych świadczeń (wyrok SN z 16 stycznia 1998 r., I PKN 460/97).

Jeżeli jednak są jakieś postanowienia, które pogarszają dotychczasowe warunki ustalone w umowie o pracę, pracodawca musi wprowadzić je przez wypowiedzenie zmieniające lub porozumienie stron (wyrok SN z 6 czerwca 2000 r., I PKN 703/99). Zdaniem Sądu Najwyższego wypowiedzenie zmieniające warunki płacy wynikające z regulaminu wynagradzania nie powoduje obniżenia wynagrodzenia za pracę, bez uprzedniej zmiany regulaminu.

Podstawa prawna:

• art. 77² Kodeksu pracy,
• art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.).

Orzecznictwo:

• wyrok SN z 12 lutego 2004 r. (I PK 349/03, OSNP 2005/1/4),
• wyrok SN z 16 stycznia 1998 r. (I PKN 460/97, OSNP 1998/23/681),
• wyrok SN z 6 czerwca 2000 r. (I PKN 703/99, OSNP 2001/24/712).