Biometryczne sposoby ewidencji czasu pracy

Z uwagi na rozwój technologii i oprogramowania w zakresie różnego rodzaju tzw. metod biometrycznych wielu pracodawców wykorzystuje je w praktyce do bieżącego kontrolowania czasu pracy pracowników. Chodzi tu o wszelkiego rodzaju automatyczne metody służące do identyfikacji czy też potwierdzania tożsamości osób, np. za pomocą linii papilarnych, siatkówki oka itp. Powstaje jednak zasadnicze pytanie, czy te wszystkie możliwości techniczne są legalne z punktu widzenia prawa.

Monitoring w miejscu pracy >>

Biorąc pod uwagę jedno z możliwych zastosowań tego typu systemów, a więc kontrolowanie czasu pracy pracowników, trzeba zauważyć, że sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy powinien być określony w obowiązującym w firmie układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. A zatem, co do zasady pracodawcy wskazują, że obecność potwierdza się np. przez podpis na liście obecności, dotknięcie czytnika kartą zbliżeniową, zalogowanie się do systemu komputerowego itp. Te formy potwierdzania obecności w pracy są powszechnie uznawane za dopuszczalne, a ich stosowanie nie budzi żadnych wątpliwości.

Przykład

Pracodawca wymaga, aby pracownicy przy wchodzeniu na teren firmy składali swój podpis na liście obecności wyłożonej przy wejściu. Po 15 minutach od rozpoczęcia zmiany lista jest zabierana, a spóźnieni pracownicy muszą zgłosić się do działu kadr.

Tradycyjne systemy mają jednak wiele wad. Pracownik może bowiem nie wypełnić obowiązku potwierdzenia obecności przez nieuwagę, zgubić kartę, wykorzystać cudzy identyfikator lub hasło itp. Nie można więc w ich przypadku całkowicie wyeliminować ryzyka błędnego rozliczenia czasu pracy.

Potwierdzenie przybycia do pracy - karty zegarowe i magnetyczne >>

Konsekwencje mogą być niekiedy kosztowne. Pracownicy, którym system czasu pracy „zaliczył” więcej godzin pracy niż rzeczywiście przepracowali, otrzymają zawyżone wynagrodzenie. Z kolei pokrzywdzeni będą ci, którzy pracowali w dniach teoretycznie wolnych od pracy lub w godzinach nadliczbowych i nic z tego tytułu nie otrzymali z uwagi na to, że system obowiązujący u pracodawcy został ominięty.

Zalety i wady biometrii

Teoretycznie rzecz biorąc nowoczesne systemy oparte na kontroli linii papilarnych lub siatkówki oka wydają się doskonałą alternatywą.

Przykład

Pracodawca zainstalował przy każdych drzwiach wejściowych w firmie czytniki linii papilarnych. System, który je obsługuje, korzysta z zapisanych w nim odcisków palców pracowników. Wszyscy pracownicy zgodzili się na piśmie na mierzenie w ten sposób ich czasu pracy.

Czy jednak zbieranie danych pracownika, takich jak kształt linii papilarnych czy też wygląd siatkówki oka może zostać uznane za dopuszczalny sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Teoretycznie wystarczy wpisać odpowiednie postanowienie do regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy.

Należy jednak spojrzeć na ten problem z szerszej perspektywy. Pracodawca oprócz realizowania swoich uprawnień powinien szanować dobra osobiste pracowników, a także chronić ich dane osobowe. Oznacza to, że nie zawsze wszelkie dane o pracowniku mogą być do jego dyspozycji.

Należy zauważyć, że pracodawca może żądać podania od pracownika innych danych osobowych niż standardowe wykorzystywane w zatrudnieniu jedynie wtedy, gdy obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (art. 22¹ § 4 k.p.).

WAŻNE!

Aktualnie nie istnieją w polskim prawie przepisy, które wprost pozwalałyby pracodawcy na stosowanie rozwiązań biometrycznych do mierzenia czasu pracy pracowników.

Czy zgoda pracownika coś zmienia

Powstaje pytanie, co sie dzieje w sytuacji, gdy pracownik dobrowolnie zgodzi się na udział w takim systemie.

Przykład

Pracodawca dał do wyboru pracownikowi kartę magnetyczną lub czytnik linii papilarnych jako metodę potwierdzania wejścia i wyjścia z firmy. Czytniki zamontowane przy wejściu obsługują obie możliwości. Pracownik wybrał opcję z możliwością skanowania linii papilarnych i podpisał odpowiednie oświadczenie.

Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących niej danych lub gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Świadoma zgoda pracownika powinna więc otwierać pracodawcy taką możliwość. Poglądu tego nie podzielił jednak Naczelny Sąd Administracyjny. W wyroku z 1 grudnia 2009 r. stwierdził, że brak równowagi w relacji pracodawca–pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność wyrażenia zgody na pobieranie i przetworzenie danych osobowych (biometrycznych). Z tego względu ustawodawca ograniczył przepisem art. 22 k.p. katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika. Uznanie faktu wyrażenia zgody na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych jako okoliczności legalizującej pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 22 k.p., stanowiłoby obejście tego przepisu. NSA uznał, że skoro pracodawca dysponuje innymi, skutecznymi metodami potwierdzania i kontroli czasu pracy, nie ma potrzeby, aby w tym celu uciekać się do metod polegających na sczytywaniu danych biometrycznych (I OSK 249/09).

Kontrola osobista pracowników w zakładzie pracy >>

W cytowanym wyroku NSA wskazał także, że ryzyko naruszenia swobód i fundamentalnych praw obywatelskich musi być proporcjonalne do celu, któremu służy. Skoro zasada proporcjonalności wyrażona w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych jest głównym kryterium przy podejmowaniu decyzji dotyczących przetwarzania danych biometrycznych, to należy stwierdzić, że wykorzystanie danych biometrycznych do kontroli czasu pracy pracowników jest nieproporcjonalne do zamierzonego celu ich przetwarzania.

W uzasadnieniu powyższego wyroku znalazło się także stwierdzenie, że wyrażona na prośbę pracodawcy pisemna zgoda pracownika na pobranie i przetworzenie jego danych osobowych narusza prawa pracownika i swobodę wyrażenia przez niego woli. Za tak sformułowanym stanowiskiem przemawia zależność pracownika od pracodawcy.

Podstawa prawna:

• art. 104 § 2 i art. 104¹ § 1 Kodeksu pracy,
• art. 23 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),

Orzecznictwo:

• wyrok NSA z 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09, niepubl.).