Zasady udzielania urlopu na żądanie

Prawo do urlopu na żądanie, czyli do 4 dni w roku kalendarzowym przysługuje pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru i mianowania. Urlop na żądanie przysługuje pracownikom zatrudnionym na czas nieokreślony lub określony i jest niezależny od wymiaru czasu pracy, w jakim jest zatrudniony pracownik. Pracownik może skorzystać z urlopu na żądanie w wybranych 4 dniach w roku kalendarzowym, może też wykorzystać to prawo, biorąc od razu 4 wolne dni łącznie.

Czy zmienią się zasady udzielania urlopu na żądanie >>

Wniosek o urlop na żądanie

Pracodawca jest zobowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym (art. 167² k.p.). Problematyczną kwestią jest to, kiedy pracownik powinien złożyć wniosek o udzielenie takiego urlopu. Według przepisów pracownik musi zgłosić żądanie udzielenia urlopu na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. W wyroku z 15 listopada 2006 r. Sąd Najwyższy orzekł, że pracownik powinien złożyć wniosek o urlop na żądanie najpóźniej pierwszego dnia wypoczynku, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy (I PK 128/06). Sąd Najwyższy wyjaśnił, że sformułowanie „najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu” oznacza synonim chwili, w której pracownik powinien przystąpić do wykonywania pracy w danym dniu pracy, a nie jako synonim końca doby kalendarzowej.

Przykład

Pracownik pracuje od godz. 22.00 do 6.00 rano. Chce złożyć wniosek o urlop na żądanie. Czy pracownik powinien złożyć wniosek do godz. 24.00, czyli do końca dnia, w którym powinien rozpocząć pracę, czy też do godz. 22.00, czyli do momentu rozpoczęcia pracy?

Pracownik powinien zgłosić pracodawcy chęć rozpoczęcia urlopu na żądanie przed rozpoczęciem pracy w danym dniu, co oznacza, że powinien to uczynić najpóźniej do godz. 22.00 i powiadomić o zamiarze wykorzystania urlopu na żądanie osobę upoważnioną przez pracodawcę do wyrażenia zgody na taki urlop.

Jeśli pracownik z powodu nadzwyczajnych okoliczności nie będzie mógł zgłosić wniosku o udzielenie urlopu na żądanie do chwili rozpoczęcia pracy, będzie to wyłączało winę pracownika w przypadku jego nieobecności w pracy i spóźnionego zgłoszenia wniosku urlopowego. Ponadto wniosek o udzielenie urlopu na żądanie powinien być zgłoszony w takich godzinach, tj. na tyle wcześnie, aby pracodawca miał czas zorganizować zastępstwo za nieobecnego pracownika.

Czy można odwołać pracownika z urlopu na żądanie >>

Regulamin pracy lub przyjęta u pracodawcy praktyka zakładowa albo zwyczaj obowiązujący u danego pracodawcy mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o urlop na żądanie. Jednak ani regulamin, ani praktyka zakładowa nie mogą być w tej kwestii mniej korzystne dla pracownika, niż przewidują to przepisy Kodeksu pracy.

Pracownik może złożyć wniosek o urlop na żądanie pisemnie, e-mailem, telefonicznie, za pośrednictwem innej osoby, a nawet sms-em. Istotne jest to, żeby wniosek dotarł do pracodawcy przed godziną, w której pracownik miał rozpocząć pracę danego dnia, aby pracodawca miał możliwość wypowiedzenia się w kwestii udzielenia tego urlopu.

---

Czy zawsze trzeba udzielić urlopu na żądanie

Pracodawca zawsze musi wyrazić zgodę na urlop na żądanie, a zatem pracownik nie może samowolnie udać się na taki urlop bez zgody pracodawcy. Jeśli pracownik nie poczeka na decyzję pracodawcy i uda się na urlop bez jego decyzji, będzie to równoznaczne z nieusprawiedliwioną nieobecnością w pracy. Ponadto takie zachowanie może zostać uznane przez pracodawcę za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, które daje pracodawcy prawo do rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę w trybie natychmiastowym, przewidzianym w art. 52 § 1 pkt 1 k.p.

Aby jednak doszło do rozwiązania umowy o pracę w trybie natychmiastowym, pracodawca musi wykazać winę pracownika polegającą w tym przypadku na naruszeniu obowiązków pracowniczych. Warto jednak powtórzyć za Sądem Najwyższym, że nieobecność pracownika w pracy po zgłoszeniu przez niego żądania udzielenia urlopu na żądanie, na które pracodawca nie udzielił odpowiedzi, nie uzasadnia rozwiązania umowy o pracę na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. (wyrok SN z 26 stycznia 2005 r., II PK 197/04).

Czy pracownikowi młodocianemu przysługuje urlop na żądanie >>

Pracodawca ma jednak prawo odmówić udzielenia urlopu na żądanie. Sąd Najwyższy w wyroku z 28 października 2009 r. orzekł, że pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie, jeśli nieobecność pracownika zaszkodziłaby interesom firmy i kolidowałaby z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy (II PK 123/09). Sąd Najwyższy podkreślił także, że wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący, a urlop, w tym na żądanie, pracownik i pracodawca powinni uzgodnić.

Pracodawca ma też prawo odmówić urlopu na żądanie, gdy pracownik zgłosił wniosek o jego udzielenie po czasie, czyli po godzinie, w której miał rozpocząć pracę.

„Zaległy” urlop na żądanie

Łączny wymiar urlopu na żądanie nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 4 dni, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy (art. 167³ k.p.). Część osób uważa, że skoro urlop na żądanie jest powiązany z danym rokiem kalendarzowym, to nie przechodzi na następny rok jako urlop na żądanie, ale już jako zwykły urlop. Taki pogląd prezentuje także Państwowa Inspekcja Pracy.

Przepisy Kodeksu pracy stanowią wprost, że niewykorzystanego urlopu pracodawca musi udzielić pracownikowi najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167² k.p. – czyli urlopu na żądanie (art. 168 k.p.). Oznacza to, że niewykorzystany urlop na żądanie tak jak „zwykły” urlop przechodzi na kolejny rok kalendarzowy, ale staje się „zwykłym” urlopem wypoczynkowym. Oznacza to, że pracownikowi nie będzie przysługiwało więcej niż 4 dni urlopu na żądanie w danym roku kalendarzowym.

Urlopy w różnych systemach czasu pracy >>

W przypadku niewykorzystania urlopu „zwykłego” pracodawca musi go udzielić do końca marca kolejnego roku kalendarzowego, natomiast w przypadku zaległego urlopu na żądanie pracownik może go wykorzystać do końca kolejnego roku kalendarzowego.

Warto też zaznaczyć, że pracodawca może zbadać przyczyny i zasadność złożenia wniosku o urlop na żądanie. Pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim nie może złożyć wniosku o urlop na żądanie. Urlop musi być bowiem wykorzystany zgodnie z jego przeznaczeniem i nie można go udzielać osobie niezdolnej do pracy.

Podstawa prawna:

• art. 167², 167³, 168 Kodeksu pracy.

Orzecznictwo:

• wyrok SN z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06, OSNP 2007/23–24/346),
• wyrok SN z 26 stycznia 2005 r. (II PK 197/04, OSNP 2005/17/271),
• wyrok SN z 28 października 2009 r. (II PK 123/09, niepubl.).