Obowiązki pracodawcy wynikające z zatrudnienia 20. pracownika

Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawcę wiele obowiązków. Ich zakres nie jest jednak jednakowy dla wszystkich pracodawców. Dość często kryterium różnicującym zakres obowiązków jest stan zatrudnienia. Granicę tę przepisy prawa pracy w większości przypadków ustalają na poziomie do 20 pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy.

Ustalenie stanu zatrudnienia

Przy ustalaniu liczby zatrudnionych na potrzeby wydania regulaminu pracy oraz regulaminu wynagradzania bierze się pod uwagę wszystkich zatrudnionych u danego pracodawcy niezależnie od podstawy prawnej nawiązania stosunku pracy i bez względu na wymiar czasu pracy, w którym są zatrudnieni. Nieważne jest więc czy jest to umowa o pracę, mianowanie, powołanie, wybór czy spółdzielcza umowa o pracę.

Czy bez konsultacji ze związkami zawodowymi można zmienić postanowienie regulaminu pracy >>

Natomiast w przypadku tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zwanego dalej zfśs) obowiązek pracodawcy powstaje, gdy zatrudnia on według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Przykład
Pracodawca zatrudnia 16 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy i 6 osób w wymiarze 1/2 etatu. W przeliczeniu na pełne etaty jest to jednak mniej niż 20 pracowników. 6 osób zatrudnionych na 1/2 etatu to 3 etaty (6 osób x 20 godzin tygodniowo: 40 godzin tygodniowo = 3). W związku z tym ten pracodawca, mimo że zatrudnia 22 pracowników, nie ma obowiązku tworzenia zfśs, gdyż w przeliczeniu na pełne etaty jest to 19 etatów.

WAŻNE!
Pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych tworzą zfśs obligatoryjnie niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników.

Regulamin pracy

Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu pracy. Jest natomiast zobligowany do dostarczenia pracownikom rozszerzonej treści informacji o warunkach zatrudnienia i przysługujących im uprawnieniach. Natomiast zatrudnienie 20. pracownika skutkuje obowiązkiem wprowadzenia w firmie takiego regulaminu.

Pracodawca ustala regulamin pracy w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Robi to samodzielnie w sytuacji, w której treść regulaminu pracy nie zostanie uzgodniona ze związkami w terminie przewidzianym przez obie strony lub w przypadku braku zakładowej organizacji związkowej.

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Zazwyczaj robi się to w formie wywieszenia na tablicy ogłoszeń lub podania każdemu z osobna w formie papierowej i otrzymania od każdego pracownika oświadczenia, że zapoznał się on z jego treścią. Takie potwierdzenie należy przechowywać w części B akt osobowych.

Od chwili wprowadzenia regulaminu pracy pracodawca ma obowiązek zapoznania każdego nowego pracownika z jego treścią przed rozpoczęciem pracy.

Akty regulujące kwestie wynagradzania

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników kwestie dotyczące wynagrodzenia za pracę uzgadniają w indywidualnej umowie o pracę zawieranej z pracownikiem. Natomiast pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nieobjętych zakładowym bądź ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania.

Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią regulamin wynagradzania (procedura w przypadku działania kilku związków jest inna). Jeżeli strony nie osiągną porozumienia w sprawie regulaminu, pracodawca nie może ustalić go samodzielnie. Jeżeli w firmie nie ma związków zawodowych, to pracodawca sam ustala taki regulamin. Wchodzi on w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

W regulaminie wynagradzania określa się kwestię wynagrodzenia zasadniczego oraz składników dodatkowych. Można także ustalić w nim prawo do dodatków z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych, pracy w nocy lub za przestój, a także świadczenia gwarancyjne (np. za czas niezdolności do pracy, z tytułu wypadków przy pracy czy chorób zawodowych, odpraw: emerytalnych, rentowych i pośmiertnych). Ich zamieszczenie w regulaminie jest jednak uzasadnione jedynie w sytuacji, gdy świadczenia te będą wyższe od ustawowych.

Jakie są skutki niezastosowania przepisów o zwolnieniach grupowych do pracowników zatrudnionych na czas określony >>

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą utworzyć zfśs lub wypłacać świadczenie urlopowe.

WAŻNE!
Pracodawcy sfery budżetowej bez względu na liczbę zatrudnionych zawsze tworzą fundusz socjalny.

Pracodawcy, którzy mają obowiązek tworzenia funduszu, z wyjątkiem pracodawców prowadzących działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, mogą określić wysokość odpisu na fundusz inaczej, niż wynika to z ustawy. Możliwe jest także, że w ogóle nie będą tworzyć funduszu. Kroki, które należy podjąć w tym celu, różnią się w zależności od tego, czy pracownicy objęci są układem zbiorowym pracy czy też regulaminem wynagradzania, a ponadto, czy w firmie działają związki zawodowe czy też nie.

Tam, gdzie pracownicy objęci są układem zbiorowym, postanowienia o zwolnieniu z obowiązku tworzenia funduszu powinny być zawarte w układzie. U pracodawców, których pracownicy nie są objęci układem, postanowienia o nietworzeniu funduszu należy zawierać w regulaminie wynagradzania.

Ustawa o zwolnieniach grupowych

Pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników, podlega przepisom ustawy o zwolnieniach grupowych. Jej przepisy stosuje się w razie konieczności przeprowadzenia zwolnień grupowych oraz zwolnień indywidualnych z przyczyn niedotyczących pracownika, np. likwidacja stanowiska pracy. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników w takiej sytuacji dokonują redukcji zatrudnienia na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

Podstawa prawna:

• art. 77², art. 104–104³ Kodeksu pracy,
• ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
• ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (DzU nr 90, poz. 844 ze zm.).