Ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych

Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikom należy się normalne wynagrodzenie oraz dodatek pieniężny lub czas wolny od pracy. O tym, jaką formę przybierze rekompensata za pracę ponad normę, decyduje pracodawca. Pracodawca może również zastąpić wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych ryczałtem. Jest to możliwe tylko u pracowników, którzy swoje obowiązki wykonują stale poza zakładem pracy, np. przedstawiciele handlowi, pracownicy przeprowadzający inspekcje i kontrole, sprzątaczki wykonujące pracę w budynkach należących do klientów firmy sprzątającej, kierowcy.

WAŻNE!

Ryczałt może być ustalony i zastosowany wówczas, gdy w związku z charakterem pracy, świadczonej głównie poza firmą, nie ma możliwości przeprowadzania bieżącej kontroli czasu pracy.

Ryczałt za nadgodziny nie może być ustalany np. dla pracowników, którym tylko czasowo zlecono wykonywanie pracy poza zakładem pracy, a także dla osób, które rozpoczynając i kończąc pracę stawiają się w siedzibie pracodawcy.

Rozliczanie podatku dochodowego od pracowników >>

Zapis dotyczący wypłacania ryczałtu i sposobu jego ustalania pracodawca powinien umieścić w regulaminie wynagradzania albo zakładowym układzie zbiorowym. Jeśli u pracodawcy nie obowiązują te regulacje – w umowie o pracę. Wprowadzając ryczałt do regulaminu wynagradzania, należy wskazać, czy jest on pomniejszany za okresy nieobecności w pracy. Zważywszy na to, że ryczałt będzie miał charakter indywidualny, uzależniony od zadań danego pracownika i jego wynagrodzenia, kwotowo określona wysokość ryczałtu powinna zostać wprowadzona do umowy o pracę. Ustalony ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych musi stanowić wyodrębniony składnik wynagrodzenia pracownika wykazany na liście płac.

Istotą wynagrodzenia określonego ryczałtowo jest to, że bez względu na liczbę godzin nadliczbowych, jakie pracownik przepracuje w danym okresie (np. miesiącu), otrzyma całą kwotę ryczałtu. Ryzyko, że pracownik nie przepracuje puli planowanych godzin, które stanowiły podstawę do ustalenia ryczałtu, leży po stronie pracodawcy. Dlatego też pracodawca powinien rozważnie obliczyć i ustalić wysokość ryczałtu. Ryczałt za godziny nadliczbowe ustalony miesięcznie jest składnikiem wynagrodzenia pracownika i podlega ochronie tak, jak inne składniki.

Wysokość ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych

Krok 1

• Ustalenie liczby godzin

Ustalając wysokość ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych, pracodawca powinien przyjąć pewną hipotetyczną liczbę godzin pracy nadliczbowej. W tym celu może np. posłużyć się wcześniejszymi danymi dotyczącymi pracy w godzinach nadliczbowych określonego pracownika lub na konkretnym stanowisku i na tej podstawie ustalić prawdopodobną, przeciętną miesięczną liczbę takich godzin.

WAŻNE!

Wysokość ustalonego miesięcznego ryczałtu musi odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Nie może jednak sugerować przekroczenia limitów nadgodzin określonych w Kodeksie pracy.

Ponadto pracodawca powinien pamiętać, że przewidywana roczna liczba godzin nadliczbowych nie może przewyższać obowiązujących limitów, tj. 150 godzin w roku, chyba że u pracodawcy ustalono inną liczbę. W każdym przypadku jednak nie może ona być większa niż 416 godzin rocznie, co wynika z łącznej obowiązującej w polskim prawie pracy przeciętnej 48-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy wraz z godzinami nadliczbowymi. A zatem przyjęta do obliczenia miesięcznego ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych liczba godzin nie może być w przybliżeniu wyższa niż 34,5 (34,5 godz. × 12 miesięcy = 414 godz.) lub odpowiednio 12,5 (12,5 godz. × 12 miesięcy = 150 godz.).

Jednak według poglądu MPiPS maksymalny limit godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym nie powinien wynosić 416, ale 376 godzin lub 384 godziny w zależności od tego, czy pracownikowi przysługuje 20 czy 26 dni urlopu (stanowisko Departamentu Prawa Pracy w MPiPS z 13 listopada 2008 r., DPR-III-079-612/TW/08).

Zatrudnianie cudzoziemców >>

Krok 2

• Wysokość ryczałtu

Po ustaleniu liczby godzin pracy nadliczbowej należy wyliczyć kwotową wysokość ryczałtu.

WAŻNE!

Ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych powinien rekompensować pracownikowi zarówno wynagrodzenie za tę pracę, jak i dodatki. Oznacza to, że ryczałt musi obejmować normalne wynagrodzenie za taką pracę i odpowiednio 50% lub 100% dodatek.

Obliczenie wysokości ryczałtu będzie więc wymagało ustalenia wysokości obu jego składników, tj. rekompensaty wynagrodzenia przysługującego za pracę w godzinach nadliczbowych oraz dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych.

W skład wynagrodzenia wejdą składniki, do których pracownik jest na stałe uprawniony i systematycznie je otrzymuje. Będzie to np. wynagrodzenie zasadnicze, premia regulaminowa, dodatek funkcyjny, prowizja i inne. Wszystkie te składniki należy uwzględnić w podstawie wyliczenia stawki podstawowej za 1 nadgodzinę, a następnie pomnożyć stawkę przez liczbę godzin ustalonych do celu obliczania ryczałtu.

Kodeks pracy nie przesądza, czy pracownikowi przysługuje 100% czy 50% dodatek przy obliczaniu ryczałtu. Dlatego też w zależności od prognoz pracodawca może przyjąć, że za wszystkie godziny pracownikowi będzie przysługiwał dodatek w wysokości 50%, ustalić liczbę godzin, za które będzie wypłacany 100% dodatek, albo ustalić wszystkie godziny ryczałtu, posługując się kwotą 100% dodatku.

Podstawą przy wyliczaniu 50% lub 100% dodatku za jedną godzinę nadliczbową będzie stawka godzinowa lub miesięczna. Jeżeli umowa nie wyodrębnia stawki godzinowej lub miesięcznej, do wyliczenia dodatku za godziny nadliczbowe należy przyjąć 60% wynagrodzenia przeciętnego.

Przykład

Pracownik jest przedstawicielem handlowym. Zgodnie z umową o pracę otrzymuje pensję zasadniczą 2100 zł oraz premię regulaminową (w marcu 1200 zł). Pracodawca ustalił mu ryczałt w wysokości 30 godzin (w firmie obowiązuje podwyższony limit dopuszczalnych godzin nadliczbowych) z założeniem, że za 10 godzin otrzyma dodatek w wysokości 100%, a za 20 godzin 50%. Ryczałt należny mu w marcu 2010 r. (wymiar czasu pracy w marcu to 184 godziny) należy wyliczyć w następujący sposób:

30 godz. x [(2100 + 1200) : 184 godz. ] + 10 godz. x [2100 : 184 godz.] x 100% + 20 godz.x x [2100 : 184 godz. ] x 50% = 30 godz. x (3300 : 184) + 10 godz. x (2100: 184) + 20 godz. x (2100 : 184) : 2 = 30 godz. x 17,93 zł + 10 godz. x 11,41 zł + 20 godz. x 5,70 zł = 537,90 + 114,10 zł + 114 zł = 766 zł.

Podstawa prawna:

• art. 149, 151 § 1, 151¹ § 1 i 4 Kodeksu pracy,

• § 8 pkt 1 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).