Monitoring w miejscu pracy

• Monitoring w miejscu pracy
• Jakich pomieszczeń nie obejmuje monitoring?
• Zgodna związków na monitoring w pomieszczeniach sanitarnych
• Kiedy pracodawca powinien poinformować pracowników o monitoringu?
• Czy trzeba oznaczyć miejsca gdzie jest monitoring?
• Gdzie ustala się zasady stosowania monitoringu?
• Przez jaki czas pracodawca przechowuje nagrania z monitoringu?
• Do jakich celów pracodawca przetwarza nagrania z monitoringu?
• Czy dozwolony jest monitoring poczty elektronicznej?

Monitoring w miejscu pracy

Przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm) dopuszczają stosowanie monitoringu w miejscu pracy. Kiedy?

a) jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;

b) jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony mienia;

c) jeżeli jest to niezbędne do kontroli produkcji;

d) jeżeli jest to niezbędne do zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

W tych czterech sytuacjach pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad:

1) terenem zakładu pracy lub

2) terenem wokół zakładu pracy

w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).

Jakich pomieszczeń nie obejmuje monitoring?

1) Monitoring nie obejmuje pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Chodzi o to, żeby związki zawodowe mogły swobodnie, bez nadzoru, kontroli i „nacisków” ze strony pracodawcy – prowadzić swoją działalność celem ochrony praw i interesów zatrudnionych. Związki zawodowe muszą mieć zapewnioną niezależność.

2) Co do zasady monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni.

WYJĄTEK! Jest dozwolone stosowanie monitoringu w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach oraz palarniach – jeżeli stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji ww. czterech celów, jednak nie może to bezwzględnie naruszyć godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Wówczas pracodawca ma zagwarantować zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Zgodna związków na monitoring w pomieszczeniach sanitarnych

Co więcej, aby monitoring w pomieszczeniach sanitarnych mógł być zastosowany wymagana jest uprzednia zgoda zakładowej organizacji związkowej. Co jeżeli w danym zakładzie pracy nie ma związków zawodowych? W takiej sytuacji, jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa wymagana jest uprzednia zgoda przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Kiedy pracodawca powinien poinformować pracowników o monitoringu?

Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. wywieszenie informacji w dziale kadr, na zebraniu pracowników, poprzez wysłanie maila), nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Czy trzeba oznaczyć miejsca gdzie jest monitoring?

Tak, pracodawca jest zobowiązany do oznaczenia pomieszczeń i terenów monitorowanych w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Gdzie ustala się zasady stosowania monitoringu?

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy).

Przez jaki czas pracodawca przechowuje nagrania z monitoringu?

Pracodawca przechowuje nagrania z monitoringu przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.

UWAGA! Termin ten może zostać wydłużony, jeżeli nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu. Wówczas 3 miesięczny termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Do jakich celów pracodawca przetwarza nagrania z monitoringu?

Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane tj. w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa pracowników; zapewnienia ochrony mienia; do kontroli produkcji; do zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

PRZYKŁAD: Jeżeli np. pracodawca otrzymał informację, że pracownik dokonał uszkodzenia maszyny, może to zweryfikować na nagraniu z monitoringu. Będzie posiadał dowód i będzie mógł skutecznie pociągnąć pracownika do odpowiedzialności za wyrządzoną szkodę.

Podobnie, jeżeli np. pracownik dokona kradzieży mienia z zakładu pacy, np. laptopów, pracodawca dzięki nagraniu monitoringu będzie mógł stwierdzić oczywistość popełnione przestępstwa i ze względu na ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych będzie mógł zgodnie z prawem rozwiązać z pracownikiem umowę o pacę bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Czy dozwolony jest monitoring poczty elektronicznej?

Tak, kontrola służbowej poczty elektronicznej pracownika jest możliwa, jednak tylko jeżeli jest to niezbędne do:

a) zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz

b) zapewnienia właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy,

Ważne! Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.)