Podróż służbowa. Jakie koszty należy zwrócić pracownikowi? [diety, koszty przejazdów, noclegów i innych wydatków]

• Podróż służbowa na polecenie pracodawcy
• Koszty związane z krajową podróżą służbową
• Dieta z tytułu krajowej podróży służbowej
• Brak lub obniżenie diety
• Zwrot kosztów noclegów
• Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów

Podróż służbowa na polecenie pracodawcy

Podróżą służbową jest wyjazd pracownika:

Autopromocja

• w celu wykonywania zadania służbowego, 

• na polecenie pracodawcy, 

• poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. 

  

  Autopromocja

  Webinarium: Sygnaliści w dokumentacji pracodawcy – wzory prawidłowych zapisów

  Sprawdź

Pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Koszty związane z krajową podróżą służbową

Z tytułu podróży krajowej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

• diety;

  

  Autopromocja

  Podstawa wymiaru składek ZUS. Praktycznie rozliczenia

  Sprawdź

• zwrot kosztów:

- przejazdów,

Autopromocja

Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych

Sprawdź

- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

- noclegów,

- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta z tytułu krajowej podróży służbowej

W czasie podróży służbowej pracownikowi przysługuje dieta, przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Wysokość diety wynosi 45 zł za dobę podróży.

Dieta przysługuje za czas od rozpoczęcia podróży krajowej do powrotu po wykonaniu zadania służbowego. Należności z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

• jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

- mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje;

- od 8 do 12 godzin - przysługuje 50 proc. diety (czyli 22,50 zł);

- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

Autopromocja

Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia

Sprawdź

• jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

- do 8 godzin - przysługuje 50 proc. diety (czyli 22,50 zł);

- ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Brak lub obniżenie diety

Jeżeli podczas podróży służbowej pracownik ma zapewnione bezpłatnie całodzienne wyżywienie, wówczas nie przysługuje mu dieta. 

Natomiast gdy pracownik korzystał z jednego czy dwóch posiłków, dieta ulega obniżeniu. Kwotę diety za dobę podróży w wysokości 45 zł, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 25 proc. diety (czyli 11,25 zł);

• obiad – 50 proc. diety (czyli 22,50 zł);

• kolacja – 25 proc. diety (czyli 11,25 zł).

Jeżeli pracownik korzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, należy stosować powyższe zasady zmniejszania diety. Jeżeli więc hotel zawarł w cenie noclegu również śniadanie, to dieta ulegnie obniżeniu o 25 proc. (czyli wyniesie 33,75 zł za dobę). 

Zwrot kosztów noclegów

Podczas krajowej podróży służbowej za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Zwrot przysługuje w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety, tj. 20 x 45 zł diety = 900 zł.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg. Wynosi on 150% diety (czyli 67,50 zł).

Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Wysokość ryczałtu wynosi 20 proc. diety (czyli 9 zł). Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

W podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni pracownikowi należy się także zwrot kosztów przejazdu do domu i z powrotem. Zwrot przysługuje za przejazd w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę.

Pracownikowi, który w czasie krajowej podróży służbowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Podstawa prawna:

• art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.)

• § 1- 2, § 7-10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 2190)