REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy ryczałt przyznany za pracę zdalną wykonywaną okazjonalnie stanowi dla pracownika opodatkowany przychód

Tomasz Krywan
Tomasz Krywan
Doradca podatkowy; specjalista w zakresie prawa podatkowego. Autor wielu praktycznych odpowiedzi na pytania z zakresu prawa podatkowego i licznych publikacji na ten temat.
Czy ryczałt przyznany za pracę zdalną wykonywaną okazjonalnie stanowi dla pracownika opodatkowany przychód

REKLAMA

REKLAMA

W naszej firmie obowiązuje regulamin pracy zdalnej (przewiduje tę formę wykonywania pracy przez 3 dni w miesiącu dla wybranych grup pracowników). Niektórzy pracownicy pracują zdalnie na podstawie regulaminu, wykorzystując przysługujący im limit dni, ale też korzystają z pracy zdalnej okazjonalnie. Chcemy przyznać tym pracownikom jeden wspólny ryczałt za używanie własnych narzędzi i sprzętu (za wykonywanie pracy zdalnej w wymiarze określonym w regulaminie i pracę zdalną okazjonalną). Czy tak przyznany ryczałt w całości nie będzie stanowił przychodu dla pracownika?

RADA

Przyznane pracownikom ryczałty nie będą stanowiły dla nich przychodu w rozumieniu ustawy o pdof. Oznacza to, że nie rozpatruje się w tym przypadku obowiązku opodatkowania i oskładkowania tego rodzaju świadczenia. Szczegóły w uzasadnieniu. 

REKLAMA

Autopromocja

UZASADNIENIE

Za przychody ze stosunku pracy uważane są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Należą do nich w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof). 

Koszty pracy zdalnej a przychód ze stosunku pracy

Dotychczas kwestią sporną było, czy i w jakim zakresie ryczałty przyznawane pracownikom z tytułu pracy zdalnej stanowią przychody ze stosunku pracy podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym (i oskładkowaniu). Wątpliwości w tym zakresie wyjaśniła nowelizacja przepisów wprowadzająca do Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 r. instytucję pracy zdalnej. Do regulacji dotyczących warunków związanych z wykonywaniem pracy w tej formie został dodany nowy art. 6725 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem zapewnienie przez pracodawcę pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o pdof. 

Ważne

Wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę zdalną nie stanowi przychodu dla pracownika. 

Rekompensata kosztów pracy zdalnej okazjonalnej

W przypadku wyrażenia przez pracodawcę zgody na wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnie na wniosek pracownika nie powstaje m.in. obowiązek zapewnienia mu materiałów czy narzędzi pracy, a także pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną i wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu (art. 6733 § 2 Kodeksu pracy). W pierwszej chwili można zatem wnioskować, że wskazany przepis nie dotyczy pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie. Znajduje się on bowiem pod regulacją dotyczącą obowiązków pracodawcy związanych z wykonywaniem pracy zdalnej innej niż okazjonalna. Wyłączeniu ze stosowania w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej nie podlega jednak art. 6725 Kodeksu pracy nieuznający za przychód m.in. przyznanego ryczałtu czy ekwiwalentu za pracę zdalną. 

Zatem pracodawca, który postąpił inaczej i np. dokonał wypłaty ww. rekompensaty pracownikowi, który zawnioskował o okazjonalną pracę zdalną, nie poniesie z tego tytułu negatywnych konsekwencji. Oznacza to, że nie będzie musiał doliczać ryczałtu do przychodu ze stosunku pracy podlegającego opodatkowaniu i oskładkowaniu. Nadal będzie to świadczenie niestanowiące przychodu dla pracownika. Dla porządku, w tym przypadku kwestię wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu można uregulować w przepisach wewnątrzzakładowych. Zatem należy uznać, że wskazane wyłączenie z przychodów podatkowych obejmuje kwoty ryczałtu przyznawanego z tytułu zarówno pracy zdalnej, jak i pracy zdalnej okazjonalnej. W konsekwencji wypłacony ryczałt nie będzie stanowił przychodu dla Państwa pracowników.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ustalanie wysokości ryczałtu za pracę zdalną

Przy ustalaniu wysokości ryczałtu (a także ekwiwalentu) należy brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych (art. 6724 § 5 Kodeksu pracy). Omawiana regulacja jest dość elastyczna, bo oznacza, że kwestie techniczne związane z ustalaniem wysokości wspomnianych świadczeń pozostawiono do decyzji stron oraz regulacji na poziomie zakładowym (stanowisko dostępne na stronie internetowej resortu pracy). Trzeba jednak pamiętać, aby ustalona wysokość ryczałtu miała uzasadnienie. Dobrą praktyką jest przygotowanie kalkulacji kosztów ponoszonych przez pracownika podczas pracy zdalnej. Dla ułatwienia można przyjąć dla wszystkich zatrudnionych uśrednione stawki obowiązujące w kraju i obliczony na tej podstawie ryczałt podwyższać, np. corocznie, o założony wskaźnik waloryzacji. Jest to o tyle istotne, że jak wspomniano wcześniej, ryczałt nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o pdof. Zatem jego kwotę należy obliczyć w sposób rzetelny i w miarę możliwości dokładny. Nie można bowiem wykluczyć, że podczas kontroli np. urząd skarbowy czy ZUS, ale też PIP mogą zakwestionować wysokość ryczałtu, który rażąco odbiega od przyjętych i stosowanych powszechnie stawek. Istnieje bowiem obawa o ukrywanie przez pracodawców wynagrodzenia w innego rodzaju świadczeniach, które są zwolnione z podatku lub składek ZUS (art. 21 ust. 1 ustawy o pdof, § 2 ust. 1 rozporządzenia składkowego). 

Przykład

Pracodawca ustalił z pracownikiem wykonującym pracę wyłącznie zdalnie, że zamiast podwyżki przyzna mu wyższy ryczałt za wykorzystywanie własnych narzędzi i sprzętu. Pracownik pracuje na służbowym laptopie, a pracodawca pokrywa tylko koszty energii i dostępu do Internetu. Strony umówiły się na miesięczny ryczałt w wysokości 500 zł. Biorąc pod uwagę, że w tej sytuacji dzienna rynkowa stawka ryczałtu wynosi ok. 2 zł brutto, nie więcej niż 50 zł miesięcznie, ustalenie go w wysokości 10-krotnie wyższej jest dla pracodawcy bardzo ryzykowne. W konsekwencji organ kontrolny może doliczyć różnicę do przychodów pracownika i żądać od pracodawcy zapłaty podatku i składek ZUS od tej kwoty. 

Podstawa prawna

  • art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 658
  • art. 6724 § 5, art. 6725,art. 6733 § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641
  • § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 728

Tomasz Krywan
doradca podatkowy

 

 

oprac. Wioleta Matela-Marszałek
Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
36 dni urlopu wypoczynkowego dla konkretnej grupy pracowników w 2025 r. Zmian nie przyniesie również 2026 r.

20 dni lub 26 dni to standardowy wymiar urlopu wypoczynkowego. W przypadku sporej grupy pracowników wymiar urlopu wynosi 30 dni lub 36 dni. Komu przysługuje tyle dni urlopu? Jakie warunki muszą zostać spełnione?

Koniec z tymi pytaniami: Ile chciałaby Pani/Pan zarabiać? A jakie były zarobki w poprzedniej firmie? Kodeks pracy w 2025 r. na to nie pozwoli. Już w ofercie pracy trzeba podać ile zarobi pracownik

Koniec z tabu o wynagrodzeniach! Jak wielu z nas musiało się zastanowić jaką kwotę wpisać w polu: Ile chciałaby Pani/Pan zarabiać? kiedy braliśmy udział w procesie rekrutacji. Już nie będziemy mieli takich wątpliwości (czy za dużo czy za mało podałam/em) bo ustawodawca unijny nakłada na Polskę obowiązek dostosowania Kodeksu pracy do przepisów unijnych. Stanie się to już w 2025 r. albo 2026 r., bo w Sejmie jest projekt.

300 plus dla tej grupy emerytów. Kiedy złożyć wniosek na 2025 r.

Od 1 marca 2025 r. ryczałt energetyczny zostanie zwaloryzowany. Uprawnieni emeryci i renciści otrzymają świadczenie w wysokości 312,71 zł.

30000 zł kary za umowę zlecenia z własnym pracownikiem

Nie można zastępować umów o pracę umowami zlecenia. Mimo to zdarza się, że pracodawcy zastępują umowy o pracę umowami zlecenia lub traktują je jak uzupełnienie stosunku pracy, co może być potraktowane jako próba obejścia prawa. Za takie praktyki grozi kara grzywny do 30000 zł.

REKLAMA

Redaktor do Portalu Infor.pl

Do naszego zespołu poszukujemy kreatywnej i zaangażowanej osoby na stanowisko Dziennikarza Portalu Internetowego.

Seniorzy masowo składają wnioski o świadczenie. Ile wyniesie renta wdowia i kto może ją otrzymać? [kalkulator i ankieta ZUS]

Nie słabnie zainteresowanie tzw. rentą wdowią. W całym kraju do ZUS wpłynęło 353 tys. wniosków o rentę wdowią. Nie ma powodu się śpieszyć – nie ma znaczenia, czy wniosek wpłynie do ZUS dzisiaj, czy za miesiąc – renta będzie przyznawana i wypłacana dopiero od lipca 2025 r.

800 plus przysługuje na każde dziecko – czy także na ukraińskie?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozpoczął przyjmowanie wniosków o 800 plus na nowy okres świadczeniowy. W ciągu pierwszych dziesięciu dni lutego 1,6 mln osób złożyło wnioski o świadczenie wychowawcze. Złożone dokumenty dotyczyły 2,4 mln dzieci.

Składki ZUS żołnierzy zawodowych i funkcjonariuszy służb mundurowych zwolnionych ze służby. Kto i kiedy powinien płacić?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych udzielił kompleksowych wyjaśnień odnośnie trybu i zasad płacenia składek na ubezpieczenia społeczne do Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, zwolnionych ze służby żołnierzy zawodowych i funkcjonariuszy innych służb mundurowych (np. policjantów, strażników granicznych, strażaków PSP).

REKLAMA

Od szybkiej kawy do wartościowego posiłku. Czyli nowoczesne benefity żywieniowe

Rynek pracy od kilku lat redefiniuje priorytety. Gdy dynamika kosztów życia łączy się z rosnącą świadomością pracowników, benefity stają się nie tylko dodatkiem do wynagrodzenia, lecz także kluczowym narzędziem motywacji i lojalności. Dane zawarte w raporcie Benefit Trendbook 2025, zrealizowanym przez Pluxee, pokazują, że aż 88 proc. pracowników oczekuje, by świadczenia wspierały codzienne wydatki, a dla 82 proc. stanowią one sposób na realizację drobnych przyjemności dla siebie i bliskich. W tej rzeczywistości karta na lunch finansowana przez pracodawcę staje się jednym z najbardziej uniwersalnych i elastycznych rozwiązań.

Komunikat PFRON: Przedłużanie orzeczeń o stopniu niepełnosprawności [refundacja składek, dofinansowanie do wynagrodzenia]

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przypomina o możliwości przedłużania orzeczeń miejskich, powiatowych lub wojewódzkich zespołów ds. orzekania o niepełnosprawności. Chodzi o orzeczenia, które wygasły 30 września 2024 r. lub później.

REKLAMA