Jak rozliczać dodatki za rozłąkę

Zdarza się, że firmy na pewien czas przenoszą niektórych swoich pracowników do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba przedsiębiorstwa i na stałe mieszkają pracownicy.

Przeniesionym pracownikom firmy wypłacają dodatek za rozłąkę. W praktyce powstają problemy, jak traktować tego rodzaju dodatki pod względem podatkowym.

Ważny wyjątek
Z przepisów zawartych w art. 9 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm., nazywanej dalej ustawą o PIT) wynika, że opodatko- waniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem m.in. dochodów wymienionych w art. 21 usta- wy o PIT oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Przykład:
WAŻNA JEST LICZBA DNI
Spółka przeniosła na 30 dni niektórych swoich pracowników do innego miasta niż to, w którym znajduje się jej siedziba i na co dzień mieszkają zatrudniane przez nią osoby. Przeniesieni pracownicy wykonywali tam prace montażowe. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o PIT, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. W myśl art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są dodatki za rozłąkę wypłacane pracownikom czasowo przeniesionym - do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Wysokość diety, o której mowa w przepisie art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy, określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Zostało ono zmienione rozporządzeniem z dnia 30 listopada 2006 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Obecnie dieta wynosi 23 zł za dobę podróży. Zatem jeżeli spółka przeniosła pracowników na 30 dni, to zwolniona od podatku będzie kwota stanowiąca iloczyn dni kalendarzowych w okresie czasowego przeniesienia do pracy i stawki diety za 1 dobę (liczba dni w okresie przeniesienia x 23 zł). Organy podatkowe zwracają jednak uwagę, że przy obliczaniu tej kwoty konieczne jest uwzględnienie dni (okresów), za które dodatek nie przysługuje, zgodnie z zarządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie świadczeń dla pracowników czasowo przeniesionych.

Otrzymane świadczenia
Należy też pamiętać o regulacjach dotyczących otrzymanych świadczeń, które zawarte są w art. 11 ustawy o PIT. Z przepisów tych wynika, że przychodami - z określonymi w ustawie zastrzeżeniami - są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Wartość pieniężną świadczeń w naturze - z zastrzeżeniem art. 12 ust. 2 - określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Z kolei wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:
- jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców,
- jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu,
- jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku - według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku,
- w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według wspomnianych zasad, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.

Przychody z pracy

Istotne unormowania zawarte są ponadto w art. 12 ust. 1 i 4 ustawy o PIT. Z przepisów tych wynika, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależne od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Zwolnienie podatkowe

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem m.in. dochodów wymienionych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Otóż w przepisie tym w pkt 18 mowa jest o tym, że wolny od podatku dochodowego jest dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym - do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Przykład:
PRZENIESIENIE NA STAŁE
Funkcjonariuszy przeniesiono na stałe do pełnienia służby w innej miejscowości. Osoby te złożyły oświadczenia, że nie zamieszkują razem z rodziną i wnioskują o dodatek za rozłąkę i zwrot kosztów przejazdu raz w miesiącu w celu odwiedzenia rodziny, która pozostaje w stałym miejscu zamieszkania.

Zgodnie z ustawą o PIT, wolne od podatku dochodowego są dodatki za rozłąkę wypłacane pracownikom czasowo przeniesionym do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju. Z przepisów wynika, że zwolnieniu podlega wyłącznie dodatek za rozłąkę wypłacony funkcjonariuszom przeniesionym czasowo. Nie przewiduje on zwolnienia od opodatkowania podatkiem dochodowym dodatku za rozłąkę wypłacanego funkcjonariuszom przeniesionym do pracy w innej miejscowości na stałe. Tym samym dodatek za rozłąkę wypłacany funkcjonariuszom przeniesionym na stałe do pełnienia służby w innej miejscowości stanowi przychód ze stosunku służbowego, o którym mówi art. 12 ustawy o PIT i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych razem z innymi przychodami.

Przepisy, o których mowa, zawarte są w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Warto jednak podkreślić, że aktualna wysokość diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju określona jest w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 30 listopada 2006 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 227, poz. 1661).

Zgodnie z przepisami wymienionego rozporządzenia, dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za każdą dobę podróży. Zatem do takiej wysokości zwolniony jest z podatku dochodowego dodatek za rozłąkę za każdy dzień, wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba przedsiębiorstwa i na stałe mieszkają jego pracownicy.

Ważne!
Zwolniona od podatku będzie kwota stanowiąca iloczyn dni kalendarzowych w okresie czasowego przeniesienia do pracy do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba przedsiębiorstwa i na stałe mieszkają pracownicy, i stawki diety za 1 dobę.

PRACOWNIK CZASOWO PRZENIESIONY
Czasowo przeniesiony jest pracownik, który wyraził zgodę na okresowe przeniesienie go do pracy na inny teren poza miejscowość stałego zamieszkania (zakwaterowania), a był zatrudniony:
- w miejscowości stałego zamieszkania lub codziennie dojeżdżał do pracy z miejscowości stałego zamieszkania bądź
- w innej miejscowości niż miejscowość stałego zamieszkania i mieszkał w hotelu pracowniczym lub kwaterze wynajętej przez przedsiębiorstwo.

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm., nazywana dalej ustawą o PIT),

- rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),

- rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 30 listopada 2006 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 227, poz. 1661),

- zarządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 14 sierpnia 1990 r. w sprawie świadczeń dla pracowników czasowo przeniesionych (MP nr 32, poz. 258 z późn. zm.).