Jak do podstawy ekwiwalentu za urlop wliczać składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc

Ponadto wszystkie składniki wynagrodzenia wliczane do podstawy ekwiwalentowej należy uzupełnić w przypadku, gdy pracownik nie przepracował w całości okresu, za który przysługiwał dany składnik, np. z powodu choroby, zwolnienia od pracy czy innej usprawiedliwionej nieobecności.

W sytuacji niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu, jeśli strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu zawartej z nim poprzedniej umowy o pracę (art. 171 Kodeksu pracy).

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń – prenumerata

Ogólne zasady ustalania wysokości ekwiwalentu urlopowego

Podstawę wymiaru ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy ustala się, stosując w większości zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. Wspólną regułą dla kalkulowania wynagrodzenia urlopowego, jak i ekwiwalentu pieniężnego jest przyjmowanie do obliczeń wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniami wymienionymi enumeratywnie w § 6 rozporządzenia urlopowego, do których należą m.in. premie uznaniowe, nagrody jubileuszowe, wynagrodzenie chorobowe, wynagrodzenie urlopowe, wynagrodzenie za przestój, trzynastki, jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie.

W odniesieniu do ekwiwalentu urlopowego składniki wynagrodzenia uwzględniane w jego podstawie wymiaru zostały pogrupowane na przysługujące:

• w stawce miesięcznej w stałej wysokości,
• zmienne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc,
• zmienne za okresy dłuższe niż 1 miesiąc.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu, tj. w miesiącu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Natomiast składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, należy wliczyć do jego podstawy wymiaru również w średniej wysokości, ale z tego dłuższego okresu. Składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc to najczęściej premie i prowizje: kwartalne, półroczne, roczne, a także dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej w przypadku dłuższego niż 1 miesiąc okresu rozliczeniowego czasu pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik otrzymuje stałe zasadnicze wynagrodzenie w wysokości 5000 zł oraz premie kwartalne uzależnione od wyników pracy. Stosunek pracy z pracownikiem zostanie rozwiązany 31 maja 2019 r. Osoba ta nie wykorzystała zaległego urlopu wypoczynkowego za 2018 r. w wymiarze 5 dni oraz 11 dni urlopu proporcjonalnego za 2019 r. (łącznie 16 dni). W okresie od maja 2018 r. do kwietnia 2019 r. pracownik otrzymał premie za II, III, IV kwartał 2018 r. oraz za I kwartał 2019 r. w kwotach odpowiednio: 2500 zł, 1700 zł, 2000 zł, 2300 zł (łącznie 8500 zł). Średnia premia wynikowa z tego 12-miesięcznego okresu wynosi 708,33 zł (8500 zł : 12). Do podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego należy wliczyć premię wynikową w kwocie 708,33 zł. Podstawa wymiaru ekwiwalentu wynosi 5708,33 zł (5000 zł + 708,33 zł). Za 16 dni (128 godzin) pracownikowi przysługuje ekwiwalent w wysokości 4366,08 zł, który został obliczony w następujący sposób:

• 5708,33 zł : 20,92 zł (współczynnik ekwiwalentowy) = 272,86 zł (stawka za 1 dzień),

• 272,86 zł : 8 godz. = 34,11 zł (stawka za 1 godzinę),

• 34,11 zł x 128 godz. = 4366,08 zł (ekwiwalent za urlop).

PRZYKŁAD

Pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 6200 zł miesięcznie, stały dodatek liderski - 1000 zł oraz premie roczne uzależnione od wyników pracy. Prawo do ekwiwalentu za urlop za 2019 r. pracownik nabędzie 31 maja 2019 r. W okresie od maja 2018 r. do kwietnia 2019 r. osoba ta otrzymała premię roczną za 2018 r. w wysokości 7800 zł. Średnia miesięczna premia z 12-miesięcznego okresu wynosi 650 zł (7800 zł : 12). Podstawa wymiaru ekwiwalentu urlopowego wyniesie 7850 zł (6200 zł + 1000 zł + 650 zł).

Składniki zmienne uwzględniane w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop, przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, należy:

• uzupełnić w razie nieprzepracowania okresu 12 miesięcy (z powodu np. choroby, urlopu wypoczynkowego),
• przyjąć najbliższy okres/okresy (np. kwartał, rok), za który pracownikowi ten składnik przysługiwał, jeżeli za cały poprzedni okres składnik ten nie przysługiwał (np. przez cały kwartał w okresie 12 miesięcy pracownik był nieobecny w pracy i nie otrzymał premii kwartalnej),
• przyjąć za okres faktycznie przepracowany, jeśli przed nabyciem prawa do ekwiwalentu pracownik otrzymał zmienne wynagrodzenie za krótszy okres (ze względu na krótsze zatrudnienie u pracodawcy).

Uzupełnienie składnika za okres dłuższy niż 1 miesiąc

Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego 12-miesięcznego okresu, wynagrodzenie zmienne faktycznie wypłacone mu w tym okresie należy:

• podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a następnie
• otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik ma prawo do rocznej premii regulaminowej. Kończy zatrudnienie w maju 2019 r. W okresie od maja 2018 r. do kwietnia 2019 r. otrzymał premię za 2018 r. w wysokości 5899 zł. W przyjętym okresie przepracował 204 dni, a powinien 251 dni. Roczną premię należy uzupełnić następująco:

• 5899 zł : 204 dni x 251 dni = 7258,08 zł.

Średnia miesięczna premia podlegająca wliczeniu do podstawy ekwiwalentowej wynosi 604,84 zł (7258,08 zł : 12 = 604,84 zł).

Uwzględnienie składników wynagrodzenia z najbliższego okresu

Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu, poprzedzający miesiąc nabycia do niego prawa, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny okres, pracownikowi nie przysługiwało zmienne wynagrodzenie za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. kwartał czy rok), przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe okresy, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie.

PRZYKŁAD

W firmie obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy, pokrywający się z kwartałami kalendarzowymi. Załóżmy, że pracownik nabył prawo do ekwiwalentu za urlop w czerwcu 2019 r. W okresie czerwiec 2018 r. - maj 2019 r. pracownik uzyskał dwukrotnie dodatki pieniężne za przekroczenie normy średniotygodniowej:

• w czerwcu 2018 r. (za II kwartał) 133 zł,

• w marcu 2019 r. (za I kwartał) 189 zł.

Przez 3 miesiące, tj. od października do grudnia 2018 r. (IV kwartał), pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym. W związku z tym ten okres należy pominąć i przyjąć najbliższy poprzedni taki okres, czyli I kwartał 2018 r., jeśli był przepracowany choćby w niewielkiej części (nawet 1 dzień). W marcu 2018 r. dodatek za przekroczenie normy średniotygodniowej wyniósł 46 zł (za I kwartał).

Dodatki wypłacone w 4 wskazanych okresach wyniosły odpowiednio: 46 zł (I kwartał) + 133 zł (II kwartał) + 0 zł (III kwartał) + 189 zł (I kwartał), co łącznie stanowi 368 zł.

Średni miesięczny dodatek wyniósł 30,67 zł (368 zł : 12 = 30,67 zł).

Dodatek w tej wysokości należy uwzględnić w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

Składniki wynagrodzenia za krótszy okres zatrudnienia

Jeżeli pracownik przed nabyciem prawa do ekwiwalentu otrzymał zmienne wynagrodzenie za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu, podstawę tę stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany.

PRZYKŁAD

Przyjmijmy, że pracownik zatrudniony od 1 stycznia 2019 r. nabędzie prawo do ekwiwalentu w czerwcu 2019 r. W okresie styczeń-maj 2019 r. otrzymał premię kwartalną za I kwartał w wysokości 600 zł. Kwotę premii należy podzielić przez 3, czyli przez liczbę miesięcy, za które przysługiwała: 600 zł : 3 = 200 zł. Premię w wysokości 200 zł trzeba wliczyć do podstawy wymiaru ekwiwalentu.

Podobnie należy postąpić w sytuacji, gdy w trakcie 12-miesięcznego okresu został wprowadzony nowy składnik wynagrodzenia za okres dłuższy niż 1 miesiąc i nie obowiązuje przez cały ten okres.

PRZYKŁAD

Od 1 września 2018 r. pracodawca wprowadził do systemu wynagradzania roczną premię wynikową wypłacaną do końca stycznia następnego roku. Pracownik, z którym w czerwcu 2019 r. zostanie rozwiązana umowa o pracę, otrzymał w styczniu 2019 r. pierwszą premię za okres od września do grudnia 2018 r. w wysokości 1780 zł. Do podstawy wymiaru ekwiwalentu za czerwiec 2019 r. należy przyjąć tę jedną premię wypłaconą za okres faktycznie przepracowany, ale nieobejmujący okresu od września 2018 r. do maja 2019 r., lecz okres od września do grudnia 2018 r. Podzielnikiem będzie tu liczba miesięcy, za które przysługiwała taka premia. Kwota tej premii, która zostanie wliczona do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, wyniesie 445 zł (1780 zł : 4 = 445 zł).

Przeliczenie składnika pensji w przypadku zmiany warunków wynagradzania

Wśród zasad wspólnych stosowanych do obliczenia wynagrodzenia urlopowego oraz ekwiwalentu urlopowego znajduje się ta dotycząca konieczności przeliczenia składników, nie tylko za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, ale również za dłuższe niż 1-miesięczne, jeżeli doszło do zmiany warunków wynagradzania pracownika. W razie zmiany w zmiennych składnikach wynagrodzenia, w tym również za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed nabyciem prawa do ekwiwalentu lub w miesiącu nabycia do niego prawa, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. Przepis ten zakłada zatem, że w całym okresie przyjętym do obliczenia ekwiwalentu pracownik otrzymywał zmienne składniki w nowej wysokości.

PRZYKŁAD

Od 1 stycznia 2019 r. pracownikowi przysługuje, poza wynagrodzeniem zasadniczym, premia kwartalna w wysokości 8% obrotu wypracowanego w kwartale. Do 31 grudnia 2018 r. pracownik miał prawo do premii kwartalnej w wysokości 5% obrotu oraz stałej miesięcznej premii w kwocie 500 zł. Umowa tego pracownika rozwiąże się z końcem maja 2019 r. Do obliczenia ekwiwalentu za urlop należy przyjąć okres od maja 2018 r. do kwietnia 2019 r. Ponieważ w tym czasie doszło do zmiany warunków wynagradzania polegającej na modyfikacji wysokości składnika zmiennego, należy go przeliczyć zgodnie z nową stawką. Przeliczenie polega na ustaleniu wysokości kwoty premii za 4 kwartały według nowego wskaźnika, czyli tak jakby przez 12 miesięcy pracownik miał prawo do premii w wysokości 8% wypracowanego obrotu.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 171 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2432

• § 6, § 14-19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353