REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć studiującemu pracownikowi zwrot kosztów dojazdów na zajęcia

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Mariusz Pigulski
ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej
Jak rozliczyć studiującemu pracownikowi zwrot kosztów dojazdów na zajęcia
Jak rozliczyć studiującemu pracownikowi zwrot kosztów dojazdów na zajęcia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

W niektórych sytuacjach można domagać się od pracodawcy zwrotu kosztów dojazdu na zajęcia na uczelnię. Kluczowe znaczenie ma tu zgoda pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji przez pracownika. Jakie są konsekwencje podatkowe szkolenia pracownika?

Jak należy rozliczać studiującemu pracownikowi zwrot kosztów dojazdów na zajęcia

REKLAMA

Pracownik studiuje we własnym zakresie, bez zgody pracodawcy. Niedawno wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o zwrot kosztów dojazdu na zajęcia na uczelnię. Pracodawca pozytywnie rozpatrzył wniosek. Czy wypłacone w związku z tym kwoty powinny stanowić przychód pracownika ze stosunku pracy, od którego należy naliczać zaliczki podatkowe i składki ZUS? – pyta Czytelnik z Ełku

Jeżeli pracodawca będzie zwracał koszty dojazdów pracownika na studia, należy uznać, że zgodził się na podnoszenie przez niego kwalifikacji. W związku z tym wspomniany zwrot może korzystać ze zwolnienia podatkowo-składkowego.

Jeśli podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika odbywa się z inicjatywy pracodawcy bądź za jego zgodą, wówczas zatrudnionemu przysługują:

  • urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub z części dnia pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia,
  • dodatkowe (fakultatywne) świadczenia, jeśli pracodawca przyzna je na zasadzie dobrowolności.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Pracodawca może w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 1033 Kodeksu pracy). Katalog świadczeń jest otwarty i ma charakter przykładowy, co oznacza, że pracodawca według uznania może oferować pracownikowi także inne bonusy, takie jak np. materiały szkoleniowe czy wyżywienie. Trzeba jednak pamiętać, że przyznanie konkretnych świadczeń fakultatywnych powinno pozostawać w ścisłym związku z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych.

Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub z części dnia pracy w całości podlega zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu. Natomiast wartość wspomnianych dodatkowych świadczeń nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy, ale tylko wtedy, gdy pracownik szkoli się z inicjatywy pracodawcy lub za jego aprobatą.

W przepisach prawa pracy brakuje wskazania, co powinniśmy rozumieć przez wyrażenie zgody przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji pracownika. Resort pracy na swojej stronie internetowej (www.mpips.gov.pl) wyjaśnił, że: (…) W przypadku, gdy nie ma obowiązku zawarcia umowy szkoleniowej, o wyrażeniu lub niewyrażeniu zgody przez pracodawcę na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych decydować będzie jego zachowanie wobec pracownika. W świetle art. 60 k.c. w związku z art. 300 k.p. udzielenie pracownikowi przez pracodawcę świadczenia należnego pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe (np. udzielenie urlopu szkoleniowego) lub przyznanie świadczenia fakultatywnego (np. pokrycie opłat za przejazd) może być ocenione jako faktyczne wyrażenie przez pracodawcę zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika.

Polecamy książkę: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

Uwzględniając przedstawione wyjaśnienia, należy stwierdzić, że w rozstrzyganym przypadku pracodawca godzi się na podnoszenie przez pracownika wiedzy na studiach. A zatem dokonywane zwroty za przejazdy na uczelnię wolne są od należności podatkowo-składkowych. Ich wypłata powinna być każdorazowo odpowiednio udokumentowana, np. przedłożonymi przez zatrudnionego rachunkami/fakturami za paliwo bądź biletami, jeśli przemieszczał się on środkami komunikacji publicznej.

W celu uniknięcia niedomówień i nieporozumień z pracownikami zaleca się, aby kwestie formy, zakresu, wysokości oraz reguł przyznawania przedmiotowych świadczeń zostały opisane:

  • w wewnątrzzakładowych aktach normatywnych (np. w zbiorowym układzie pracy lub regulaminie wynagradzania) bądź
  • w umowie szkoleniowej, którą można zawrzeć, nawet jeśli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania przez określony czas w zatrudnieniu po ukończeniu danego szkolenia, kursu, studiów itp.

REKLAMA

W praktyce nierzadko zdarza się, że zatrudniona osoba zdobywa albo uzupełnia wiedzę oraz umiejętności z własnej inicjatywy i/lub bez zgody pracodawcy. W takich okolicznościach należy jej się jedynie zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia i urlop bezpłatny w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym z pracodawcą (art. 1036 k.p.).

Pracownik mieszkający i pracujący w Łodzi z własnej inicjatywy studiuje zaocznie w Warszawie. W związku z tym zwrócił się do swojego pracodawcy na piśmie z prośbą o zwrot kosztów przejazdów pociągiem do Warszawy i z powrotem. Prośba została rozpatrzona pozytywnie. W tej sytuacji kwoty zwrotów powinny być zwolnione z opodatkowania i oskładkowania (nawet jeśli strony nie zawrą umowy szkoleniowej).

Pierwsza wypłata z ww. tytułu w wysokości 224 zł została dokonana w listopadzie 2017 r. (wraz z wynagrodzeniem). Zakładając, że wspomniany pracownik otrzymuje co miesiąc stałe wynagrodzenie (3000 zł brutto), jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodu oraz kwoty zmniejszającej miesięcznie zaliczkę podatkową (46,33 zł), jego listopadowa lista płac powinna wyglądać jak poniżej:

Lista płac za listopad 2017 r.

Lp.

Wyszczególnienie

Wartości w zł

1

wynagrodzenie za pracę

3000,00

2

zwrot za dojazdy na uczelnię

224,00

3

podstawa składek na ub. społeczne (poz. 1)

3000,00

4

składka na ub. emerytalne (poz. 3 x 9,76%)

292,80

5

składka na ub. rentowe (poz. 3 x 1,5%)

45,00

6

składka na ub. chorobowe (poz. 3 x 2,45%)

73,50

7

suma składek na ub. społeczne (poz. 4 + poz. 5 + poz. 6)

411,30

8

podstawa wymiaru składki na ub. zdrowotne (poz. 3 - poz. 7)

2588,70

9

składka na ub. zdrowotne naliczona (poz. 8 x 9%)

232,98

10

składka na ub. zdrowotne do odliczenia od podatku (poz. 8 × 7,75%)

200,62

11

koszty uzyskania przychodu

111,25

12

podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnego złotego (poz. 1 - poz. 7 - poz. 11)

2477,00

13

zaliczka na podatek [(poz. 12 x 18%) - 46,33]

399,53

14

zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnego złotego (poz. 13 - poz. 10)

199,00

15

kwota do wypłaty (poz. 1 + poz. 2 - poz. 7 - poz. 9 - poz. 14)

2380,72

Podstawa prawna:

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

REKLAMA

Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co się zmieni?

94% kandydatów do pracy przez brak widełek płacowych w ogłoszeniu rezygnuje z aplikowania, nawet jeśli oferta jest atrakcyjna dla rozwoju ich ścieżki kariery. Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co to oznacza? Czy podanie widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę będzie obowiązkowe?

Lipiec 2025: jakie zmiany i ważne daty w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych?

Lipiec 2025 r. przyniósł ważne zmiany w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Zmiany mają wpływ na sytuację pracowników, pracodawców, osób z niepełnosprawnościami, przedsiębiorców, osób bezrobotnych, stażystów i dla wielu innych grup. Wchodzi w życie sporo nowych przepisów - jedne są bardziej niszowe - bo dotyczące np. zatrudnienia w służbach, a drugie mniej, odnoszące się do wielu osób. Przypominamy też jakie są ważne terminy kadrowo-płacowe, które powinny być dochowane w lipcu 2025 r.

Czy certyfikacja ISO nadal ma sens?

Zarządzanie jakością, zarządzanie środowiskowe, systemy zapewniania bezpieczeństwa i higieny pracy czy czystości mikrobiologicznej – nowoczesne organizacje, szczególnie te, działające globalnie, porządkują wewnętrzne procesy własnymi procedurami. Czy w tej sytuacji certyfikacja ISO nadal ma sens? – Bez wątpienia. I to nie tylko po to, żeby zwiększyć konkurencyjność i wiarygodność w oczach kontrahentów – przekonuje Katarzyna Petrusiewicz, ekspert CWS Workwear.

Najbardziej szanowane zawody 2025. B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę

Jakie zawody są obecnie najbardziej szanowane przez społeczeństwo? Na końcu listy znajdują się posłowie, europosłowie, samorządowcy, influencerzy i youtuberzy. Zmienia się idealna wizja pracy - B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę.

REKLAMA

Pracodawca powinien redukować przebodźcowanie pracowników [SPOSOBY]

Współcześnie pracujemy za dużo, za głośno i za szybko. Wpływa to na przebodźcowanie, co z kolei powoduje niezdolność do koncentracji, złe samopoczucie, a nawet problemy psychiczne. Raport Pracuj.pl “Neurokomfort w pracy i rekrutacji, czyli przed jakimi wyzwaniami stajemy jako neuroróżnorodni w świecie pełnym bodźców” przedstawia problem i podaje pracodawcom sposoby na redukowanie przebodźcowania pracowników.

Uwaga! Komunikat ZUS: Od 1 lipca 2025 nowy kod ubezpieczenia dla osób niepełnosprawnych na stażu. Sprawdź, jak rozliczać 09 21 i 09 20

ZUS przypomina: od 1 lipca 2025 r. obowiązuje nowy kod tytułu ubezpieczenia dla osób niepełnosprawnych pobierających stypendium z urzędu pracy. Zmiana wynika z nowelizacji rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

REKLAMA