Kategorie

Rozliczenie dodatkowych świadczeń w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Izabela Nowacka
Izabela Nowacka
Rozliczenie dodatkowych świadczeń w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych
fot. Fotolia
Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą zatrudniający może dobrowolnie przyznać dodatkowe świadczenia, np. opłacić kurs, szkolenie. Jak rozliczać dodatkowe świadczenia udzielone pracownikowi na podnoszenie kwalifikacji zawodowych?

Problem

Prezes wieloosobowego zarządu spółki z o.o., w której jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, za zgodą pracodawcy rozpoczął studia na kierunku marketing i komunikacja rynkowa, specjalność e-marketing. Spółka zajmuje się m.in. sprzedażą internetową. W związku z tym zamierza przyznać mu dodatkowe świadczenia na podniesienie kwalifikacji zawodowych, tj. pokryć opłaty za kształcenie (czesne), przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Zakres wzajemnych praw i obowiązków stron oraz zasady rozliczeń będą wynikać z podpisanej umowy pomiędzy spółką a prezesem zarządu. Czy wartość tych świadczeń może być zwolniona z podatku dochodowego oraz składek ubezpieczeniowych?

Odpowiedź

Tak, wartość dodatkowych świadczeń ponoszonych przez spółkę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych prezesa zarządu będącego jej pracownikiem będzie podlegać zwolnieniu zarówno z podatku dochodowego, jak i składek na ZUS. W opisanym przypadku proces edukacyjny przebiega bowiem zgodnie z kodeksem pracy (dalej: k.p.).

Polecamy produkt: Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.

Reklama

Z wynika z niego, że jednym z obowiązków pracodawcy jest ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Jednak nie oznacza to, że każdy pracodawca zawsze musi się zgadzać na wszystkie formy i kierunki dokształcania, na jakie pracownik ma ochotę. Nie musi też wspierać finansowo takich inicjatyw. Pracodawca sam najlepiej wie, jakich kwalifikacji zawodowych oczekuje od pracownika przy wykonywaniu danej pracy lub na danym stanowisku. Obowiązki te nie zawsze wymagają od pracownika wykazywania się specjalistyczną wiedzą. Często wystarcza wiedza na ogólnym poziomie. Ponadto kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku mogą być ustalane w przepisach prawa pracy, takich jak układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania (art. 102 k.p.).

Pojęcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych zostało zdefiniowane w rozdziale III działu IV k.p. Jest to zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (gdy propozycję nauki wysunie pracownik). Takie rozumienie podnoszenia kwalifikacji odnosi się nie tylko do pracy obecnie wykonywanej przez pracownika, lecz także do sytuacji, gdy planowany jest jego awans lub zaproponowanie mu innych warunków pracy, np. pracy na innym stanowisku ze względu na przebranżowienie się firmy.

Zgoda pracodawcy

Ze względu na brak kodeksowej definicji określenia „za zgodą pracodawcy”, należy się odwołać do przepisów prawa cywilnego (art. 300 k.p.). Zgodnie z art. 60 kodeksu cywilnego, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny. Zatem pracodawca nie musi np. wprost podpisać pisemnej zgody na naukę. Może swą aprobatę wyrazić odpowiednim zachowaniem, np. poprzez udzielanie zwolnień od pracy na udział w zajęciach. Zgoda ta może być wyrażona również przez zawarcie umowy szkoleniowej. [RAMKA 1]

Reklama

Podobnie jest w przypadku, gdy nie ma obowiązku zawarcia umowy szkoleniowej (patrz ramka 1). Wtedy o wyrażeniu przez pracodawcę zgody na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych (lub o jej braku) decyduje jego zachowanie wobec podwładnego, np. udzielenie urlopu szkoleniowego czy pokrycie opłat za przejazdy. W praktyce pracodawca może się zgodzić na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika także w sytuacji, gdy ten już podjął naukę we własnym zakresie, ale dopiero w jej trakcie ujawni to pracodawcy i wystąpi o zgodę. Po jej uzyskaniu pracownik będzie kontynuował dokształcanie, oficjalnie jako podnoszenie kwalifikacji zawodowych na podstawie k.p. ze wszystkimi tego konsekwencjami, w postaci m.in. prawa do zwolnień z całości lub części dnia pracy na udział w obowiązkowych zajęciach czy do urlopu szkoleniowego.

Zgoda pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika powinna obejmować cały zamknięty proces kształcenia, po zakończeniu którego można uznać, że pracownik podniósł swoje kwalifikacje zawodowe. Przykładowo, w razie studiów magisterskich czy podyplomowych trwających zgodnie z programem nauki odpowiednio pięć lat lub trzy semestry, wyrażenie zgody na jeden rok bądź semestr nauki nie doprowadzi do podniesienia kwalifikacji zawodowych przez pracownika w ramach tej formy kształcenia.

Co obowiązkowo, a co dobrowolnie

Pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe, przysługują obowiązkowo dwa uprawnienia:

- zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania – pracodawca udziela go zawsze w dni, w których pracownik ma obowiązek uczestniczyć w zajęciach i potrzebuje czasu, by dotrzeć na nie punktualnie;

- urlop szkoleniowy – przysługuje w dwóch wymiarach, tj. 6 lub 21 dni w zależności od rodzaju egzaminu, który pracownik zalicza, przy czym 21 dni przysługuje na ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Urlop szkoleniowy przysługuje wyłącznie na egzaminy kończące niektóre formy podnoszenia kwalifikacji zawodowych (maturalny, eksternistyczny, dyplomowy, potwierdzający kwalifikacje zawodowe), a nie na egzaminy kończące kolejny rok nauki (sesja na studiach). Nie udziela się go również, jeżeli dana forma kształcenia zgodnie z przepisami nie kończy się egzaminem.

Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 1031 par. 3 k.p.). Przy obliczaniu wynagrodzenia za czas tego urlopu oraz zwolnień od pracy stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy (urlop szkoleniowy). [RAMKA 2]

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą zatrudniający może dobrowolnie przyznać dodatkowe świadczenia, np. opłacić kurs, szkolenie, przejazd, materiały czy zakwaterowanie, jeśli zajęcia odbywają się poza miejscem zamieszkania pracownika (art. 1033 k.p.).

W świetle PIT i ZUS

Wartość świadczeń otrzymanych przez pracownika na dokształcanie i podnoszenie kwalifikacji zawodowych stanowi przychód ze stosunku pracy. Ustawodawca wskazał bowiem, że do przychodów pracowniczych zalicza się wszelkiego rodzaju świadczenia przekazywane pracownikowi. Takim świadczeniem jest m.in. sfinansowanie studiów podnoszących kwalifikacje zawodowe.

Zobacz serwis: BHP

Z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika jednak, że wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych zgodnie z odrębnymi przepisami, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego. Powyższe zwolnienie koresponduje z przepisami odrębnymi (w tym przypadku z k.p.). Jeżeli więc spółka skieruje pracownika na studia albo na jego wniosek wyrazi zgodę na taką formę podnoszenia kwalifikacji, to ma to związek z podnoszeniem kwalifikacji zgodnie z k.p. Znajomość zasad e-marketingu oraz komunikacji rynkowej jest kluczowa w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie handlu internetowego.

Głównym przedmiotem działalności spółki jest sprzedaż prowadzona m.in. przez internet. Rolą prezesa zarządu jest nie tylko reprezentowanie spółki, lecz także prowadzenie jej spraw, tj. dbanie o jej ciągły rozwój oraz sprawowanie nadzoru, co wynika z art. 201 par. 1 kodeksu spółek handlowych. Zarząd spółki jest organem, który prowadzi sprawy spółki (we wszystkich obszarach niezastrzeżonych wyraźnie do kompetencji innych organów) i reprezentuje spółkę. Istnieje więc związek pomiędzy marketingiem, komunikacją rynkową oraz e-marketingiem a działalnością spółki i zakresem obowiązków prezesa zarządu. Należy zatem przyjąć, że otrzymane przez prezesa zarządu świadczenia związane z podnoszeniem kwalifikacji w rozumieniu k.p. stanowią przychód podatkowy korzystający ze zwolnienia. Jednak nie dotyczy ono wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy na punktualny udział w zajęciach. To wynagrodzenie podlega opodatkowaniu.

Podobnie jest ze składkami na ZUS. Z podstawy wymiaru wyłączona jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych. Zatem świadczenia dodatkowe przyznane zgodnie z k.p. nie są oskładkowane, a wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy – tak. ⒸⓅ

RAMKA 1

Umowa szkoleniowa

W umowie szkoleniowej określa się wzajemne prawa i obowiązki stron związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych. Zawarcie umowy jest szczególnie uzasadnione w przypadku dłuższej nauki finansowanej lub współfinansowanej przez pracodawcę i w przypadku, gdy pracodawca zamierza związać pracownika z firmą jeszcze przez określony czas po jej zakończeniu. Umowę szkoleniową zawiera się zwykle przed rozpoczęciem przez pracownika podnoszenia kwalifikacji zawodowych, a najpóźniej przed rozpoczęciem przez niego korzystania ze świadczeń przewidzianych dla pracowników, którzy się edukują. Powinna być ona zawarta na piśmie, przede wszystkim dla celów dowodowych. Pracodawca nie ma obowiązku zawierać umowy szkoleniowej jedynie wówczas, gdy nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 1034 par. 3 k.p.).

W umowie powinny być uregulowane takie kwestie jak wymiar zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania, wymiar urlopu szkoleniowego, okres pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji czy przyznanie dodatkowych świadczeń, np. opłaty za kształcenie. ⒸⓅ

RAMKA 2

Obliczamy wynagrodzenie za czas wolny na naukę

Przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego sposób postępowania zależy od rodzaju składników płacowych. Jeśli pracownik jest wynagradzany wyłącznie składnikami określonymi w stawce miesięcznej w stałej wysokości, to za miesiąc ze zwolnieniem szkoleniowym otrzymuje swoje normalne wynagrodzenie, bez konieczności odrębnego obliczania wynagrodzenia urlopowego. Natomiast jeśli oprócz składnika w stałej miesięcznej stawce przysługują mu również zmienne, za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, to wówczas obliczamy wynagrodzenie za czas zwolnienia w sposób następujący.

KROK 1. Stawka godzinowa. Dzielimy podstawę wymiaru ze zmiennych składników przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie tego miesiąca, w którym był np. na urlopie.

KROK 2. Wynagrodzenie urlopowe. Mnożymy tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie tego urlopu w ramach normalnego czasu pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Przyjmijmy więc, że opisany na wstępie prezes zarządu spółki podjął studia podyplomowe od 1 października 2016 r. Zajęcia będą się odbywały dwa razy w miesiącu, w piątek, sobotę i niedzielę. Pierwsze przypadają na piątek 14 października, a kolejne na piątek 28 października, od godziny 16.00. Aby dojechać na uczelnię i zdążyć na wykłady, prezes musi się zwolnić z pracy od godz. 13.00 do 16.00. W październiku skorzysta łącznie z 6 godzin zwolnienia od pracy. Jest on wynagradzany stawką płacy zasadniczej 12 000 zł oraz zmienną miesięczną premią regulaminową w wysokości od 20 do 40 proc. podstawowej stawki. W październiku premia wyniosła 3000 zł, a faktycznie pracownik przepracował 162 godz. z obowiązujących 168. Wynagrodzenie za 6 godzin zwolnienia w październiku wyniosło:

3000 zł : 162 godz. = 18,52 zł – wynagrodzenie za jedną godzinę pracy

18,52 zł x 6 godz. = 111,12 zł – wynagrodzenie za czas zwolnienia

Za październik prezesowi przysługuje wynagrodzenie stałe 12 000 zł, premia 3000 zł oraz wynagrodzenie za czas zwolnienia szkoleniowego – 111,12 zł. ⒸⓅ

Podstawa prawna

- Art. 102–1034 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

- Art. 201 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.).

- Art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

- Par. 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.).

- Art. 60 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.).

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online na praca.gov.pl

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii przygotowuje projekt ustawy o zawieraniu i rozliczaniu umów w sposób elektroniczny przez niektórych pracodawców. Ustawa ta ma pozwolić mikroprzedsiębiorcom, rolnikom, a także osobom fizycznym, zatrudniającym pracowników, czy zleceniobiorców, na zawieranie umów o pracę i umów zlecenia według gotowych szablonów na portalu praca.gov.pl. Ten nowy sposób zawierania ww. umów ma być dodatkową opcją dla wspomnianych pracodawców i zleceniodawców. Zawsze będzie można zatrudnić pracownika czy zleceniobiorcę w tradycyjny sposób. Projekt ten ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w III kwartale 2021 r.

    Wypadki przy pracy - I kwartał 2021 [GUS]

    Wypadki przy pracy - GUS podał dane za I kwartał 2021 r. Czy liczba wypadków spadła w porównaniu do roku 2020?

    HR-owca portret własny 2021 [RAPORT]

    HR-owca portret własny 2021 - raport przedstawia jak HRowcy radzili sobie w pandemii, jakie mają zadania, wyzwania i motywacje. Jak oceniają swoją pracę?

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r.

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r. - ile wynosi Mindestlohn? Ile wynosi netto?

    Urlop rodzinny na opiekę nad rodzicami lub wnukami

    Urlop rodzinny - 12 miesięczny urlop na opiekę nad chorymi rodzicami bądź wnukami dla babci lub dziadka to nowa propozycja urlopu. Czy będzie wprowadzony do Kodeksu pracy?

    Składka zdrowotna - Nowy Ład

    Składka zdrowotna a Nowy Ład - jaka zmiana w naliczaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne została przewidziana od 2022 r.?