Rozliczenie dodatkowych świadczeń w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych

Problem

Prezes wieloosobowego zarządu spółki z o.o., w której jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, za zgodą pracodawcy rozpoczął studia na kierunku marketing i komunikacja rynkowa, specjalność e-marketing. Spółka zajmuje się m.in. sprzedażą internetową. W związku z tym zamierza przyznać mu dodatkowe świadczenia na podniesienie kwalifikacji zawodowych, tj. pokryć opłaty za kształcenie (czesne), przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Zakres wzajemnych praw i obowiązków stron oraz zasady rozliczeń będą wynikać z podpisanej umowy pomiędzy spółką a prezesem zarządu. Czy wartość tych świadczeń może być zwolniona z podatku dochodowego oraz składek ubezpieczeniowych?

Odpowiedź

Tak, wartość dodatkowych świadczeń ponoszonych przez spółkę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych prezesa zarządu będącego jej pracownikiem będzie podlegać zwolnieniu zarówno z podatku dochodowego, jak i składek na ZUS. W opisanym przypadku proces edukacyjny przebiega bowiem zgodnie z kodeksem pracy (dalej: k.p.).

Polecamy produkt: Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.

Z wynika z niego, że jednym z obowiązków pracodawcy jest ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Jednak nie oznacza to, że każdy pracodawca zawsze musi się zgadzać na wszystkie formy i kierunki dokształcania, na jakie pracownik ma ochotę. Nie musi też wspierać finansowo takich inicjatyw. Pracodawca sam najlepiej wie, jakich kwalifikacji zawodowych oczekuje od pracownika przy wykonywaniu danej pracy lub na danym stanowisku. Obowiązki te nie zawsze wymagają od pracownika wykazywania się specjalistyczną wiedzą. Często wystarcza wiedza na ogólnym poziomie. Ponadto kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku mogą być ustalane w przepisach prawa pracy, takich jak układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania (art. 102 k.p.).

Pojęcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych zostało zdefiniowane w rozdziale III działu IV k.p. Jest to zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (gdy propozycję nauki wysunie pracownik). Takie rozumienie podnoszenia kwalifikacji odnosi się nie tylko do pracy obecnie wykonywanej przez pracownika, lecz także do sytuacji, gdy planowany jest jego awans lub zaproponowanie mu innych warunków pracy, np. pracy na innym stanowisku ze względu na przebranżowienie się firmy.

Zgoda pracodawcy

Ze względu na brak kodeksowej definicji określenia „za zgodą pracodawcy”, należy się odwołać do przepisów prawa cywilnego (art. 300 k.p.). Zgodnie z art. 60 kodeksu cywilnego, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny. Zatem pracodawca nie musi np. wprost podpisać pisemnej zgody na naukę. Może swą aprobatę wyrazić odpowiednim zachowaniem, np. poprzez udzielanie zwolnień od pracy na udział w zajęciach. Zgoda ta może być wyrażona również przez zawarcie umowy szkoleniowej. ^{[RAMKA 1]}

Podobnie jest w przypadku, gdy nie ma obowiązku zawarcia umowy szkoleniowej (patrz ramka 1). Wtedy o wyrażeniu przez pracodawcę zgody na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych (lub o jej braku) decyduje jego zachowanie wobec podwładnego, np. udzielenie urlopu szkoleniowego czy pokrycie opłat za przejazdy. W praktyce pracodawca może się zgodzić na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika także w sytuacji, gdy ten już podjął naukę we własnym zakresie, ale dopiero w jej trakcie ujawni to pracodawcy i wystąpi o zgodę. Po jej uzyskaniu pracownik będzie kontynuował dokształcanie, oficjalnie jako podnoszenie kwalifikacji zawodowych na podstawie k.p. ze wszystkimi tego konsekwencjami, w postaci m.in. prawa do zwolnień z całości lub części dnia pracy na udział w obowiązkowych zajęciach czy do urlopu szkoleniowego.

Zgoda pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika powinna obejmować cały zamknięty proces kształcenia, po zakończeniu którego można uznać, że pracownik podniósł swoje kwalifikacje zawodowe. Przykładowo, w razie studiów magisterskich czy podyplomowych trwających zgodnie z programem nauki odpowiednio pięć lat lub trzy semestry, wyrażenie zgody na jeden rok bądź semestr nauki nie doprowadzi do podniesienia kwalifikacji zawodowych przez pracownika w ramach tej formy kształcenia.

Co obowiązkowo, a co dobrowolnie

Pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe, przysługują obowiązkowo dwa uprawnienia:

- zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania – pracodawca udziela go zawsze w dni, w których pracownik ma obowiązek uczestniczyć w zajęciach i potrzebuje czasu, by dotrzeć na nie punktualnie;

- urlop szkoleniowy – przysługuje w dwóch wymiarach, tj. 6 lub 21 dni w zależności od rodzaju egzaminu, który pracownik zalicza, przy czym 21 dni przysługuje na ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Urlop szkoleniowy przysługuje wyłącznie na egzaminy kończące niektóre formy podnoszenia kwalifikacji zawodowych (maturalny, eksternistyczny, dyplomowy, potwierdzający kwalifikacje zawodowe), a nie na egzaminy kończące kolejny rok nauki (sesja na studiach). Nie udziela się go również, jeżeli dana forma kształcenia zgodnie z przepisami nie kończy się egzaminem.

Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 103¹ par. 3 k.p.). Przy obliczaniu wynagrodzenia za czas tego urlopu oraz zwolnień od pracy stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy (urlop szkoleniowy). ^{[RAMKA 2]}

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą zatrudniający może dobrowolnie przyznać dodatkowe świadczenia, np. opłacić kurs, szkolenie, przejazd, materiały czy zakwaterowanie, jeśli zajęcia odbywają się poza miejscem zamieszkania pracownika (art. 103³ k.p.).

W świetle PIT i ZUS

Wartość świadczeń otrzymanych przez pracownika na dokształcanie i podnoszenie kwalifikacji zawodowych stanowi przychód ze stosunku pracy. Ustawodawca wskazał bowiem, że do przychodów pracowniczych zalicza się wszelkiego rodzaju świadczenia przekazywane pracownikowi. Takim świadczeniem jest m.in. sfinansowanie studiów podnoszących kwalifikacje zawodowe.

Zobacz serwis: BHP

Z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika jednak, że wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych zgodnie z odrębnymi przepisami, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego. Powyższe zwolnienie koresponduje z przepisami odrębnymi (w tym przypadku z k.p.). Jeżeli więc spółka skieruje pracownika na studia albo na jego wniosek wyrazi zgodę na taką formę podnoszenia kwalifikacji, to ma to związek z podnoszeniem kwalifikacji zgodnie z k.p. Znajomość zasad e-marketingu oraz komunikacji rynkowej jest kluczowa w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie handlu internetowego.

Głównym przedmiotem działalności spółki jest sprzedaż prowadzona m.in. przez internet. Rolą prezesa zarządu jest nie tylko reprezentowanie spółki, lecz także prowadzenie jej spraw, tj. dbanie o jej ciągły rozwój oraz sprawowanie nadzoru, co wynika z art. 201 par. 1 kodeksu spółek handlowych. Zarząd spółki jest organem, który prowadzi sprawy spółki (we wszystkich obszarach niezastrzeżonych wyraźnie do kompetencji innych organów) i reprezentuje spółkę. Istnieje więc związek pomiędzy marketingiem, komunikacją rynkową oraz e-marketingiem a działalnością spółki i zakresem obowiązków prezesa zarządu. Należy zatem przyjąć, że otrzymane przez prezesa zarządu świadczenia związane z podnoszeniem kwalifikacji w rozumieniu k.p. stanowią przychód podatkowy korzystający ze zwolnienia. Jednak nie dotyczy ono wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy na punktualny udział w zajęciach. To wynagrodzenie podlega opodatkowaniu.

Podobnie jest ze składkami na ZUS. Z podstawy wymiaru wyłączona jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych. Zatem świadczenia dodatkowe przyznane zgodnie z k.p. nie są oskładkowane, a wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy – tak. ^ⒸⓅ

RAMKA 1

Umowa szkoleniowa

W umowie szkoleniowej określa się wzajemne prawa i obowiązki stron związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych. Zawarcie umowy jest szczególnie uzasadnione w przypadku dłuższej nauki finansowanej lub współfinansowanej przez pracodawcę i w przypadku, gdy pracodawca zamierza związać pracownika z firmą jeszcze przez określony czas po jej zakończeniu. Umowę szkoleniową zawiera się zwykle przed rozpoczęciem przez pracownika podnoszenia kwalifikacji zawodowych, a najpóźniej przed rozpoczęciem przez niego korzystania ze świadczeń przewidzianych dla pracowników, którzy się edukują. Powinna być ona zawarta na piśmie, przede wszystkim dla celów dowodowych. Pracodawca nie ma obowiązku zawierać umowy szkoleniowej jedynie wówczas, gdy nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 103⁴ par. 3 k.p.).

W umowie powinny być uregulowane takie kwestie jak wymiar zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania, wymiar urlopu szkoleniowego, okres pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji czy przyznanie dodatkowych świadczeń, np. opłaty za kształcenie. ^ⒸⓅ

RAMKA 2

Obliczamy wynagrodzenie za czas wolny na naukę

Przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego sposób postępowania zależy od rodzaju składników płacowych. Jeśli pracownik jest wynagradzany wyłącznie składnikami określonymi w stawce miesięcznej w stałej wysokości, to za miesiąc ze zwolnieniem szkoleniowym otrzymuje swoje normalne wynagrodzenie, bez konieczności odrębnego obliczania wynagrodzenia urlopowego. Natomiast jeśli oprócz składnika w stałej miesięcznej stawce przysługują mu również zmienne, za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, to wówczas obliczamy wynagrodzenie za czas zwolnienia w sposób następujący.

KROK 1. Stawka godzinowa. Dzielimy podstawę wymiaru ze zmiennych składników przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie tego miesiąca, w którym był np. na urlopie.

KROK 2. Wynagrodzenie urlopowe. Mnożymy tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie tego urlopu w ramach normalnego czasu pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Przyjmijmy więc, że opisany na wstępie prezes zarządu spółki podjął studia podyplomowe od 1 października 2016 r. Zajęcia będą się odbywały dwa razy w miesiącu, w piątek, sobotę i niedzielę. Pierwsze przypadają na piątek 14 października, a kolejne na piątek 28 października, od godziny 16.00. Aby dojechać na uczelnię i zdążyć na wykłady, prezes musi się zwolnić z pracy od godz. 13.00 do 16.00. W październiku skorzysta łącznie z 6 godzin zwolnienia od pracy. Jest on wynagradzany stawką płacy zasadniczej 12 000 zł oraz zmienną miesięczną premią regulaminową w wysokości od 20 do 40 proc. podstawowej stawki. W październiku premia wyniosła 3000 zł, a faktycznie pracownik przepracował 162 godz. z obowiązujących 168. Wynagrodzenie za 6 godzin zwolnienia w październiku wyniosło:

3000 zł : 162 godz. = 18,52 zł – wynagrodzenie za jedną godzinę pracy

18,52 zł x 6 godz. = 111,12 zł – wynagrodzenie za czas zwolnienia

Za październik prezesowi przysługuje wynagrodzenie stałe 12 000 zł, premia 3000 zł oraz wynagrodzenie za czas zwolnienia szkoleniowego – 111,12 zł. ⒸⓅ

Podstawa prawna

- Art. 102–103⁴ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

- Art. 201 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.).

- Art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

- Par. 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.).

- Art. 60 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.).