Rozliczanie wydatków poniesionych w związku z wykonywaną pracą

Pracownicy mobilni (np. przedstawiciele handlowi, medyczni, serwisanci urządzeń) to coraz szersza grupa zatrudnionych, dla których przemieszczanie się i przebywanie poza siedzibą pracodawcy jest niezbędne do właściwego realizowania zadań pracowniczych. W ich przypadku to podróże, nie zaś praca wykonywana w stałym miejscu należą do podstawowych obowiązków. Zatrudnianie pracowników mobilnych wiąże się więc nierozerwalnie z koniecznością ponoszenia m.in. kosztów przejazdów, zakwaterowania, opłat parkingowych czy wyżywienia.

Pojęcie podróży służbowej

Pracownikowi, który wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ § 1 k.p.). A zatem z treści powyższego przepisu wynika, że podróż służbowa powinna mieć przede wszystkim charakter incydentalny. Takie stanowisko zajął również Sąd Najwyższy w uzasadnieniu postanowienia z 13 maja 2008 r., w którym stwierdził, że pracownicy mobilni nie wykonują incydentalnie zadań wynikających z oddelegowania poza miejsce pracy, a ich nieustanne przebywanie w trasie jest ściśle związane z charakterem pracy. W związku z powyższym nie ma do nich zastosowania norma zawarta w art. 77⁵ § 1 k.p., ponieważ nie można na jej podstawie posłużyć się stwierdzeniem, że pracownik może być stale w podróży służbowej. Warto w tym miejscu zauważyć, że pracownicy mobilni to grupa osób, która wykonuje obowiązki służbowe w warunkach stałego przemieszczania się, a podróż nie jest dla nich zjawiskiem wyjątkowym, ale naturalnym realizowaniem obowiązków pracowniczych.

Rozliczanie wydatków

W związku z wykonywaniem obowiązków służbowych pracownicy mobilni ponoszą różnego rodzaju wydatki, do których zalicza się m.in. koszty związane z przejazdem, noclegiem, wyżywieniem czy inne opłaty (np. parkingowe). W ich przypadku istotne jest dokładne dokumentowanie poniesionych wydatków przez zachowanie faktur, rachunków czy paragonów. Wystawiane są one najczęściej na pracodawcę, jako nabywcę danych rzeczy czy usług, a następnie przekazywane mu przez pracownika w celu otrzymania zwrotu poniesionych wydatków.

Należy podkreślić, że przy normalnym wykonywaniu obowiązków pracowniczych w ramach określonego w umowie miejsca pracy pracownik mobilny nie jest w podróży służbowej. Nie przysługuje mu zatem dieta oraz inne należności z tytułu podróży służbowej. Jeżeli pracodawca dokonałby ich wypłaty, wówczas zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należałoby je opodatkować. Przepis ten za przychody ze stosunku pracy uważa wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania.

Natomiast wydatki pracowników mobilnych, ponoszone w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych, mają jedynie służbowy charakter i nie są związane z celami osobistymi. W związku z tym należy stwierdzić, że zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników mobilnych związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę nie powinno się traktować jako przychodu ze stosunku pracy oraz pobierać i odprowadzić z tego tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Takie wydatki mogą natomiast stanowić koszt uzyskania przychodu pracodawcy.

Przykład

Jan K. został zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego. Miejscem świadczenia pracy jest obszar 3 województw: mazowieckiego, łódzkiego i warmińsko-mazurskiego. Siedziba pracodawcy znajduje się w Warszawie. Jan K. po powrocie z Olsztyna, gdzie był umówiony z jednym ze swoich klientów, zażądał od pracodawcy diety i innych świadczeń przysługujących z tytułu odbycia podróży służbowej. Pracodawca odmówił, twierdząc, że przejazdy pracownika w ramach wskazanego w umowie jako miejsce pracy obszaru 3 województw nie mogą być traktowane jako podróże służbowe w rozumieniu art. 77⁵ § 1 k.p. W takim przypadku pracodawca zwrócił przedstawicielowi poniesione przez niego wydatki, ale nie wypłacił mu diety z tytułu odbycia podróży służbowej.

Rozliczanie wydatków poniesionych na paliwo

Pracownik mobilny, który korzysta z prywatnego auta do celów służbowych, może dochodzić zwrotu kosztów przejazdu obliczanego jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu ustalonej przez pracodawcę.

Stawka ta nie może jednak przekraczać maksymalnych stawek kosztów używania pojazdów do celów służbowych określonych w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Wynoszą one dla samochodów osobowych:

• o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,5214 zł,
• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 0,8358 zł.

Zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o wykorzystaniu pojazdu w danym miesiącu do celów służbowych. Oświadczenie to, zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury, powinno zawierać dane dotyczące pojazdu, takie jak: pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny, oraz wskazywać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności.

Warto dodać, że pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwoty wypłacane pracownikowi z tytułu zwrotu wydatków za korzystanie z pojazdu prywatnego do celów służbowych do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub kwoty nieprzekraczającej stawki za kilometr przebiegu pojazdu – w tej sytuacji jest konieczne prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu.

Przykład

Przedstawiciel medyczny przejechał w styczniu 2012 r. prywatnym samochodem o pojemności silnika powyżej 900 cm³ – 1870 km. Pracodawca za ten okres zwrócił mu kwotę w wysokości 1562,95 zł (obliczoną jako iloraz przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu).

Podstawa prawna:

•  art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy,
•  art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.),
•  § 2, § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).

Orzecznictwo:

• postanowienie SN z 13 maja 2008 r. (II PZP 8/08).