Rozliczanie wydatków poniesionych w związku z wykonywaną pracą

Pracownicy mobilni (np. przedstawiciele handlowi, medyczni, serwisanci urządzeń) to coraz szersza grupa zatrudnionych, dla których przemieszczanie się i przebywanie poza siedzibą pracodawcy jest niezbędne do właściwego realizowania zadań pracowniczych. W ich przypadku to podróże, nie zaś praca wykonywana w stałym miejscu należą do podstawowych obowiązków. Zatrudnianie pracowników mobilnych wiąże się więc nierozerwalnie z koniecznością ponoszenia m.in. kosztów przejazdów, zakwaterowania, opłat parkingowych czy wyżywienia.

Pojęcie podróży służbowej

Pracownikowi, który wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ § 1 k.p.). A zatem z treści powyższego przepisu wynika, że podróż służbowa powinna mieć przede wszystkim charakter incydentalny. Takie stanowisko zajął również Sąd Najwyższy w uzasadnieniu postanowienia z 13 maja 2008 r., w którym stwierdził, że pracownicy mobilni nie wykonują incydentalnie zadań wynikających z oddelegowania poza miejsce pracy, a ich nieustanne przebywanie w trasie jest ściśle związane z charakterem pracy. W związku z powyższym nie ma do nich zastosowania norma zawarta w art. 77⁵ § 1 k.p., ponieważ nie można na jej podstawie posłużyć się stwierdzeniem, że pracownik może być stale w podróży służbowej. Warto w tym miejscu zauważyć, że pracownicy mobilni to grupa osób, która wykonuje obowiązki służbowe w warunkach stałego przemieszczania się, a podróż nie jest dla nich zjawiskiem wyjątkowym, ale naturalnym realizowaniem obowiązków pracowniczych.

Rozliczanie wydatków

W związku z wykonywaniem obowiązków służbowych pracownicy mobilni ponoszą różnego rodzaju wydatki, do których zalicza się m.in. koszty związane z przejazdem, noclegiem, wyżywieniem czy inne opłaty (np. parkingowe). W ich przypadku istotne jest dokładne dokumentowanie poniesionych wydatków przez zachowanie faktur, rachunków czy paragonów. Wystawiane są one najczęściej na pracodawcę, jako nabywcę danych rzeczy czy usług, a następnie przekazywane mu przez pracownika w celu otrzymania zwrotu poniesionych wydatków.

Należy podkreślić, że przy normalnym wykonywaniu obowiązków pracowniczych w ramach określonego w umowie miejsca pracy pracownik mobilny nie jest w podróży służbowej. Nie przysługuje mu zatem dieta oraz inne należności z tytułu podróży służbowej. Jeżeli pracodawca dokonałby ich wypłaty, wówczas zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należałoby je opodatkować. Przepis ten za przychody ze stosunku pracy uważa wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania.

Natomiast wydatki pracowników mobilnych, ponoszone w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych, mają jedynie służbowy charakter i nie są związane z celami osobistymi. W związku z tym należy stwierdzić, że zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników mobilnych związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę nie powinno się traktować jako przychodu ze stosunku pracy oraz pobierać i odprowadzić z tego tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Takie wydatki mogą natomiast stanowić koszt uzyskania przychodu pracodawcy.