Kategorie

Rozliczanie wydatków poniesionych w związku z wykonywaną pracą

Kryspina Polewaczyk
Pracownicy, których podstawowym obowiązkiem jest przemieszczanie się, nie są w podróży służbowej, jeżeli poruszają się w ramach określonego w umowie miejsca pracy. A zatem nie przysługuje im dieta oraz inne należności z tytułu podróży służbowej.

Pracownicy mobilni (np. przedstawiciele handlowi, medyczni, serwisanci urządzeń) to coraz szersza grupa zatrudnionych, dla których przemieszczanie się i przebywanie poza siedzibą pracodawcy jest niezbędne do właściwego realizowania zadań pracowniczych. W ich przypadku to podróże, nie zaś praca wykonywana w stałym miejscu należą do podstawowych obowiązków. Zatrudnianie pracowników mobilnych wiąże się więc nierozerwalnie z koniecznością ponoszenia m.in. kosztów przejazdów, zakwaterowania, opłat parkingowych czy wyżywienia.

Pojęcie podróży służbowej

Pracownikowi, który wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 775 § 1 k.p.). A zatem z treści powyższego przepisu wynika, że podróż służbowa powinna mieć przede wszystkim charakter incydentalny. Takie stanowisko zajął również Sąd Najwyższy w uzasadnieniu postanowienia z 13 maja 2008 r., w którym stwierdził, że pracownicy mobilni nie wykonują incydentalnie zadań wynikających z oddelegowania poza miejsce pracy, a ich nieustanne przebywanie w trasie jest ściśle związane z charakterem pracy. W związku z powyższym nie ma do nich zastosowania norma zawarta w art. 775 § 1 k.p., ponieważ nie można na jej podstawie posłużyć się stwierdzeniem, że pracownik może być stale w podróży służbowej. Warto w tym miejscu zauważyć, że pracownicy mobilni to grupa osób, która wykonuje obowiązki służbowe w warunkach stałego przemieszczania się, a podróż nie jest dla nich zjawiskiem wyjątkowym, ale naturalnym realizowaniem obowiązków pracowniczych.

Rozliczanie wydatków

Reklama

W związku z wykonywaniem obowiązków służbowych pracownicy mobilni ponoszą różnego rodzaju wydatki, do których zalicza się m.in. koszty związane z przejazdem, noclegiem, wyżywieniem czy inne opłaty (np. parkingowe). W ich przypadku istotne jest dokładne dokumentowanie poniesionych wydatków przez zachowanie faktur, rachunków czy paragonów. Wystawiane są one najczęściej na pracodawcę, jako nabywcę danych rzeczy czy usług, a następnie przekazywane mu przez pracownika w celu otrzymania zwrotu poniesionych wydatków.

Należy podkreślić, że przy normalnym wykonywaniu obowiązków pracowniczych w ramach określonego w umowie miejsca pracy pracownik mobilny nie jest w podróży służbowej. Nie przysługuje mu zatem dieta oraz inne należności z tytułu podróży służbowej. Jeżeli pracodawca dokonałby ich wypłaty, wówczas zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należałoby je opodatkować. Przepis ten za przychody ze stosunku pracy uważa wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania.

Natomiast wydatki pracowników mobilnych, ponoszone w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych, mają jedynie służbowy charakter i nie są związane z celami osobistymi. W związku z tym należy stwierdzić, że zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników mobilnych związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę nie powinno się traktować jako przychodu ze stosunku pracy oraz pobierać i odprowadzić z tego tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Takie wydatki mogą natomiast stanowić koszt uzyskania przychodu pracodawcy.


Przykład

Jan K. został zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego. Miejscem świadczenia pracy jest obszar 3 województw: mazowieckiego, łódzkiego i warmińsko-mazurskiego. Siedziba pracodawcy znajduje się w Warszawie. Jan K. po powrocie z Olsztyna, gdzie był umówiony z jednym ze swoich klientów, zażądał od pracodawcy diety i innych świadczeń przysługujących z tytułu odbycia podróży służbowej. Pracodawca odmówił, twierdząc, że przejazdy pracownika w ramach wskazanego w umowie jako miejsce pracy obszaru 3 województw nie mogą być traktowane jako podróże służbowe w rozumieniu art. 775 § 1 k.p. W takim przypadku pracodawca zwrócił przedstawicielowi poniesione przez niego wydatki, ale nie wypłacił mu diety z tytułu odbycia podróży służbowej.

Rozliczanie wydatków poniesionych na paliwo

Pracownik mobilny, który korzysta z prywatnego auta do celów służbowych, może dochodzić zwrotu kosztów przejazdu obliczanego jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu ustalonej przez pracodawcę.

Stawka ta nie może jednak przekraczać maksymalnych stawek kosztów używania pojazdów do celów służbowych określonych w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Wynoszą one dla samochodów osobowych:

  • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.
Reklama

Zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o wykorzystaniu pojazdu w danym miesiącu do celów służbowych. Oświadczenie to, zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury, powinno zawierać dane dotyczące pojazdu, takie jak: pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny, oraz wskazywać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności.

Warto dodać, że pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwoty wypłacane pracownikowi z tytułu zwrotu wydatków za korzystanie z pojazdu prywatnego do celów służbowych do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub kwoty nieprzekraczającej stawki za kilometr przebiegu pojazdu – w tej sytuacji jest konieczne prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu.

Przykład

Przedstawiciel medyczny przejechał w styczniu 2012 r. prywatnym samochodem o pojemności silnika powyżej 900 cm3 – 1870 km. Pracodawca za ten okres zwrócił mu kwotę w wysokości 1562,95 zł (obliczoną jako iloraz przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu).

Podstawa prawna:

  •  art. 775 § 1 Kodeksu pracy,
  •  art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.),
  •  § 2, § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).

Orzecznictwo:

  • postanowienie SN z 13 maja 2008 r. (II PZP 8/08).
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    "Blaski i cienie PPK" - niezależne badanie naukowe

    PPK - jakie są opinie o programie? Poznaj wyniki niezależnego badania naukowego "Blaski i cienie PPK".

    Tata wybiera urlop ojcowski

    Urlop ojcowski to urlop najczęściej wykorzystywany przez ojców urlop po narodzinach dziecka. Najrzadziej korzystają z urlopu rodzicielskiego.

    Monitoring poczty elektronicznej pracownika a przepisy

    Monitoring poczty elektronicznej pracownika - jakie są przepisy prawne? Czy to nie narusza dóbr osobistych pracownika?

    Zasiłek macierzyński i opiekuńczy - będzie okres wyczekiwania?

    Okres wyczekiwania przy zasiłku macierzyńskim i opiekuńczym? To propozycja ZUS mająca zapobiegać nadużyciom.

    Zwolnienie z ZUS - do kiedy wniosek?

    Zwolnienie z ZUS - do kiedy można złożyć wniosek o zwolnienie ze składek za grudzień 2020, styczeń, luty, marzec i kwiecień 2021 r. z tarczy 9.0?

    Pracownik niepełnosprawny – jakie prawa?

    Pracownik niepełnosprawny - jakie prawa przyznaje Kodeks pracy i ustawa o rehabilitacji zawodowej? Jaki jest wymiar czasu pracy i urlopu?

    Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę - jak przechowywać?

    Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę polega na złożeniu oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jak je przechowywać?

    Czas wolny za nadgodziny a odpoczynek tygodniowy

    Czas wolny za nadgodziny może zostać zaliczony do 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. To stanowisko MRPiT z dnia 5 maja 2021 r.

    PIP kontroluje małe budowy

    Kontrole PIP - mała budowa to miejsce, gdzie najczęściej w budownictwie występują wypadki przy pracy. PIP rozpoczęła więc akcję "Kontrole na małych budowach".

    Przeciętne wynagrodzenie 2021

    Przeciętne wynagrodzenie w 2021 r. wzrosło o 10% w stosunku do roku poprzedniego. Ile wynosi?

    Amerykański pracodawca wymarzony dla Polaków

    Amerykański pracodawca jest pracodawcą wymarzonym dla Polaków. Najchętniej pracowaliby dla korporacji z zagranicznym kapitałem, przede wszystkim z USA.

    Praca na magazynie - ile zarabia pracownik i kierownik magazynu

    Praca na magazynie - jakie są zarobki? Ile zarabia pracownik, a ile kierownik magazynu?

    Pandemia lekcją dla HR-owców

    Pandemia jest dla HR-owców lekcją, która wpłynie na przyszłość tego zawodu

    Stawka godzinowa 2022 – netto, zlecenie

    Stawka godzinowa 2022 i umowa zlecenie – kwota netto i brutto? Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowach cywilnoprawnych, a ile na umowie o pracę?

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl - nowa ustawa

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl to ułatwienie dla mikroprzedsiębiorcy, rolnika i osoby fizycznej. Za pomocą systemu będzie można zawrzeć umowę o pracę i zlecenia. Automatycznie dokona zgłoszenia do ZUS i KAS, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki i rozliczy urlopy.

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?