Czy przysługuje ekwiwalent za używanie przez pracownika prywatnego laptopa do celów służbowych

• RADA
• UZASADNIENIE
• Umowa o używanie do pracy prywatnego sprzętu przez pracownika
• Zwrot kosztów wykorzystywania prywatnego sprzętu pracownika

RADA

Pracownik ma prawo domagać się od Państwa ekwiwalentu za używanie prywatnego komputera do celów służbowych. Ma do tego prawo nawet wówczas, gdy nie było to przedmiotem jakichkolwiek uzgodnień między stronami.

UZASADNIENIE

Zasadą jest, że pracodawca dostarcza pracownikowi odpowiednie narzędzia do pracy. Na pracodawcy ciąży bowiem tzw. ryzyko gospodarcze ponoszone w związku z prowadzeniem działalności i nie może on przerzucać kosztów tej działalności na pracowników. Jednak w praktyce można spotkać sytuacje, w których pracownik wykonuje pracę z wykorzystaniem swojego prywatnego sprzętu (w tym przypadku laptopa).

Umowa o używanie do pracy prywatnego sprzętu przez pracownika

Brak jest bezpośredniej regulacji dotyczącej zwrotu kosztów używania prywatnego sprzętu w stosunku do pracowników zatrudnionych w innej formie niż telepraca czy praca zdalna. Nie oznacza to, że nie ma możliwości ustalenia tego zagadnienia np. w umowie o pracę lub w odrębnej umowie o wykorzystywanie prywatnego sprzętu pracownika do celów służbowych.

Należy przyjąć, że umowa między pracownikiem a pracodawcą dotycząca wykorzystywania prywatnego sprzętu pracownika do celów służbowych może mieć dowolną formę. Jednak najlepszym rozwiązaniem dla stron jest umowa zawarta w formie pisemnej. Pozwala to na uniknięcie wątpliwości co do jej postanowień w przypadku powstania ewentualnego sporu w tym zakresie.

Niezależnie od tego, czy strony zawarły pisemną umowę czy nie, dopuszczenie pracownika do pracy na jego prywatnym sprzęcie powoduje, że nawiązuje się umowa ustna (dorozumiana) ze wszystkimi konsekwencjami wynikającymi z tego faktu. Jak już wspomniano, pracownik nie ma obowiązku ponoszenia kosztów związanych z prowadzeniem działalności przez pracodawcę. Taka sytuacja byłaby rażąco sprzeczna zarówno z zasadami współżycia społecznego, jak i z podstawowymi zasadami prawa pracy.

Zwrot kosztów wykorzystywania prywatnego sprzętu pracownika

Z zasady nieponoszenia przez pracowników kosztów działalności pracodawcy i ryzyka jej prowadzenia wynika, że pracownik ma prawo domagać się od pracodawcy zwrotu kosztów wykorzystywania w pracy prywatnego sprzętu.

Brak pisemnych czy ustnych uzgodnień w kwestii rekompensaty używania przez pracownika prywatnego sprzętu do celów służbowych nie oznacza, że nie ma on podstaw do żądania wypłaty takiego ekwiwalentu w związku z umową zawartą w sposób dorozumiany (praca była przecież wykonywana na prywatnym sprzęcie za wiedzą i zgodą pracodawcy). Określając wysokość ekwiwalentu, należy w szczególności uwzględnić normy zużycia sprzętu i jego udokumentowane ceny rynkowe. Pomocne przy ustaleniu wysokości ekwiwalentu mogą być również takie kryteria, jak rodzaj pracy i częstotliwość korzystania z prywatnego sprzętu.

W sytuacji gdy pracodawca odmówi wypłaty ekwiwalentu, pracownik ma prawo skierować sprawę na drogę sądową. Roszczenie pracownika o wypłatę ekwiwalentu przedawni się z upływem 3 lat od dnia jego wymagalności (art. 291 § 1 Kodeksu pracy).

Podstawa prawna

• art. 8, art. 29 § 1, art. 291 § 1, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2140),
• art. 353¹ ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2339).

Sebastian Kryczka
specjalista z zakresu prawa pracy