W jakiej sytuacji dodatek za pranie odzieży roboczej jest zwolniony z oskładkowania

PROBLEM

W naszej spółce planujemy wprowadzenie dodatku pieniężnego na utrzymanie w czystości odzieży ochronnej. Czy będzie on zwolniony z oskładkowania? Jakie działania powinniśmy podjąć, aby ewentualne wyłączenie składkowe nie zostało zakwestionowane przez ZUS?

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń – prenumerata.

RADA

Jeżeli wprowadzony przez Państwa dodatek będzie miał postać ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, wypłacanego na podstawie przepisów bhp, wówczas może on korzystać ze zwolnienia składkowego. Istotne jest, aby jego wysokość była ustalana z uwzględnieniem rzeczywiście ponoszonych przez pracowników kosztów prania. Wszystkie dokumenty potwierdzające wysokość poniesionych przez pracownika faktycznych kosztów oraz ewidencję wypłat pracodawca powinien przechowywać jako dokumentację podlegającą kontroli ZUS. W przypadku wprowadzenia ekwiwalentu w postaci stałego ryczałtu lub dodatku należy odprowadzać od niego składki ZUS. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Przepisy rozporządzenia wskazują, że podstawy wymiaru składek nie stanowi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej (w tym ochronnej), jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:

• pracownik zatrudniony na danym stanowisku jest zobligowany do używania odzieży roboczej zgodnie z przepisami bhp oraz
• kwota wypłacana zatrudnionemu z tytułu ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej odpowiada faktycznie ponoszonym przez niego wydatkom.

Kwota wypłaconego ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej powinna odpowiadać faktycznie poniesionym przez pracownika kosztom.

Przepisy prawa nie określają górnej granicy ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej. Nie wskazują też, jak powinien być wyliczony. Wysokość ekwiwalentu oraz częstotliwość jego wypłacania pracodawca powinien określić w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy albo regulaminie wynagradzania.

Pracownicy nie mają obowiązku przedstawiania faktur czy rachunków dokumentujących poniesione wydatki. Wówczas pracodawca wypłaca ekwiwalent zgodnie z przedstawionym przez pracownika kosztem. Wystarczające są również same oświadczenia składane przez pracowników w zakresie wysokości poniesionych kosztów prania odzieży roboczej. Należy jednak pamiętać, że ekwiwalent powinien uwzględniać rzeczywiste koszty, tj. koszty środków piorących, mediów, poświęconego czasu i wykonywanej przez pracownika pracy. Zasadniczo ekwiwalent za pranie odzieży roboczej stanowi zwrot kosztów, jakie pracownik musiał ponieść. Ustalając konkretną kwotę ekwiwalentu przysługującą poszczególnym pracownikom, pracodawca powinien uwzględnić stopień zabrudzenia odzieży i obuwia (a w konsekwencji częstotliwość ich prania) oraz wartość środków niezbędnych do ich wyczyszczenia. Ekwiwalent za pranie powinien też ulegać zmianie w przypadku zmian cen środków czystości, wody czy energii. Kalkulując jego wysokość, pracodawca powinien uwzględniać również ewentualne nieobecności pracownika w pracy, czyli czas, w jakim pracownik korzysta w danym miesiącu z odzieży roboczej.

Prowadzenie odpowiedniej dokumentacji w tym zakresie pomoże zminimalizować ryzyko, że ZUS zakwestionuje stosowane wyłączenie składkowe. Pracodawca powinien zatem prowadzić ewidencję wypłat ekwiwalentu pracownikowi. Może też przygotować dla pracowników wzór rozliczenia na formularzu, z uwzględnieniem wszystkich rzeczywistych jego kosztów. Wzór takiego miesięcznego rozliczenia powinien być przygotowany z uwzględnieniem m.in. takich informacji jak:

• dane identyfikujące pracownika (imię i nazwisko, stanowisko, nazwa komórki organizacyjnej),

• liczba prań,
• zestawienie poniesionych wydatków w postaci: kosztów energii elektrycznej (znajomość posiadanej taryfy oraz zużycie prądu przez pralkę określone w dokumentacji dostarczonej przez producenta umożliwiają oszacowanie tych kosztów), kosztów zużytej wody, a także proszku do prania,
• okresy nieobecności,

W rozliczeniu miesięcznym można również zawrzeć rozliczenie kosztów amortyzacji pralki i każdorazowo odnosić tę wielkość do konkretnie wykonywanych, niezbędnych prań odzieży roboczej.

Pracodawca nie powinien wypłacać ekwiwalentu pieniężnego wszystkim pracownikom w jednakowej, z góry ustalonej wysokości, tj. w postaci stałego ryczałtu lub dodatku.

Wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie spełniony w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną z przeznaczeniem na pranie przez nich odzieży roboczej. Wypłacone w ten sposób środki pieniężne przybiorą postać ryczałtu pieniężnego, nie zaś ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego. W sytuacji więc gdy pracodawca wypłaca swoim pracownikom kwoty z tytułu kosztów prania odzieży roboczej używanej do celów służbowych, które nie odzwierciedlają rzeczywiście poniesionych przez pracowników wydatków, ich wartość będzie podlegać uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Pracodawca wypłaca wszystkim pracownikom dodatek za pranie odzieży roboczej w kwocie 20 zł miesięcznie, niezależnie od ponoszonych przez pracownika kosztów prania. W tej sytuacji dodatek nie jest zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenie zdrowotne. Wysokość dodatku została bowiem ustalona ryczałtowo, bez odniesienia do rzeczywiście poniesionych przez pracowników kosztów prania.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1291

• § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949

• art. 237⁷, art. 237⁹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320