Kategorie

W jakiej sytuacji dodatek za pranie odzieży roboczej jest zwolniony z oskładkowania

Anna Łukasik-Skwarek
radca prawny, specjalista i praktyk z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
Dodatek za pranie odzieży roboczej a składki ZUS.
Dodatek za pranie odzieży roboczej a składki ZUS.
Bartlomiej Szyperski CarPhoto
W naszej spółce planujemy wprowadzenie dodatku pieniężnego na utrzymanie w czystości odzieży ochronnej. Czy będzie on zwolniony z oskładkowania? Jakie działania powinniśmy podjąć, aby ewentualne wyłączenie składkowe nie zostało zakwestionowane przez ZUS?

PROBLEM

W naszej spółce planujemy wprowadzenie dodatku pieniężnego na utrzymanie w czystości odzieży ochronnej. Czy będzie on zwolniony z oskładkowania? Jakie działania powinniśmy podjąć, aby ewentualne wyłączenie składkowe nie zostało zakwestionowane przez ZUS?

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń – prenumerata.

RADA

Jeżeli wprowadzony przez Państwa dodatek będzie miał postać ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, wypłacanego na podstawie przepisów bhp, wówczas może on korzystać ze zwolnienia składkowego. Istotne jest, aby jego wysokość była ustalana z uwzględnieniem rzeczywiście ponoszonych przez pracowników kosztów prania. Wszystkie dokumenty potwierdzające wysokość poniesionych przez pracownika faktycznych kosztów oraz ewidencję wypłat pracodawca powinien przechowywać jako dokumentację podlegającą kontroli ZUS. W przypadku wprowadzenia ekwiwalentu w postaci stałego ryczałtu lub dodatku należy odprowadzać od niego składki ZUS. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Przepisy rozporządzenia wskazują, że podstawy wymiaru składek nie stanowi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej (w tym ochronnej), jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:

  • pracownik zatrudniony na danym stanowisku jest zobligowany do używania odzieży roboczej zgodnie z przepisami bhp oraz
  • kwota wypłacana zatrudnionemu z tytułu ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej odpowiada faktycznie ponoszonym przez niego wydatkom.

Kwota wypłaconego ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej powinna odpowiadać faktycznie poniesionym przez pracownika kosztom.

Reklama

Przepisy prawa nie określają górnej granicy ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej. Nie wskazują też, jak powinien być wyliczony. Wysokość ekwiwalentu oraz częstotliwość jego wypłacania pracodawca powinien określić w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy albo regulaminie wynagradzania.

Pracownicy nie mają obowiązku przedstawiania faktur czy rachunków dokumentujących poniesione wydatki. Wówczas pracodawca wypłaca ekwiwalent zgodnie z przedstawionym przez pracownika kosztem. Wystarczające są również same oświadczenia składane przez pracowników w zakresie wysokości poniesionych kosztów prania odzieży roboczej. Należy jednak pamiętać, że ekwiwalent powinien uwzględniać rzeczywiste koszty, tj. koszty środków piorących, mediów, poświęconego czasu i wykonywanej przez pracownika pracy. Zasadniczo ekwiwalent za pranie odzieży roboczej stanowi zwrot kosztów, jakie pracownik musiał ponieść. Ustalając konkretną kwotę ekwiwalentu przysługującą poszczególnym pracownikom, pracodawca powinien uwzględnić stopień zabrudzenia odzieży i obuwia (a w konsekwencji częstotliwość ich prania) oraz wartość środków niezbędnych do ich wyczyszczenia. Ekwiwalent za pranie powinien też ulegać zmianie w przypadku zmian cen środków czystości, wody czy energii. Kalkulując jego wysokość, pracodawca powinien uwzględniać również ewentualne nieobecności pracownika w pracy, czyli czas, w jakim pracownik korzysta w danym miesiącu z odzieży roboczej.

Prowadzenie odpowiedniej dokumentacji w tym zakresie pomoże zminimalizować ryzyko, że ZUS zakwestionuje stosowane wyłączenie składkowe. Pracodawca powinien zatem prowadzić ewidencję wypłat ekwiwalentu pracownikowi. Może też przygotować dla pracowników wzór rozliczenia na formularzu, z uwzględnieniem wszystkich rzeczywistych jego kosztów. Wzór takiego miesięcznego rozliczenia powinien być przygotowany z uwzględnieniem m.in. takich informacji jak:

  • dane identyfikujące pracownika (imię i nazwisko, stanowisko, nazwa komórki organizacyjnej),
  • liczba prań,
  • zestawienie poniesionych wydatków w postaci: kosztów energii elektrycznej (znajomość posiadanej taryfy oraz zużycie prądu przez pralkę określone w dokumentacji dostarczonej przez producenta umożliwiają oszacowanie tych kosztów), kosztów zużytej wody, a także proszku do prania,
  • okresy nieobecności,

W rozliczeniu miesięcznym można również zawrzeć rozliczenie kosztów amortyzacji pralki i każdorazowo odnosić tę wielkość do konkretnie wykonywanych, niezbędnych prań odzieży roboczej.

Pracodawca nie powinien wypłacać ekwiwalentu pieniężnego wszystkim pracownikom w jednakowej, z góry ustalonej wysokości, tj. w postaci stałego ryczałtu lub dodatku.

Wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie spełniony w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną z przeznaczeniem na pranie przez nich odzieży roboczej. Wypłacone w ten sposób środki pieniężne przybiorą postać ryczałtu pieniężnego, nie zaś ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego. W sytuacji więc gdy pracodawca wypłaca swoim pracownikom kwoty z tytułu kosztów prania odzieży roboczej używanej do celów służbowych, które nie odzwierciedlają rzeczywiście poniesionych przez pracowników wydatków, ich wartość będzie podlegać uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Pracodawca wypłaca wszystkim pracownikom dodatek za pranie odzieży roboczej w kwocie 20 zł miesięcznie, niezależnie od ponoszonych przez pracownika kosztów prania. W tej sytuacji dodatek nie jest zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenie zdrowotne. Wysokość dodatku została bowiem ustalona ryczałtowo, bez odniesienia do rzeczywiście poniesionych przez pracowników kosztów prania.

PODSTAWA PRAWNA:

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?