REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

W jakiej sytuacji dodatek za pranie odzieży roboczej jest zwolniony z oskładkowania

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Łukasik-Skwarek
radca prawny, specjalista i praktyk z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
Dodatek za pranie odzieży roboczej a składki ZUS.
Dodatek za pranie odzieży roboczej a składki ZUS.
Bartlomiej Szyperski CarPhoto

REKLAMA

REKLAMA

W naszej spółce planujemy wprowadzenie dodatku pieniężnego na utrzymanie w czystości odzieży ochronnej. Czy będzie on zwolniony z oskładkowania? Jakie działania powinniśmy podjąć, aby ewentualne wyłączenie składkowe nie zostało zakwestionowane przez ZUS?

PROBLEM

W naszej spółce planujemy wprowadzenie dodatku pieniężnego na utrzymanie w czystości odzieży ochronnej. Czy będzie on zwolniony z oskładkowania? Jakie działania powinniśmy podjąć, aby ewentualne wyłączenie składkowe nie zostało zakwestionowane przez ZUS?

REKLAMA

Autopromocja

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń – prenumerata.

RADA

Jeżeli wprowadzony przez Państwa dodatek będzie miał postać ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, wypłacanego na podstawie przepisów bhp, wówczas może on korzystać ze zwolnienia składkowego. Istotne jest, aby jego wysokość była ustalana z uwzględnieniem rzeczywiście ponoszonych przez pracowników kosztów prania. Wszystkie dokumenty potwierdzające wysokość poniesionych przez pracownika faktycznych kosztów oraz ewidencję wypłat pracodawca powinien przechowywać jako dokumentację podlegającą kontroli ZUS. W przypadku wprowadzenia ekwiwalentu w postaci stałego ryczałtu lub dodatku należy odprowadzać od niego składki ZUS. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Przepisy rozporządzenia wskazują, że podstawy wymiaru składek nie stanowi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej (w tym ochronnej), jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:

  • pracownik zatrudniony na danym stanowisku jest zobligowany do używania odzieży roboczej zgodnie z przepisami bhp oraz
  • kwota wypłacana zatrudnionemu z tytułu ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej odpowiada faktycznie ponoszonym przez niego wydatkom.

Kwota wypłaconego ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej powinna odpowiadać faktycznie poniesionym przez pracownika kosztom.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Przepisy prawa nie określają górnej granicy ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej. Nie wskazują też, jak powinien być wyliczony. Wysokość ekwiwalentu oraz częstotliwość jego wypłacania pracodawca powinien określić w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy albo regulaminie wynagradzania.

Pracownicy nie mają obowiązku przedstawiania faktur czy rachunków dokumentujących poniesione wydatki. Wówczas pracodawca wypłaca ekwiwalent zgodnie z przedstawionym przez pracownika kosztem. Wystarczające są również same oświadczenia składane przez pracowników w zakresie wysokości poniesionych kosztów prania odzieży roboczej. Należy jednak pamiętać, że ekwiwalent powinien uwzględniać rzeczywiste koszty, tj. koszty środków piorących, mediów, poświęconego czasu i wykonywanej przez pracownika pracy. Zasadniczo ekwiwalent za pranie odzieży roboczej stanowi zwrot kosztów, jakie pracownik musiał ponieść. Ustalając konkretną kwotę ekwiwalentu przysługującą poszczególnym pracownikom, pracodawca powinien uwzględnić stopień zabrudzenia odzieży i obuwia (a w konsekwencji częstotliwość ich prania) oraz wartość środków niezbędnych do ich wyczyszczenia. Ekwiwalent za pranie powinien też ulegać zmianie w przypadku zmian cen środków czystości, wody czy energii. Kalkulując jego wysokość, pracodawca powinien uwzględniać również ewentualne nieobecności pracownika w pracy, czyli czas, w jakim pracownik korzysta w danym miesiącu z odzieży roboczej.

Prowadzenie odpowiedniej dokumentacji w tym zakresie pomoże zminimalizować ryzyko, że ZUS zakwestionuje stosowane wyłączenie składkowe. Pracodawca powinien zatem prowadzić ewidencję wypłat ekwiwalentu pracownikowi. Może też przygotować dla pracowników wzór rozliczenia na formularzu, z uwzględnieniem wszystkich rzeczywistych jego kosztów. Wzór takiego miesięcznego rozliczenia powinien być przygotowany z uwzględnieniem m.in. takich informacji jak:

  • dane identyfikujące pracownika (imię i nazwisko, stanowisko, nazwa komórki organizacyjnej),
  • liczba prań,
  • zestawienie poniesionych wydatków w postaci: kosztów energii elektrycznej (znajomość posiadanej taryfy oraz zużycie prądu przez pralkę określone w dokumentacji dostarczonej przez producenta umożliwiają oszacowanie tych kosztów), kosztów zużytej wody, a także proszku do prania,
  • okresy nieobecności,

W rozliczeniu miesięcznym można również zawrzeć rozliczenie kosztów amortyzacji pralki i każdorazowo odnosić tę wielkość do konkretnie wykonywanych, niezbędnych prań odzieży roboczej.

Pracodawca nie powinien wypłacać ekwiwalentu pieniężnego wszystkim pracownikom w jednakowej, z góry ustalonej wysokości, tj. w postaci stałego ryczałtu lub dodatku.

Wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie spełniony w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną z przeznaczeniem na pranie przez nich odzieży roboczej. Wypłacone w ten sposób środki pieniężne przybiorą postać ryczałtu pieniężnego, nie zaś ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego. W sytuacji więc gdy pracodawca wypłaca swoim pracownikom kwoty z tytułu kosztów prania odzieży roboczej używanej do celów służbowych, które nie odzwierciedlają rzeczywiście poniesionych przez pracowników wydatków, ich wartość będzie podlegać uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Pracodawca wypłaca wszystkim pracownikom dodatek za pranie odzieży roboczej w kwocie 20 zł miesięcznie, niezależnie od ponoszonych przez pracownika kosztów prania. W tej sytuacji dodatek nie jest zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenie zdrowotne. Wysokość dodatku została bowiem ustalona ryczałtowo, bez odniesienia do rzeczywiście poniesionych przez pracowników kosztów prania.

PODSTAWA PRAWNA:

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dłuższe urlopy jednak nie dla wszystkich lecz dla wybranych, czyli dla kogo dodatkowe świadczenia. Nie będzie rewolucji w kodeksie pracy

Czas pracy skrócony do 35 godzin w tygodniu, a urlopy wydłużone z 20 dni i 26 dni do dni 35 – i to dla wszystkich. Takie niedawno były zapowiedzi odnośnie dwóch wielkich reform w kodeksie pracy. Rewolucje odwołane, o dłuższych urlopach należy zapomnieć. A krótszy tydzień pracy?

Zmiany w przepisach BHP od 2026 czy 2027 roku? Temperatury progowe i czasowe wstrzymanie pracy

Będą zmiany w przepisach BHP. Dotyczą pracy w wysokich temperaturach. Wprowadza się temperatury progowe, po przekroczeniu których pracodawca ma obowiązek wprowadzenia działań ograniczających obciążenie cieplne, np. krótszy czas pracy, przerwy w pracy czy praca zdalna. Przy najwyższych temperaturach praca zostanie czasowo wstrzymana.

Przy jakich temperaturach pracodawca zapewnia wodę i napoje? Czy w pracy musi być klimatyzacja?

Praca w wysokich temperaturach jest szczególnie uciążliwa, a nawet może zagrażać zdrowiu i życiu pracowników. Przy jakich temperaturach pracodawca zapewnia wodę i napoje? Czy w pracy musi być klimatyzacja? Poznaj aktualnie obowiązujące przepisy BHP.

Sprzedaż w 2030 r. czyli kompetencje przyszłości. Jaki musi być handlowiec za 5 lat?

Sprzedaż dynamicznie się zmienia. Bywa, że klient kończy rozmowę z handlowcem w środku ofertowej formułki. Dziś, a jeszcze bardziej za 5 lat, klienci potrzebują rozmowy, zrozumienia, uważnego słuchania i pomocy. Coraz ważniejsza jest uczciwość i działanie zgodnie z wartościami. O czym dziś musi wiedzieć handlowiec, aby w 2030 r. posiadał wszystkie wymagane kompetencje?

REKLAMA

Przeniesienie pracownika do innego działu. Co z wypowiedzeniem zmieniającym i odprawą?

W praktyce może się zdarzyć, iż pracodawca przenosi pracownika do innego działu, aby uniknąć zwolnień. Jak dokonać tego zgodnie z prawem? Kiedy nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające? Czy przenoszonemu pracownikowi trzeba wypłacić odprawę?

Ekstremalne temperatury zmniejszają wydajność pracy

Z powodu upałów w Chinach, Hiszpanii, Włoszech i Grecji PKB może spaść o blisko 1 pkt proc. - wynika z raportów ekspertów Allianz Trade. Ekstremalne temperatury maja duży wpływ na wydajność pracy.

Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

REKLAMA

Zmiany w umowach o pracę: dodatkowe koszty dla pracodawcy bo część umów musi przejść przez tłumacza przysięgłego

W III kwartale 2025 r. obowiązują już cztery istotne i nowe ustawy w obszarze prawa pracy. Przyglądamy się jednej z nich w zakresie zmian w zatrudnieniu jakie weszły na skutek tych nowych regulacji. Chodzi o istotną instytucję bo o umowę o pracę! To dokument, który ma kluczowe znaczenie dla stosunku pracy. Zmiany, które zaszły w umowach o pracę są naprawdę znaczące i co gorsza generują koszty dla pracodawców. Pocieszające jest jednak to, że zmiany dotyczą tylko wybranych grup pracowników, nie wszystkich zatrudnionych osób.

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

REKLAMA