REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

W jakiej sytuacji dodatek za pranie odzieży roboczej jest zwolniony z oskładkowania

Anna Łukasik-Skwarek
radca prawny, specjalista i praktyk z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
Dodatek za pranie odzieży roboczej a składki ZUS.
Dodatek za pranie odzieży roboczej a składki ZUS.
Bartlomiej Szyperski CarPhoto

REKLAMA

REKLAMA

W naszej spółce planujemy wprowadzenie dodatku pieniężnego na utrzymanie w czystości odzieży ochronnej. Czy będzie on zwolniony z oskładkowania? Jakie działania powinniśmy podjąć, aby ewentualne wyłączenie składkowe nie zostało zakwestionowane przez ZUS?

PROBLEM

W naszej spółce planujemy wprowadzenie dodatku pieniężnego na utrzymanie w czystości odzieży ochronnej. Czy będzie on zwolniony z oskładkowania? Jakie działania powinniśmy podjąć, aby ewentualne wyłączenie składkowe nie zostało zakwestionowane przez ZUS?

Autopromocja

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń – prenumerata.

RADA

Jeżeli wprowadzony przez Państwa dodatek będzie miał postać ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, wypłacanego na podstawie przepisów bhp, wówczas może on korzystać ze zwolnienia składkowego. Istotne jest, aby jego wysokość była ustalana z uwzględnieniem rzeczywiście ponoszonych przez pracowników kosztów prania. Wszystkie dokumenty potwierdzające wysokość poniesionych przez pracownika faktycznych kosztów oraz ewidencję wypłat pracodawca powinien przechowywać jako dokumentację podlegającą kontroli ZUS. W przypadku wprowadzenia ekwiwalentu w postaci stałego ryczałtu lub dodatku należy odprowadzać od niego składki ZUS. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Przepisy rozporządzenia wskazują, że podstawy wymiaru składek nie stanowi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej (w tym ochronnej), jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:

  • pracownik zatrudniony na danym stanowisku jest zobligowany do używania odzieży roboczej zgodnie z przepisami bhp oraz
  • kwota wypłacana zatrudnionemu z tytułu ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej odpowiada faktycznie ponoszonym przez niego wydatkom.

Kwota wypłaconego ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej powinna odpowiadać faktycznie poniesionym przez pracownika kosztom.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przepisy prawa nie określają górnej granicy ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej. Nie wskazują też, jak powinien być wyliczony. Wysokość ekwiwalentu oraz częstotliwość jego wypłacania pracodawca powinien określić w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy albo regulaminie wynagradzania.

Pracownicy nie mają obowiązku przedstawiania faktur czy rachunków dokumentujących poniesione wydatki. Wówczas pracodawca wypłaca ekwiwalent zgodnie z przedstawionym przez pracownika kosztem. Wystarczające są również same oświadczenia składane przez pracowników w zakresie wysokości poniesionych kosztów prania odzieży roboczej. Należy jednak pamiętać, że ekwiwalent powinien uwzględniać rzeczywiste koszty, tj. koszty środków piorących, mediów, poświęconego czasu i wykonywanej przez pracownika pracy. Zasadniczo ekwiwalent za pranie odzieży roboczej stanowi zwrot kosztów, jakie pracownik musiał ponieść. Ustalając konkretną kwotę ekwiwalentu przysługującą poszczególnym pracownikom, pracodawca powinien uwzględnić stopień zabrudzenia odzieży i obuwia (a w konsekwencji częstotliwość ich prania) oraz wartość środków niezbędnych do ich wyczyszczenia. Ekwiwalent za pranie powinien też ulegać zmianie w przypadku zmian cen środków czystości, wody czy energii. Kalkulując jego wysokość, pracodawca powinien uwzględniać również ewentualne nieobecności pracownika w pracy, czyli czas, w jakim pracownik korzysta w danym miesiącu z odzieży roboczej.

Prowadzenie odpowiedniej dokumentacji w tym zakresie pomoże zminimalizować ryzyko, że ZUS zakwestionuje stosowane wyłączenie składkowe. Pracodawca powinien zatem prowadzić ewidencję wypłat ekwiwalentu pracownikowi. Może też przygotować dla pracowników wzór rozliczenia na formularzu, z uwzględnieniem wszystkich rzeczywistych jego kosztów. Wzór takiego miesięcznego rozliczenia powinien być przygotowany z uwzględnieniem m.in. takich informacji jak:

  • dane identyfikujące pracownika (imię i nazwisko, stanowisko, nazwa komórki organizacyjnej),
  • liczba prań,
  • zestawienie poniesionych wydatków w postaci: kosztów energii elektrycznej (znajomość posiadanej taryfy oraz zużycie prądu przez pralkę określone w dokumentacji dostarczonej przez producenta umożliwiają oszacowanie tych kosztów), kosztów zużytej wody, a także proszku do prania,
  • okresy nieobecności,

W rozliczeniu miesięcznym można również zawrzeć rozliczenie kosztów amortyzacji pralki i każdorazowo odnosić tę wielkość do konkretnie wykonywanych, niezbędnych prań odzieży roboczej.

Pracodawca nie powinien wypłacać ekwiwalentu pieniężnego wszystkim pracownikom w jednakowej, z góry ustalonej wysokości, tj. w postaci stałego ryczałtu lub dodatku.

Wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie spełniony w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną z przeznaczeniem na pranie przez nich odzieży roboczej. Wypłacone w ten sposób środki pieniężne przybiorą postać ryczałtu pieniężnego, nie zaś ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego. W sytuacji więc gdy pracodawca wypłaca swoim pracownikom kwoty z tytułu kosztów prania odzieży roboczej używanej do celów służbowych, które nie odzwierciedlają rzeczywiście poniesionych przez pracowników wydatków, ich wartość będzie podlegać uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Pracodawca wypłaca wszystkim pracownikom dodatek za pranie odzieży roboczej w kwocie 20 zł miesięcznie, niezależnie od ponoszonych przez pracownika kosztów prania. W tej sytuacji dodatek nie jest zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenie zdrowotne. Wysokość dodatku została bowiem ustalona ryczałtowo, bez odniesienia do rzeczywiście poniesionych przez pracowników kosztów prania.

PODSTAWA PRAWNA:

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    REKLAMA

    Pracownicy chcą zmienić pracodawcę - raport z rynku pracy

    Aż 45% pracowników w Polsce chce zmienić pracodawcę - taka informacja wynika z raportu "Barometr Rynku Pracy".

    Urlop bezpłatny a zapis do PPK

    Urlop bezpłatny - jak wpływa na zapis do PPK? Okazuje się, że nie każda nieobecność w pracy przeszkadza w „zapisaniu” do PPK. Kiedy urlop bezpłatny opóźni zapis do PPK?

    Emerytury niższe od kwietnia 2024 r. - kiedy przejść na emeryturę?

    Emerytury będą niższe od 1 kwietnia 2024 r. - od tego dnia obowiązuje nowa tablica średniego dalszego trwania życia z GUS. Kiedy przejść na emeryturę? Którą tablicę ZUS bierze pod uwagę - z momentu złożenia wniosku o emeryturę czy osiągnięcia wieku emerytalnego?

    Social media zmieniają mózgi ich użytkowników. Zmniejszają zdolność koncentracji. Ale można odwrócić ten proces. Jak?

    Z każdym rokiem nasza zdolność koncentracji spada – alarmują eksperci od psychologii i kognitywistyki. W ciągu ostatniej dekady średni czas skupienia przeciętnego człowieka obniżył się o 28 sekund. Winny jest internet, a zwłaszcza social media. Da się to jednak odwrócić – zauważają specjaliści z platformy Preply. 

    REKLAMA

    Nowoczesne zarządzanie ludźmi. Jak skutecznie improwizować w zwinnym zespole?

    Improwizacja w pracy zazwyczaj kojarzy się dość pejoratywnie - strategie, plany, systemy, zasady działania i współdziałania wydają się nie dawać przestrzeni na spontaniczność. Z drugiej strony „Agile” jawi się jako remedium na sztywność i konieczność dostosowania się do zmian otoczenia czy też reagowania na to, co nieprzewidywalne. Gdzie znaleźć złoty środek? Jak w regułach i zasadach stworzyć przestrzeń na samoorganizację, kreatywność i inicjatywę?

    To nie jest prima aprilis: Od 1 kwietnia 2024 r. ZUS obliczy niższe emerytury

    Od 1 kwietnia 2024 r. zaczną obowiązywać nowe tablice średniego dalszego trwania życia kobiet i mężczyzn. Na ich podstawie będą przyznawane emerytury zgłoszone od 1 kwietnia bieżącego roku do 31 marca 2025 r.

    REKLAMA