Jak rozliczać i potrącać zaliczki udzielone pracownikowi

Rodzaj pobranej zaliczki wpływa nie tylko na procedurę działania przed jej otrzymaniem. Dla osoby rozliczającej pracownika istotna jest informacja, jakiego rodzaju zaliczkę pobierze pracownik, czy będzie to zaliczka na poczet zakupów, czy na poczet wynagrodzenia – również ze względu na fakt, że inne będą zasady rozliczenia tej należności.

Zaliczką są wypłaty (w formach: gotówkowej, przelewu bankowego czy umożliwienia korzystania z karty kredytowej) na rzecz pracownika dokonywane z obowiązkiem zwrotu lub rozliczenia się, powiązane z koniecznością poniesienia przez niego wydatków związanych z wykonywaniem pracy, które powinien pokryć pracodawca (art. 87 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy). Są to np. zaliczki na poczet kosztów delegacji służbowej, na zakup materiałów potrzebnych pracownikowi do pracy czy paliwa do samochodu służbowego.