Samochód służbowy wykorzystywany w celach prywatnych

1.  Niestety przepisy nie wyjaśniają, w jaki sposób przedmiotowy przychód obliczyć. W praktyce firmy radzą sobie różnie, w powyższej umowie przyjęty został jeden ze sposobów.
2. Nieodpłatne świadczenie dla pracownika z tytułu użytkowania samochodów służbowych do celów prywatnych może być obciążone składkami ZUS. W praktyce spotykamy dwa stanowiska:

–.. podlega oskładkowaniu: takie świadczenie wykracza poza zakres § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego; przepis ten obejmuje korzystanie przez pracownika z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji, tj. dotyczy korzystania z transportu publicznego na podstawie przekazywanych przez pracodawcę biletów lub z transportu organizowanego przez pracodawcę;

–.. nie podlega oskładkowaniu, jeżeli możliwość korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych wynika z prawa wewnętrznego dotyczącego płac (regulamin wynagradzania, układ zbiorowy lub przepisy o wynagradzaniu).

Polecamy produkt: Podróże służbowe – praktyczne rozliczenia

3. Umowa dla jazd lokalnych – sposób ustalania oraz dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy reguluje rozporządzenie z dnia 25 marca 2002 r. Tym samym zwrot kosztów używania prywatnego samochodu pracownika do jazd lokalnych (w celach służbowych) następuje na podstawie umowy o używanie pojazdu do celów służbowych, spisanej między pracodawcą a pracownikiem. Pracodawca może ustalić, iż zwrot kosztów za używanie prywatnego auta pracownika odbywać się będzie w formie ryczałtu (tabelka poniżej) albo w oparciu o dane dotyczące ilości faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka) – obydwie formy rozliczane są w okresach miesięcznych.

Koszty używania samochodu do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

– 0,5214 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,

– 0,8358 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.

Pracodawca ustala miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne. Wysokość limitu uzależniona jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, i wynosi odpowiednio:

1) 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

2) 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3) 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Sprawdź: Kalkulatory

Po przeliczeniu stawki za 1 km oraz limitu ilości kilometrów miesięczna maksymalna kwota ryczałtu za używanie prywatnego auta w jazdach służbowych wynosi:

Maksymalna kwota ryczałtu
Pojemność silnika	100 tys. mieszkańców	Od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców	ponad 500 tys. mieszkańców
do 900 cm3	156,42 zł	260,70 zł	364,98 zł
pow. 900 cm3	250,74 zł	417,90 zł	585,06 zł

Jazdy lokalne mogą być również rozliczane jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu pojazdu. Ta forma rozliczeń wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (jej brak uniemożliwia uznanie ich za koszt uzyskania przychodów).

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  1) nazwisko, imię,

  2) adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

  3) numer rejestracyjny pojazdu,

  4) pojemność silnika,

  5) kolejny numer wpisu,

  6) datę i cel wyjazdu,

  7) opis trasy (skąd – dokąd),

  8) liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

  9) stawkę za 1 km przebiegu,

10) kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

11) podpis podatnika (właściciela firmy) i jego dane.

4. Jazdy zamiejscowe (podróże służbowe) – zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.