Nagrody dla pracowników budżetówki w 2025 r.

• Czym jest nagroda?
• Czym jest premia?
• Nagroda za szczególne osiągnięcia
• Dobre praktyki w przyznawaniu nagród, wytyczne
• Co trzeba zrobić aby otrzymać nagrodę specjalną?
• Nagroda a nierówne traktowanie
• Skąd pieniądze na nagrody?

Z obserwacji rynku pracy wynika, że często pracownicy nie mają świadomości czym jest nagroda a czym jest premia. Niejednokrotnie nawet pracodawcy mylą te dwie instytucje, nie mając świadomości, która z nich ma charakter uznaniowy a która nie. Oczywiście w każdym zawodzie, w danej pragmatyce, w danym regulaminie pracy mogą być określone szczegółowe wytyczne, dobre praktyki i zasady wypłacania nagród czy premii. Służą temu oczywiście regulaminy czy zarządzenia. Nie inaczej jest w przypadku pracowników budżetówki, a uszczegóławiając w przypadku pracowników służby cywilnej, którzy mają prawo do nagrody, jak i nagrody za szczególne osiągnięcia. W artykule można znaleźć informację na temat tego, jak przyznać taką nagrodę, kiedy ma się do niej prawo i czy można mieć roszczenia z nią związane.

Czym jest nagroda?

Nagroda to świadczenie: nieobowiązkowe; zależne od uznania pracodawcy w ramach zakreślonych przez ustawę (za szczególne, czyli ponadprzeciętne osiągnięcia w pracy); nie ma charakteru roszczeniowego, dopóki nie została pracownikowi przyznana; którego terminu przyznania lub wypłaty nie określają przepisy ustawy; co do zasady powinna być przyznawana w połączeniu z pisemnym zawiadomieniem o jej przyznaniu umieszczanym w aktach osobowych pracownika. Nagroda związana jest z oceną – niekoniecznie sformalizowaną – pracy pracownika, jej wyników, zaangażowania w wykonywanie obowiązków, inicjatywy itp. Nagroda, jako pieniężne lub rzeczowe nieobowiązkowe świadczenie przyznawane pracownikowi przez pracodawcę, zawiera element ocenny, nie jest uwarunkowana zobiektywizowanymi, dającymi się zweryfikować przesłankami, nie występuje przy tym świadczeniu konstrukcja roszczeniowa. 

Czym jest premia?

Jeżeli chodzi o premię to jej przyznanie bądź odmowa jej przyznania nie jest kwestią decyzji pracodawcy, a jedynie wynikiem oceny pracy pracownika i spełnienia określonych wcześniej kryteriów premiowania. Tutaj nie ma uznaniowości pracodawcy. Owszem te kryteria muszą być pierwotnie ustalone i uznane przez pracodawcę, ale jeśli się je spełni to premia się należy.

Nagroda za szczególne osiągnięcia

Ustawa o służbie cywilnej z dnia 21 listopada 2008 r. (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 409, dalej jako: ustawa) reguluje w przepisie art. 93 tzw. nagrodę za szczególne osiągnięcia. Warto przyjrzeć się temu zagadnieniu i sprawdzić jakie są zasady przyznawana nagród. Przepisy wskazują, że członkom korpusu służby cywilnej za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej można przyznać nagrodę ze specjalnie utworzonego w tym celu funduszu nagród w służbie cywilnej. Pierwsze na co należy zwrócić uwagę, to fakultatywność świadczenia, ponieważ zostało użyte sformułowanie: "można przyznać". Pracownik nie może mieć więc roszczenia o nagrodę do pracodawcy, czy osoby działającej w jego imieniu (np. do dyrektora, kierownika, pracownika działu kadr). Taka nagroda za szczególne osiągnięcia jest świadczeniem całkowicie uznaniowym. 

Przykładowo nabycie prawa do nagrody zależy od uprzedniego jej przyznania przez dyrektora generalnego urzędu, który dokonuje oceny członka korpusu służby cywilnej, kierując się bardzo ogólnym kryterium - szczególnych osiągnięć w pracy zawodowej. Zatem raz jeszcze należy powtórzyć, że z przytoczonego uregulowania wynika, że nagrody mają charakter uznaniowy, a ich przyznanie determinowane jest szczególnymi osiągnięciami w pracy zawodowej. Nagroda jest świadczeniem ściśle związanym ze sposobem i oceną wykonywania przez konkretną osobę obowiązków pracowniczych (służbowych). Nagroda nie ma charakteru roszczeniowego, a więc nie można skutecznie dochodzić jej przyznania. Nabycie prawa do nagrody zależy od uprzedniego jej przyznania przez dyrektora generalnego urzędu, który dokonuje oceny członka korpusu służby cywilnej, kierując się bardzo ogólnym kryterium - szczególnych osiągnięć w pracy zawodowej. Za takie osiągnięcia można uznać podwyższenie kwalifikacji zawodowych (np. ukończenie studiów podyplomowych), ale także wzorowe i terminowe wykonywanie obowiązków na zajmowanym stanowisku pracy w wymiarze ilościowym przekraczającym przyjęte standardy. Charakter nagrody, ma znaczenie dla oceny tego, czy dokumenty które powstają w trakcie rozdysponowania funduszu nagród mają charakter publiczny, czy też dotyczą wyłącznie kwestii pracowniczych. Mając na uwadze wymienione w ustawie kryterium przyznawania nagród (szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej) dokumenty wytwarzane na potrzeby przyznania nagrody muszą dotyczyć oceny przez przełożonego konkretnego pracownika tj. jego stosunku do pracy, postawy pracowniczej, sposobu realizacji powierzonych zadań, cech które wyróżniają daną osobę spośród innych, pozwalając przypisać jej szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej. W większości na dokumenty te będą składały się umotywowane wnioski bezpośrednich przełożonych o przyznanie nagrody oraz adnotacje dyrektora generalnego urzędu.

Dobre praktyki w przyznawaniu nagród, wytyczne

Jak wynika z analizy wybranych zasad przyznawania nagród członkom korpusu służby cywilnej oraz dobrych praktyk rekomendowanych przez Szefa Służby Cywilnej Dobre praktyki rekomendowane przez Szefa Służby Cywilnej, istotne jest:

• Określenie kryteriów, które stanowią podstawę naliczenia środków na nagrody okresowe w skali urzędu dla poszczególnych komórek organizacyjnych oraz przekazanie tej informacji osobom kierującym komórkami organizacyjnymi.
• Określenie katalogu kryteriów, które stanowią podstawę podziału środków na nagrody dla pracowników w danej komórce organizacyjnej. Nagrody mogą być m.in. przyznane za fakt szczególnie dobrego wykonywania obowiązków z uwzględnieniem ilości, jakości i złożoności wykonywanej pracy, a także od samodzielności i zaangażowania pracownika.
• Uwzględnienie w katalogu kryteriów stanowiących podstawę podziału środków na nagrody dla pracowników w danej komórce organizacyjnej również takich, które promują dzielenie się wiedzą, podejmowanie współodpowiedzialności za podnoszenie standardów realizacji zadań przez współpracowników, mentoring, coaching, np.: wprowadzanie nowych pracowników w zakres obowiązków i merytoryczny nadzór nad nimi w okresie od przyjęcia do pracy do ukończenia służby przygotowawczej w służbie cywilnej, przekazywanie wiedzy zdobytej w trakcie szkoleń (np. w formie szkoleń tzw. kaskadowych czy konsultacji indywidualnych) innym pracownikom wykonującym podobny zakres czynności.
• Ustalenie mierników efektywności oraz mierników efektywności pracy dla poszczególnych grup stanowisk (ze względu na dominujące zadania na danym stanowisku), do których może odnieść się bezpośredni przełożony oraz kierujący komórką organizacyjną dokonując oceny efektywności realizowanych zadań poprzedzającej przyznanie nagrody.
• W przypadku przyznawania w urzędzie nagród okresowych, przy ich przyznawaniu należy brać pod uwagę wyniki ocen bieżących.
• Ocena bieżąca pracownika dokonywana jest nie rzadziej niż raz na rok.
• Konieczność uzasadnienia wniosku o przyznanie nagrody. Uzasadnienie wniosku powinno zawierać omówienie osiągnięć pracownika, a w przypadku nagród okresowych uwzględniać odniesienie do oceny bieżącej pracownika.
• Możliwość przekazania środków na nagrody indywidulane do dyspozycji dyrektora komórki organizacyjnej.
• Różnicowanie wysokości nagród, w celu zwiększenia ich waloru motywacyjnego.
• Przyznawanie nagród niezwłocznie po upływie okresu, za który są przyznawane lub po wykonaniu zadania, za które są przyznawane.
• Ustalenie okresu wymaganego do pozostawania w zatrudnieniu, żeby otrzymać nagrodę okresową, np. w przypadku nagród kwartalnych – całego kwartału (lub jego wskazanej części), za który przyznawana jest nagroda, w przypadku nagród półrocznych – całego półrocza (lub jego wskazanej części), za które przyznawana jest nagroda. Ponadto wskazanie minimalnego okresu, który należy faktycznie świadczyć pracę, żeby otrzymać nagrodę okresową.

Co trzeba zrobić aby otrzymać nagrodę specjalną?

Jak podaje Serwis Służby Cywilnej: nagrody z funduszu nagród są przyznawane za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej. Oznacza to, że nagroda jest wyróżnieniem. Powinni ją otrzymać pracownicy, którzy w danym okresie osiągnęli w pracy ponadprzeciętne wyniki, wykazali się szczególnym zaangażowaniem, postawą. Brak nagrody nie powinien być traktowany jako kara dla pracowników, którzy wykonywali obowiązki w sposób zgodny z oczekiwaniami, ale nie wykazali się szczególnymi osiągnięciami. Przyznanie nagrody oraz określenie jej wysokości jest kompetencją pracodawcy, który dysponuje funduszem nagród. Szczegółowe zalecenia dotyczące określania zasad oraz kryteriów przyznawania nagród w urzędzie formułują standardy zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej. Natomiast katalog inspirujących rozwiązań oraz dobrych praktyk w zakresie nagradzania, które rekomenduje Szef Służby Cywilnej zawiera "Analiza wybranych zasad przyznawania nagród członkom korpusu służby cywilnej".

Paradoksalnie w praktyce zdarzają się spory pracownicze o takie nagrody, jednak orzecznictwo jest w przeważającej mierze, jednolite. Przykładowo w ostatnim czasie jeden z sądów uznał, że: Nagrody za szczególne osiągnięcia mają charakter uznaniowy, a ich przyznanie determinowane jest szczególnymi osiągnięciami w pracy zawodowej. Nagroda jest świadczeniem ściśle związanym ze sposobem i oceną wykonywania przez konkretną osobę obowiązków pracowniczych (służbowych). Nagroda nie ma charakteru roszczeniowego, a więc nie można skutecznie dochodzić jej przyznania. Nabycie prawa do nagrody zależy od uprzedniego jej przyznania przez dyrektora generalnego urzędu, który dokonuje oceny członka korpusu służby cywilnej, kierując się bardzo ogólnym kryterium - szczególnych osiągnięć w pracy zawodowej - zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie - III Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 3 listopada 2020 r., sygn. III APa 11/19.

Nagroda a nierówne traktowanie

Jeżeli już pracownik zdecyduje się na sprawę sądową pomocy może być przepis z kodeksu pracy dot. nierównego traktowania. Według art. 94 pkt 9 KP pracodawca ma obowiązek stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy. Ten przepis może być pomocny przy ewentualnym występowaniu przez pracowników z roszczeniami, które będą mogły w przypadku nieprzyznania nagrody na przepisach o równym traktowaniu w zatrudnieniu. Tak więc pracownik, któremu nagrody nie przyznano, może jej skutecznie dochodzić, jeżeli wykaże naruszenie przez pracodawcę zasad równego traktowania w zatrudnieniu, czyli naruszenie przez pracodawcę art. 94 pkt 9, art. 11² i art. 11³ oraz art. 18^3a–18^3c KP. 

Skąd pieniądze na nagrody?

Fundusz nagród za szczególne osiągnięcia, w wysokości 3% planowanych wynagrodzeń osobowych pozostaje w dyspozycji dyrektorów generalnych urzędów i może być przez nich podwyższany w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia. Jedyną podstawą przyznania nagrody nie może być sumienne i staranne wykonywanie obowiązków pracowniczych. Musi występować coś więcej, praca wykraczająca swoją jakością, zaangażowaniem poza standard. Z przepisów wprost nie wynika obowiązek prawny uzasadnienia przyznania nagrody. Skoro jednak członek korpusu może otrzymać nagrodę „za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej”, to w piśmie w tej sprawie powinno się wskazać chociażby ogólnie konkretne osiągnięcia pracownika leżące u podstaw jej przyznania. Uzasadnienie przyznania nagrody może mieć także istotny walor służący ocenie pracy, może prowadzić do osiągnięcia korzyści motywacyjnych wynikających z jasnego dookreślenia działań pracownika, które skutkowały przyznaniem nagrody.