Sposób obliczania odpisów na zfśs

• Krok 1. Ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych
• Krok 2. Ustalenie podstawy obliczania odpisu
• Krok 3. Obliczanie odpisów
• Krok 4. Wpłata na rachunek funduszu

Zasady obliczania przez pracodawców odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zawarto w ustawie z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i rozporządzeniach wykonawczych. Celem niniejszego artykułu jest opisanie krok po kroku, w jaki sposób należy obliczyć kwoty, które muszą być przekazane na fundusz.

Krok 1. Ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych

Przede wszystkim należy wskazać, że sposób ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych określono w nowym rozporządzeniu MPiPS z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Podstawową zmianą wprowadzoną w stosunku do poprzednio obowiązującego rozporządzenia z 14 marca 1994 r. jest rezygnacja z uwzględnienia przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych:

• osób, z którymi zakład pracy zawarł umowę o wykonywanie pracy nakładczej,
• osób zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej, wykonujących pracę nieprzerwanie co najmniej przez 30 dni.

Przy ustalaniu przeciętnej liczby zatrudnionych bierze się więc pod uwagę osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę, na czas nieokreślony i określony, w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy.

Przykład

Pracodawca zatrudnia w swoim zakładzie 20 osób, z tym że 10 z nich pracuje na pełnym etacie, 4 na 1/2 etatu, 3 na 1/3 etatu, kolejne 2 na 1/8 etatu, a jedna pracownica, zatrudniona w pełnym wymiarze, jest na urlopie wychowawczym. Jak w takim przypadku obliczyć przeciętną miesięczną liczbę zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty?

Należy obliczyć sumę etatów, przyjmując za każdy niepełny etat odpowiedni ułamek. W naszym przykładzie będzie to wyglądało następująco:

10 x 1 liczba osób na pełnym etacie

+ 4 x 1/2 liczba osób zatrudnionych na pół etatu

+ 3 x 1/3 liczba osób zatrudnionych na 1/3 etatu

+ 2 x 1/8 liczba osób zatrudnionych na 1/8 etatu

+ 1 pracownica na urlopie wychowawczym na pełnym etacie

= 14,25 przeciętna liczba zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Ten sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy zakład pracy działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na fundusz za niepełny rok kalendarzowy.

---

Krok 2. Ustalenie podstawy obliczania odpisu

Podstawą do ustalenia wysokości odpisu podstawowego jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

Podstawą ustalenia odpisu podstawowego na fundusz w 2009 r. jest kwota 2666,77 zł (obwieszczenie Prezesa GUS z 19 lutego 2009 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2008 r. i w drugim półroczu 2008 r.).

Krok 3. Obliczanie odpisów

Wysokość odpisów na poszczególne grupy zatrudnionych przedstawia tabela:

Na jednego pracownika 1000,04 zł

Na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych 1333,39 zł

Na jednego młodocianego:

- w pierwszym roku nauki 133,34 zł

- w drugim roku nauki 160,01 zł

- w trzecim roku nauki 186,67 zł

Ustawa wymienia też przypadki, gdy wysokość odpisu podstawowego można powiększyć o tak zwane zwiększenia:

Na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności 1166,71 zł

Na każdego emeryta i rencistę objętego opieką socjalną zakładu pracy 166,67 zł

---

Wskazując w praktyczny sposób obliczania odpisów i zwiększeń, przyjmijmy, że u danego pracodawcy przeciętnie w każdym miesiącu 2009 r. należy uwzględnić następujące osoby:

1) 4 osoby zatrudnione w pełnym wymiarze czasu pracy,

2) osoby zatrudnione na pół etatu,

3) pracownik młodociany w drugim roku nauki,

4) 2 pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach,

5) 10 emerytów objętych opieką socjalną.

Zasady obliczania odpisów przedstawiają się wówczas następująco:

1) 4 osoby w pełnym wymiarze czasu pracy

4 pracowników x 1000,04 zł = 4000,16 zł,

2) 2 osoby zatrudnione na pół etatu

2 pracowników x 1/2 x 1000,04 zł = 1000,04 zł,

3) 1 pracownik młodociany w drugim roku nauki

1 pracownik x 160,01 zł = 160,01 zł,

4) 2 pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach

2 pracowników x 1333,39 zł = 2666,78 zł,

5) 10 emerytów objętych opieką socjalną

10 emerytów x 166,67 zł = 1666,70 zł.

W sumie za rok 2009 przykładowy pracodawca powinien przekazać na fundusz kwotę 9493,69 zł.

Krok 4. Wpłata na rachunek funduszu

Kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 31 maja tego roku, a pozostałą należną kwotę wpłaca się do 30 września tego roku.

Wracając do przykładu opisanego w kroku 2, pracodawca do 31 maja 2009 r. powinien przekazać na rachunek bankowy funduszu kwotę stanowiącą 75% sumy pkt 1, 2, 3 i 4, czyli kwotę 5870,24 zł. W tym terminie nie jest zobowiązany do przekazania zwiększeń wskazanych w pkt 5.

Do 30 września 2009 r. pracodawca musi wpłacić pozostałą część należności na fundusz, stanowiącą równowartość 25% sumy odpisów (pkt 1, 2, 3 i 4) i całość zwiększeń (pkt 5), czyli w naszym przykładzie kwotę 3623,45 zł.

Podstawa prawna:

• ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
• ustawa z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (DzU nr 237, poz. 1656),
• rozporządzenie MPiPS z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 349),
• obwieszczenie Prezesa GUS z 19 lutego 2009 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2008 r. i w drugim półroczu 2008 r. (MP nr 11, poz. 138).