Zwrot składek nienależnie pobranych z wynagrodzenia zmarłego pracownika

Zwrot nadpłaty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy wypłacić małżonce zmarłego pracownika, która jest osobą uprawnioną do praw majątkowych ze stosunku pracy. Kwota nadpłaty będzie dla niej stanowić przychód z praw majątkowych, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych. Po zakończeniu roku podatkowego, w którym nastąpi wypłata, powinni Państwo sporządzić i przekazać małżonce byłego pracownika informację PIT-11.

UZASADNIENIE

Z chwilą śmierci prawa i obowiązki majątkowe zmarłego przechodzą na spadkobierców (art. 922 § 1 Kodeksu cywilnego). Nabyte przez osoby fizyczne prawa majątkowe w drodze spadku, co do zasady, podlegają opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn. Do spadku nie należą jedynie te prawa i obowiązki zmarłego, które ściśle były związane z jego osobą, oraz te prawa, które z chwilą jego śmierci przeszły na oznaczone osoby niezależnie od tego, czy były one spadkobiercami (art. 922 § 2 Kodeksu cywilnego).

Powyższe zasady nabywania spadku nie dotyczą jednak praw majątkowych ze stosunku pracy. Szczególne uregulowania w tym zakresie zawiera Kodeks pracy.

Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z FUS. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku (art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy).

Małżonek nie musi spełniać żadnych dodatkowych warunków. Ważne, aby w chwili śmierci pracownika pozostawał w związku małżeńskim. Pozostali bliscy, w tym dzieci, uzyskują prawa majątkowe po zmarłym pracowniku, gdy spełniają warunki do uzyskania po nim renty rodzinnej określone w ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Członkami rodziny uprawnionymi do tej renty są:

• dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,
• przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, w tym również w ramach rodziny zastępczej,
• małżonek (wdowa i wdowiec),
• rodzice (również ojczym, macocha i osoby przysposabiające).

---

Świadczenia wynikające ze stosunku pracy są więc wypłacane określonym osobom, w tym małżonkowi zmarłego pracownika, w wyniku zastosowania uproszczonej procedury przewidzianej w Kodeksie pracy, z pominięciem przepisów Kodeksu cywilnego. Nawet jeśli do praw majątkowych po zmarłym pracowniku pozostaje uprawniona tylko jedna osoba, np. małżonek, to nie wchodzą one do spadku, lecz muszą być wypłacone temu członkowi rodziny. Natomiast w sytuacji gdy osób uprawnionych jest więcej, prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą w równych częściach na każdego z nich.

Do praw majątkowych ze stosunku pracy zalicza się nie tylko wynagrodzenia, ale także inne świadczenia, które pracownik wypracował za życia i do których nabył prawo z tytułu pozostawania w stosunku pracy. Należy do nich również zakwalifikować zwrot składek na ubezpieczenia społeczne, które zostały pobrane z wynagrodzenia pracownika.

Kwota nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przekroczenia rocznej podstawy ich wymiaru, sfinansowanych przez pracownika, jest kwotą nienależnie pomniejszonego przychodu ze stosunku pracy. W związku z tym, skoro po zmarłym pozostała osoba wymieniona w Kodeksie pracy jako jedna z osób uzyskujących prawa majątkowe po pracowniku, to należy jej wypłacić wartość składek zwróconych przez ZUS. Należność ta, jako wynikająca z praw majątkowych ze stosunku pracy, stanowi przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Pieniądze wypłacone małżonce będą stanowić przychód z praw majątkowych. Definicja przychodu z praw majątkowych wskazuje, że są to w szczególności przychody z praw autorskich i praw pokrewnych w myśl odrębnych przepisów, praw do projektów wynalazczych, praw do topografii układów scalonych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również z odpłatnego zbycia tych praw (art. 18 updof). Użyty zwrot „w szczególności” sugeruje, że nie jest to zamknięty katalog przychodów z praw majątkowych. Do przychodów z tego źródła zalicza się każdy przychód osiągnięty przez podatnika w związku z posiadaniem przez niego praw o charakterze majątkowym. Skoro małżonce zmarłego pracownika – w myśl przepisów Kodeksu pracy – przysługiwało prawo do otrzymania świadczenia mającego swoje źródło w stosunku pracy (prawo majątkowe), to wypłata świadczenia stanowi realizację tego prawa majątkowego, a w konsekwencji powstaje przychód z praw majątkowych.

Prawa majątkowe nie stanowią podstawy wymiaru składek, ponieważ są wypłacane ze źródła, które nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych. Wypłacając to świadczenie małżonce pracownika, mają Państwo jednak obowiązek pobrać od jego wartości zaliczkę na podatek zgodnie z art. 41 ust. 1 updof. Zaliczkę należy naliczyć od pełnej kwoty przychodu w wysokości 18% bez pomniejszania o koszty uzyskania przychodów. Brak jest również podstaw do zastosowania zmniejszenia zaliczki na podatek dochodowy o 1/12 kwoty zmniejszającej zaliczkę, bowiem sposób opodatkowania przychodów na podstawie art. 41 ust. 1 updof nie przewiduje stosowania tej kwoty.

Pobraną zaliczkę na podatek należy przekazać do urzędu skarbowego w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu pobrania zaliczki. Natomiast w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnik jest zobowiązany przesłać małżonce oraz urzędowi skarbowemu, właściwemu według jej miejsca zamieszkania – imienną informację o wysokości przychodu z praw majątkowych i o pobranej zaliczce PIT-11.

PRZYKŁAD

Pracodawca otrzymał w 2011 r. zawiadomienie z ZUS o nadpłacie składek emerytalno-rentowych za pracownika zatrudnionego w 2009 r. Pracownik ten zmarł w 2010 r. Kwota nadpłaty składek emerytalnej i rentowych wynosi łącznie 534,28 zł (po pomniejszeniu przez ZUS o niedopłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne) i została wypłacona małżonce zmarłego pracownika w lipcu 2011 r. Od kwoty zwrotu były pracodawca pobrał i odprowadził zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości:

534 zł (podstawa opodatkowania po zaokrągleniu do pełnych złotych) x 18% = 96,12 zł; po zaokrągleniu 96 zł.

Zaliczkę wpłacił w terminie do 20. dnia miesiąca następnego po dokonaniu wypłaty zwrotu nadpłaty składek małżonce zmarłego pracownika. Ostatnim obowiązkiem firmy będzie przesłanie małżonce oraz urzędowi skarbowemu imiennej informacji o wysokości przychodu z praw majątkowych i pobranej zaliczce PIT-11 – do końca lutego 2012 r. Pracodawca nie ma obowiązku wystawiania tej informacji wcześniej. Miałby taki obowiązek jedynie w razie ustania obowiązku poboru zaliczek w ciągu roku podatkowego i złożenia przez pracownika pisemnego wniosku o wydanie PIT-11. Wówczas w ciągu 14 dni od złożenia wniosku pracodawca ma obowiązek sporządzenia tego dokumentu i przekazania go urzędowi skarbowemu oraz podatnikowi (art. 39 ust. 2 updof). W innych przypadkach obowiązuje termin do końca lutego roku następnego. Przychód z tytułu praw majątkowych oraz pobraną zaliczkę pracodawca musi również wykazać w rocznej deklaracji PIT-4R składanej do końca stycznia za poprzedni rok podatkowy, w którym te prawa zostały zrealizowane.

Po otrzymaniu z ZUS pisma informującego o nadpłacie składek pracodawca jako płatnik ma ponadto obowiązek sporządzić dokumenty korygujące za byłego pracownika za 2009 r. (imienne raporty rozliczeniowe ZUS RCA składane wraz z korektą deklaracji ZUS DRA). W raportach płatnik powinien wykazać prawidłową podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne, a także kwoty samych składek naliczonych od tych skorygowanych podstaw.

Podstawa prawna

• art. 63¹ Kodeksu pracy,
• art. 67 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227 ze zm.),
• art. 2 ust. 1 pkt 3, art. 18, art. 39 ust. 1 i ust. 2, art. 41, art. 42 ust. 1, ust. 1a i ust. 2 pkt 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
• art. 1 ustawy z 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (Dz.U. z 2009 r. Nr 93, poz. 768 ze zm.).