Podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym

Jak ustalać podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym po zmianach

Urlop wychowawczy jest uprawnieniem wyłącznie pracowniczym. Przysługuje na podstawie Kodeksu pracy. Stosunek pracy i przebywanie na urlopie wychowawczym to dwa odrębne tytuły do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu urlopu wychowawczego stanowi kwota 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Natomiast podstawę składki zdrowotnej stanowi kwota specjalnego zasiłku opiekuńczego. Zmiana jego wysokości powoduje jednocześnie wzrost zarówno podstawy składki zdrowotnej, jak i samej składki. Od 1 listopada 2018 r. specjalny zasiłek opiekuńczy zostanie podwyższony, a zatem pracodawcy w rozliczeniach zusowskich za pracownice przebywające na urlopach wychowawczych muszą uwzględniać nową wysokość podstawy i składki zdrowotnej.

Osoba korzystająca z urlopu wychowawczego podlega obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowym, jeśli nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie ma innych tytułów powodujących obowiązek ubezpieczeń społecznych, oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeżeli nie podlega obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego z innego tytułu. Składki finansuje w całości budżet państwa, a pracodawca je rozlicza od odpowiedniej podstawy wymiaru.

Podstawa wymiaru składek społecznych

Dla osób, które przebywają na urlopach wychowawczych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi kwota 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Jednocześnie podstawa ta nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Polecamy: Serwis Prawno-Pracowniczy – prenumerata.

W 2018 r. maksymalna podstawa składek emerytalno-rentowych w okresie urlopu wychowawczego wynosi 2665,80 zł, a najniższa - 1575 zł.

Pani Danuta wnioskowała o urlop wychowawczy od 1 października 2018 r. Zarabia miesięcznie 5000 zł. Podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym w tym przypadku odpowiada 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia i wynosi od 1 października 2018 r. do 31 grudnia 2018 r. - 2665,80 zł.

Przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia uwzględnia się wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, o ile to wynagrodzenie stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. W przypadku gdy ubezpieczony rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, przyjmuje się jego wynagrodzenie uzyskane za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia. "Pełny miesiąc kalendarzowy" to także miesiąc, w którym pracownika zatrudniono od pierwszego dnia roboczego.

Do podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych wlicza się wyłącznie wynagrodzenie uzyskane od pracodawcy, który udzielił urlopu wychowawczego, chyba że zakład pracy lub jego część przeszedł na innego pracodawcę w trybie określonym w art. 23¹Kodeksu pracy. Wówczas przy ustalaniu podstawy wymiaru składek bierze się pod uwagę także wynagrodzenie u poprzedniego pracodawcy. Jeśli zatrudnienie pracownika trwa bez przerwy, na podstawie kolejno po sobie następujących umów o pracę, wynagrodzenia z tytułu tych umów sumuje się.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustala się, dzieląc wynagrodzenie pracownika przez liczbę miesięcy, w których to wynagrodzenie osiągnął. Tym samym pomija się miesiąc, w trakcie którego urlop się rozpoczął, przyjmując tylko wynagrodzenie z miesięcy poprzedzających miesiąc przejścia na urlop. Wyjątek stanowi sytuacja, w której umowę o pracę została zawarta w trakcie miesiąca, a pracownik rozpoczął urlop w miesiącu następnym. W takim przypadku podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi wynagrodzenie pracownika za miesiąc, w którym rozpoczął urlop, po odpowiednim uzupełnieniu.

Zasady uzupełnienia wynagrodzenia

Jeżeli w okresie, za który przyjmowane jest wynagrodzenie przy ustalaniu podstawy wymiaru składek, pracownik nie otrzymał pełnej pensji z powodu nieobecności z przyczyn usprawiedliwionych, wówczas:

1. pomija się wynagrodzenia za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
2. wlicza się, po odpowiednim uzupełnieniu, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.

Trzeba przy tym pamiętać, że na równi z dniami świadczenia pracy traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i innych nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (m.in. urlop okolicznościowy, zwolnienie na opiekę nad dzieckiem w wieku do14 lat).

Jeżeli w okresie rozliczeniowym pracownik w każdym miesiącu przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych, to uwzględnia się wynagrodzenia za wszystkie te miesiące, po odpowiednim uzupełnieniu.

Są trzy metody uzupełniania wynagrodzenia, w zależności od jego rodzaju (stałe, zmienne). Jeżeli przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym pracodawca ustali, że wynagrodzenie za dany miesiąc należy uzupełnić, to przyjmuje się:

• wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy - jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości;
• wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy - jeżeli otrzymuje wynagrodzenie zmienne.

Wynagrodzenie określone w stawce godzinowej ma taki sam status jak wynagrodzenie stałe.

Zmienne miesięczne wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc, ustala się według jednego z poniższych sposobów:

• przez podzielenie wynagrodzenia, jakie pracownik osiągnął za przepracowane dni robocze, przez liczbę tych dni i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu - jeżeli przepracował choćby jeden dzień;
• przyjmując kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, które zostało wypłacone za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku - jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia.

Pani Oliwia jest wynagradzana w sposób zmienny, według stawki akordowej. Od 1 października 2018 r. jest na urlopie wychowawczym. Pracodawca do ustalenia podstawy wymiaru składek uwzględnił wynagrodzenie za okres od 1 października 2017 r. do 30 września 2018 r. W sierpniu 2018 r. pracownica była przez 10 dni na urlopie wypoczynkowym i otrzymała wynagrodzenie urlopowe w wysokości 1612,80 zł, które stanowiło podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W tym miesiącu przepracowała 9 dni i otrzymała wynagrodzenie w wysokości 1506 zł, które również podlegało oskładkowaniu. Za 3 dni pobrała także zasiłek opiekuńczy na chore dziecko. Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego wynagrodzenie za sierpień należało uwzględnić po uprzednim jego uzupełnieniu. Dopełnienia należało dokonać w następujący sposób:

(1612,80 zł + 1506 zł) : 19 dni (10 dni urlopu i 9 dni pracy)= 164,15 zł

164,15 zł x 22 (dni do przepracowania w sierpniu) = 3611,30 zł.

Uzupełnione wynagrodzenie za sierpień, jakie powinno zostać przyjęte do skalkulowania podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego, wyniosło 3611,30 zł.

Kiedy wynagrodzenie nie podlega uzupełnieniu

Nie zawsze jednak wynagrodzenie podlega uzupełnieniu. Jeśli wynagrodzenie pracownika zostało za dany miesiąc pomniejszone z powodu nieusprawiedliwionej nieobecności, do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym przyjmuje się faktyczne wynagrodzenie, bez uzupełniania za dni nieusprawiedliwionej absencji.

Nie uzupełnia się także wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, choć stanowi ono podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Należy je uwzględnić w kwocie faktycznej, bez uzupełniania.

Ponadto, jeśli w okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy wymiaru składek "wychowawczych" pracownik wykonywał na rzecz swojego pracodawcy umowę cywilną - zlecenia, o dzieło, o świadczenie usług, to wynagrodzenie uzyskiwane z takiej umowy również podlega wliczeniu do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, bez uzupełniania.

Minimalna podstawa

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy ma zagwarantowane minimalne wynagrodzenie za pracę. W związku z tym, podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa niż aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie. Natomiast u pracownika niepełnoetatowego, którego wynagrodzenie minimalne jest zmniejszone proporcjonalnie do części etatu, podstawę stanowi odpowiednio pomniejszona kwota aktualnego minimalnego wynagrodzenia, która jednak nie może być niższa niż 75% minimalnej stawki.

Pani Lena jest zatrudniona od dwóch lat w połowie wymiaru czasu pracy. Od 1 września 2018 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od września 2017 r. do sierpnia 2018 r. wyniosło 1025 zł. Minimalna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym wynosi 1575 zł i jest równa 75% minimalnego wynagrodzenia w 2018 r. A zatem pracodawca naliczy Pani Lenie składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe od kwoty 1575 zł, a nie od ustalonego przeciętnego wynagrodzenia.

Zmiana wymiaru czasu pracy a ustalanie podstawy

Przy obliczaniu podstawy zasiłkowej zmiana wymiaru czasu pracy w okresie poprzedzającym niezdolność lub w miesiącu tej niezdolności powoduje, że do rachunków brane jest wynagrodzenie po zmianie. Inaczej jest w przy ustalaniu podstawy składkowej na wychowawczym. Otóż, zmiana wielkości etatu nie wpływa na sposób obliczania przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. W konsekwencji kalkuluje się je z wynagrodzenia zarówno z okresu przed, jak i po zmianie wymiaru czasu pracy. Dotyczy to nie tylko składników miesięcznych, ale także przysługujących za okresy dłuższe niż miesiąc (kwartalne, roczne).

Podstawę wymiaru składek oblicza się na nowo tylko wtedy, gdy w trakcie urlopu wychowawczego pracownik wrócił do pracy na co najmniej 3 miesiące kalendarzowe. Nie ma znaczenia, że w przerwie pomiędzy urlopami nastąpiła zmiana wymiaru czasu pracy.

Pani Maja była na urlopie wychowawczym od 1 lipca 2017 r. do 30 kwietnia 2018 r. Od 1 maja br. pracowała za wynagrodzeniem, a od 1 października br. ponownie korzysta z urlopu wychowawczego. Podstawę wymiaru składek za okres od 1 października 2018 r. pracodawca ustalił z wynagrodzeń za miesiące od maja do września 2018 r.

Podstawa ze wszystkich składników

Obliczając przeciętne wynagrodzenie za 12 miesięcy kalendarzowych uwzględnia się wszystkie składniki przychodu, które pracownik uzyskał ze stosunku pracy i które podlegały oskładkowaniu. Wlicza się tu w szczególności:

• nagrody uznaniowe,
• dodatki: stażowe, służbowe, funkcyjne,
• nagrody za ukończenie przez pracownika szkoły (studiów),
• jednorazowe nagrody okolicznościowe (z okazji ślubu pracownika, narodzin jego dziecka),
• koszty wynajmu przez pracownika mieszkania, które opłaca pracodawca,
• dopłaty do dodatkowego ubezpieczenia pracownika,
• bony lub wypłaty w gotówce, przyznawane w jednakowej wysokości lub jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika określonej w umowie o pracę, wszystkim pracownikom lub grupom pracowników, z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp.,
• składniki wynagrodzenia, które nie są zależne bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy.

Zmiany w wynagrodzeniu bez wpływu na podstawę

Nie ma potrzeby ponownego ustalania podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym w sytuacji, gdy:

1. w trakcie urlopu wychowawczego wygasło prawo do określonego składnika wynagrodzenia, który dotąd był uwzględniony w przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu i który w myśl umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy przysługiwał do określonego terminu (np. dodatek służbowy);
2. zaprzestano wypłacać któregoś ze składników wynagrodzenia.

Nie ma również znaczenia, czy dany składnik płacowy został włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny element wynagrodzenia.

Proporcjonalne obniżenie podstawy za niepełny miesiąc

Jeśli pracownik rozpoczął lub zakończył urlop wychowawczy w trakcie miesiąca, obliczoną podstawę wymiaru składek zmniejsza się proporcjonalnie do okresu podlegania ubezpieczeniom z racji urlopu wychowawczego w tym miesiącu. Dotyczy to wszystkich przypadków - gdy podstawą jest kwota:

• przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop,
• równa 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego,
• równa 75% minimalnego wynagrodzenia.

Wyznaczoną podstawę należy podzielić przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca, a następnie - bez zaokrąglania na tym etapie - pomnożyć przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom w tym miesiącu, z tytułu urlopu.

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej

Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne osób przebywających na urlopach wychowawczych podlegających z tego tytułu ubezpieczeniu zdrowotnemu stanowi kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych. Składka jest miesięczna i niepodzielna. Oznacza to, że ustalając podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne za dany miesiąc rozliczeniowy nie stosuje się zasady proporcjonalnego jej zmniejszania w stosunku do okresu podlegania temu ubezpieczeniu. Składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 9% podstawy wymiaru i jest finansowana z budżetu państwa.

Wyższa podstawa na ubezpieczenie zdrowotne od 1 listopada 2018 r.

Od 1 listopada 2018 r. wzrośnie wysokość świadczeń rodzinnych, w tym specjalny zasiłek opiekuńczy. Wzrost zasiłku o 100 zł spowoduje, że podniesie się także podstawa wymiaru składki zdrowotnej z tytułu urlopu wychowawczego do 620 zł. Sama składka wyniesie 55,80 zł (620 zł x 9%).

Pani Anna przeszła na urlop wychowawczy od 16 października 2018 r. Z tego tytułu jest objęta ubezpieczeniem zdrowotnym. Podstawę wymiaru składki na to ubezpieczenie za październik stanowi kwota 520 zł, tj. pełna kwota specjalnego zasiłku opiekuńczego. Składka wynosi 46,80 zł:

520 zł x 9% = 46,80 zł

Od 1 listopada pracodawca rozpocznie naliczanie składki zdrowotnej od wyższej podstawy wymiaru, tj. od kwoty 620 zł. W tym przypadku składka na to ubezpieczenie wyniesie 55,80 zł i będzie obowiązywała do momentu zmiany wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 16 ust. 8, art. 18 ust. 5b, ust. 9, ust. 14, art. 36 ust. 9a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1778; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1669),

• art. 66 ust. 1 pkt 32, art. 79, art. 81 ust. 8 pkt 10 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1510; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1669),

• § 1 pkt 13 rozporządzenia Rady Ministrów z 31 lipca 2018 r. w sprawie wysokości dochodu rodziny albo dochodu osoby uczącej się stanowiących podstawę ubiegania się o zasiłek rodzinny i specjalny zasiłek opiekuńczy, wysokości świadczeń rodzinnych oraz wysokości zasiłku dla opiekuna (Dz.U. z 2018 r. poz. 1497).