Jak krok po kroku przystąpić do PPK?
REKLAMA
REKLAMA
3 etapy wdrażania PPK w firmie
Na wstępie warto podzielić proces wdrażania PPK w firmie na 3 etapy:
REKLAMA
- Konsultacje z reprezentacją pracowników w celu wyboru instytucji obsługującej PPK,
- Podpisanie umowy o zarządzanie,
- Zawarcie umowy o prowadzenie.
Etap I
Etap I polega na wyborze instytucji finansowej, która będzie obsługiwała PPK dla danej firmy. Jedną z 20. instytucji finansowych prowadzących i zarządzających PPK jest właśnie Compensa TU na Życie SA Vienna Insurance Group.
Wyboru instytucji dokonuje pracodawca i reprezentacja pracowników wyłonionych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Odbywają się w tym celu konsultacje ofert poszczególnych instytucji finansowych. Gdy firma wybierze najbardziej odpowiadającą jej ofertę, zawiera porozumienie oraz spisuje protokół lub notatkę z wyboru instytucji finansowej. Na tym etapie można oczywiście szeroko kontaktować się z przedstawicielami instytucji finansowych. Compensa Życie posiada Biuro PPK, a także przydziela dedykowanych firmom opiekunów. Każdy może uzyskać odpowiedź od ekspertów na wszelkie pytania oraz pomoc we wdrażaniu PPK.
Etap II
REKLAMA
Etap II polega na podpisaniu przez podmiot zatrudniający umowy o zarządzanie z wybraną instytucją. Co istotne, umowa zawierana jest w formie elektronicznej i nie generuje obowiązku składkowego. Stanowi początek procesu informacyjnego i integracji programu kadrowo – płacowego z iPPK.
Sposób zawierania tego rodzaju umowy jest komfortowy - za pośrednictwem Internetu. Na przykładzie Compensy Życie można to zrobić w każdym miejscu i czasie na stronie www.naszeppk.compensa.pl. Aby umowa doszła do skutku, należy przejść przez następujące 4 kroki:
- przygotowanie niezbędnych do podpisania umowy danych:
a) NIP firmy,
b) dane osoby/osób uprawnionych do podpisania umowy (zgodnie z reprezentacją),
c) dane osoby kontaktowej oraz administratora systemu – może to być ta sama osoba (imię, nazwisko, adres email, nr telefonu komórkowego),
d) informacja o tym, czy pracodawca zamierza dokonywać wpłat dodatkowych,
e) liczba osób zatrudnionych na dzień podpisania umowy;
2. wypełnienie elektronicznego formularza i sprawdzenie wszystkich danych;
3. wygenerowanie, wydrukowanie i podpisanie umowy;
Należy sprawdzić, czy umowa została podpisana przez zgodnych z przepisami prawa reprezentantów firmy.
- zeskanowanie umowy i pełnomocnictwa oraz wysłanie jej do Compensy Życie za pomocą funkcji „Prześlij umowę”.
Pełnomocnictwo wymagane jest wówczas, gdy umowę podpisuje inna osoba niż uprawniona do reprezentacji firmy w KRS.
REKLAMA
Gdy przesłana umowa zostanie zatwierdzona, administrator (wskazany przy zawieraniu umowy) otrzyma link do zalogowania się na platformie iPPK. Jest to aplikacja służąca do administrowania programem w firmie. Także dzięki niej każdy pracownik firmy wdrażającej PPK ma dostęp do swojego indywidualnego konta uczestnika PPK.
Jak już zostało wspomniane, po podpisaniu umowy o zarządzanie PPK uruchamia się proces informacyjny. Co to oznacza? Instytucja finansowa wspiera na tym etapie podmiot zatrudniający w informowaniu i edukowaniu pracowników na temat Pracowniczych Planów Kapitałowych. Na przykład Compensa Życie w trakcie procesu informacyjnego może zapewnić pracodawcy wsparcie w postaci:
- materiałów informacyjnych drukowanych oraz ich wersji elektronicznej,
- prezentacji podczas spotkań z pracownikami prowadzonych przez opiekuna klienta,
- filmów instruktażowych czy szkoleń dla działów kadr i płac,
- dedykowanych infolinii zarówno dla pracowników jak i pracodawcy.
Etap III
Etap III odbywa się za pomocą platformy iPPK i ma na celu zawarcie umowy o prowadzenie PPK. Jest to właściwa umowa, która generuje obowiązek składkowy. Do jej zawarcia w imieniu i na rzecz pracowników dochodzi poprzez wczytanie pliku z listą tych pracowników do platformy iPPK. Listę tę generuje się z programu płacowo-kadrowego firmy. Należy mieć świadomość tego, że dzień wgrania wspomnianego pliku rejestracyjnego jest tożsamy z datą podpisania umowy o prowadzenie PPK. W momencie wczytania pliku generuje się plik pdf z umową o prowadzenie PPK, który zostaje zapisany w aplikacji iPPK.
Od momentu wgrania list pracowników do iPPK wszystkie wypłaty pracownika objęte obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalno – rentowym podlegają naliczeniu wpłat do PPK.
Kto powinien znaleźć się na takiej liście? Osoby zatrudnione w wieku od 18. do 54. roku życia, które nie złożyły deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat w PPK. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na obowiązek poinformowania osób od 55. do 69. roku życia o możliwości przystąpienia do programu po złożeniu stosownej deklaracji.
WAŻNE!
Umowę o prowadzenie PPK podpisujemy (poprzez wczytanie plików z listą pracowników) po co najmniej 10 dniach roboczych od podpisania umowy o zarządzanie, nie później jednak niż:
- 10 listopada 2020 r. w drugiej i trzeciej fazie wdrażania PPK (firmy zatrudniające 50-249 pracowników oraz firmy zatrudniające 20-49 pracowników),
- 10 maja 2021 r. w czwartej fazie wdrażania PPK (firmy zatrudniające 1-19 pracowników dla pozostałych firm),
- 10 kwietnia 2021 r. w czwartej fazie wdrażania PPK dla sektora finansów publicznych.
Jeśli pracownicy zgłoszą deklaracje rezygnacji z programu bądź przystąpienia do programu (55-69 lat), należy wprowadzić je do systemu kadrowo-płacowego, a następnie wygenerować plik rejestracyjny w formacie xls lub xml. Informacje co do struktury pliku znajdują się w pozycji „POMOC” w iPPK.
Klient może wygenerować umowę o prowadzenie PPK wraz z załącznikiem zawierającym dane uczestników poprzez funkcję „Generuj załącznik z listą pracowników” w pozycji „Rejestracja”. Po wybraniu daty generacji i wygenerowaniu załącznika przychodzi kolej na pobranie załącznika – przycisk „Pobierz załącznik z listą pracowników”, a następnie wydrukowanie go. To samo należy zrobić z umową – przycisk „Pobierz umowę o prowadzenie PPK”.
Umowę o prowadzenie PPK archiwizuje się razem z Umową o zarządzanie PPK oraz wszelką inną dokumentacją dotyczącą PPK. Co ciekawe, umowa o prowadzenie nie wymaga podpisu. Bardziej odpowiednie będzie więc sformułowanie - zawarcie umowy o prowadzenie niż podpisanie umowy o prowadzenie PPK.
Istnieje możliwość wygenerowania umowy dla poszczególnych pracowników (uczestników PPK) poprzez funkcję „Pobierz umowę o prowadzenie”, która znajduje się w szczegółach kartoteki każdego uczestnika PPK.
Compensa Życie każdemu uczestnikowi PPK przesyła list powitalny (na adres korespondencyjny lub e-mail podany przez pracodawcę do Compensy) zawierający:
- informacje o instytucji finansowej prowadzącej PPK,
- warunki uczestnictwa w programie,
- numer uczestnika oraz adres strony iPPK do zalogowania,
- kontakt telefoniczny.
Aby uczestnik mógł zalogować się do iPPK, będzie potrzebował numeru uczestnika PPK, który zostanie mu podany w liście powitalnym oraz jednej z trzech danych: numer telefonu, dokument tożsamości, adres e-mail. Jeśli więc pracodawca nie poda tych danych przy zapisie do PPK, pracownik nie będzie miał możliwości zalogowania się w aplikacji. Należy zwrócić więc na to uwagę, ponieważ możliwość korzystania z iPPK jest dla pracowników bardzo istotna.
Zapraszamy do kontaktu: https://www.compensa.pl/ppk/
REKLAMA

- Czytaj artykuły
- Rozwiązuj testy
- Zdobądź certyfikat
REKLAMA