PPK i biura rachunkowe - 4 najważniejsze pytania i odpowiedzi

PPK w biurach rachunkowych - terminy

Kolejne nieprzekraczalne terminy związane z PPK coraz bliżej. Obecnie pełne ręce roboty mają biura rachunkowe, obsługujące firmy liczące od 50 do 249 i od 20 do 49 pracowników. Przedsiębiorcy do 27 października 2020 r. muszą wybrać instytucją finansową i podpisać z nią umowę, a następnie do 10 listopada 2020 r. zapisać pracowników do PPK. Towarzystwo ubezpieczeń Compensa Życie sprawdziło, w jakich sprawach księgowi najczęściej potrzebują pomocy.

- Podstawowym celem wdrożenia PPK jest wsparcie pracowników w budowaniu kapitału na przyszłość. Trzeba jednak pamiętać, że pierwszym krokiem jest obowiązkowe wdrożenie i następnie zarządzanie PPK w firmie. W wielu przypadkach obsługą PPK zajmują się zewnętrzne biura księgowe. Z ich punktu widzenia to istotne, aby firmy wybrały oferenta, który służy merytoryczną i technologiczną pomocą, zwłaszcza w „gorącym” czasie uruchomienia PPK - mówi Joanna Załęska, Dyrektor Biura PPK w Compensie Życie.

4 najczęstsze pytania księgowych o PPK

Poniżej 4 pytania (wraz z odpowiedziami), które księgowi najczęściej zadają Compensie Życie.

1. Czy aplikacja do zarządzania PPK zadziała z moim systemem?

Przy wyborze PPK biura rachunkowe powinny w pierwszej kolejności zwrócić uwagę na aplikację do zarządzania programem udostępnianą przez instytucję finansową. Program musi współpracować z systemem księgowo-płacowym, z którego korzysta biuro. Dostępne na rynku rozwiązania zapewniają taką integrację, ale przed podpisaniem umowy o zarządzenie PPK należy zorientować się, jakie dokładnie testy zgodności przeszła dana aplikacja.

- Warto zwrócić uwagę na funkcjonalność i łatwość korzystania z aplikacji. Pierwszy element oznacza, że biuro rachunkowo może, niezależnie od rodzaju systemu księgowo-płacowego, z którego korzysta, przesłać informacje do aplikacji PPK. To daje księgowym pewność, że pracodawca spełni obowiązki wynikające z ustawy o PPK. Drugi oznacza sprawną obsługę i dostępność z poziomu np. przeglądarki internetowej – wyjaśnia Joanna Załęska.

2. Jakie moje biuro ma obowiązki?

W PPK obowiązki ma pracodawca, ale musi precyzyjnie uzgodnić szczegóły współpracy z biurem rachunkowym. Dlaczego? Bo zlecając obsługę na zewnątrz, niektórych czynności nie wykona samodzielnie. Na przykład jednym z zadań jest generowanie pliku składkowego i rejestrowego z systemu kadrowo-płacowego, a następnie przesyłanie go do aplikacji obsługowej PPK. Pracodawca współpracujący z zewnętrzną księgowością ma ograniczony dostęp do systemu kadrowo-płacowego. Co może w takiej sytuacji zrobić? Upoważnić biuro rachunkowe do administrowania PPK i przesyłania plików z systemu księgowo-płacowego do aplikacji lub wprowadzać te pliki samodzielnie po otrzymaniu ich od księgowości.

3. Na jakie wsparcie mogę liczyć?

Księgowi chcą mieć pewność, że już przy wdrażaniu oferty wybranej przez pracodawcę nie zostaną pozostawieni sami sobie. Kluczowe są: stały dostęp do konsultanta oraz technologia, która pomaga „wejść” do PPK i zarządzać programem po wdrożeniu.

- U nas w praktyce wygląda to tak, że biuro rachunkowe, współpracujące z przedsiębiorcą, który podpisał z nami umowę, dostaje swojego opiekuna i w dowolnym momencie może się do niego zgłosić z prośbą o pomoc – przed i po podpisaniu umowy. Poza tym wspieramy księgowych w kompletowaniu dokumentów i dajemy im aplikację, w której bez przelogowywania się mają dostęp do wszystkich firm, które obsługują w zakresie PPK Compensa – tłumaczy Joanna Załęska z Compensy Życie.

4. Jak mam rozliczyć obcokrajowca?

Jeżeli pod względem formy zatrudnienia w Polsce obcokrajowiec spełnia warunki przystąpienia do PPK, może odkładać pieniądze w programie – narodowość nie jest przeszkodą. Umowę podpisuje w języku polskim, a w przypadku ewentualnej rezygnacji z PPK również musi skorzystać z polskiego dokumentu.

Wątpliwości księgowych często budzi inna sytuacja: co z firmami, które nie mają siedziby w naszym kraju, ale zatrudniają pracowników, będących płatnikami składek w ZUS-ie. Ci pracownicy mogą oczywiście przystąpić do PPK. Jak? Muszą podpisać z pracodawcą umowę, na podstawie której przejmą od niego obowiązki, wynikające z ustawy o PPK. Gdy to zrobią, muszą we własnym imieniu wybrać instytucję finansową i podpisać z nią umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK. Od tego, ilu takich pracowników zatrudnia zagraniczna firma, zależą obowiązujące ich terminy ustawowe.

Zapraszamy do kontaktu: https://www.compensa.pl/ppk/

Źródło: Compensa TU na Życie S.A. Vienna Insurance Group