Emerytury i renty - obowiązki pracodawcy

Część pracodawców zatrudniających osoby, które będą ubiegać się o emeryturę lub rentę, ma obowiązek wspomóc te osoby przy kompletowaniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia. Nie dotyczy to jednak zleceniodawców, osób fizycznych zatrudniających pracowników, płatników składek niewypłacających świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz płatników składek, którzy opłacają składkę wyłącznie za siebie i osoby współpracujące.

Pracodawca, na którym ciąży obowiązek udzielenia pracownikowi pomocy w zakresie kompletowania dokumentów, musi wystawić na podstawie dokumentacji osobowej pracownika:

• dokumenty (zaświadczenia) w celu udowodnienia okresów składkowych i nieskładkowych, w tym przypadających w czasie ubezpieczenia okresów wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy oraz przypadających po 14 listopada 1991 r. okresów pobierania zasiłków chorobowych i opiekuńczych,
• zaświadczenia o wysokości przychodu potrzebnego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty oraz kapitału początkowego,
• dokumenty (zaświadczenia) w celu udowodnienia:
  • okresów pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze – w celu ustalenia uprawnień do emerytury na podstawie ustawy emerytalnej oraz do emerytury pomostowej,
  • okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – w celu ustalenia uprawnień do emerytury pomostowej,
  • okresów pracy górniczej,
  • okresów pracy na kolei.

Na pracodawcy spoczywa ponadto obowiązek:

• przygotowania wniosku o emeryturę ustalaną na dotychczasowych zasadach i przedłożenia go za zgodą pracownika organowi rentowemu nie później niż na 30 dni przed zamierzonym terminem przejścia pracownika na emeryturę,
• przygotowania – za zgodą pracownika – wniosku o rentę z tytułu niezdolności do pracy i przedłożenia go organowi rentowemu na 30 dni przed ustaniem prawa do zasiłku chorobowego,
• poinformowania, bezzwłocznie po śmierci pracownika, pozostałej po nim rodziny o warunkach uzyskania renty rodzinnej, przygotowania wniosku o rentę i przedłożenia go organowi rentowemu.

Zobacz e-Poradnik „Pracownik na zwolnieniu lekarskim” dostępny na www.inforfk.pl

Polecamy: Wcześniejsza emerytura - praca w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze

Do wniosku o emeryturę lub rentę należy dołączyć dowody uzasadniające prawo do tych świadczeń i ich wysokość.

Wniosek o emeryturę lub rentę może zostać przygotowany i przekazany do organu rentowego wyłącznie za zgodą pracownika. Pracodawca nie jest uprawniony do podejmowania decyzji w tym zakresie, a jego rola sprowadza się, co do zasady, do pomocy w skompletowaniu dokumentów oraz przekazania wniosku do organu rentowego.

Należy zwrócić uwagę, że wniosek o emeryturę (pracownik lub upoważniony pracodawca) przedkłada w ZUS nie później niż na 30 dni przed zamierzonym terminem przejścia pracownika na emeryturę, a wniosek o rentę z tytułu niezdolności do pracy – na 30 dni przed ustaniem prawa do zasiłku chorobowego.

Ponieważ na wydanie decyzji ZUS ma 30 dni od wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do ustalenia prawa do świadczenia, dochowanie wskazanych terminów w większości przypadków pozwala na płynne przejście z zatrudnienia na emeryturę lub rentę.

UWAGA!

Wniosek o emeryturę (pracownik lub upoważniony pracodawca) przedkłada w ZUS nie później niż na 30 dni przed zamierzonym terminem przejścia pracownika na emeryturę, a wniosek o rentę z tytułu niezdolności do pracy – na 30 dni przed ustaniem prawa do zasiłków chorobowych.

Pracodawca nie ma obowiązku kompletowania wniosku o emeryturę ustalaną na nowych zasadach (w tym załączników) oraz przekazywania tego wniosku do organu rentowego we własnym zakresie. Nie oznacza to jednak, że nie powinien udzielić pracownikowi pomocy przy ubieganiu się o świadczenie. W przypadku emerytur ustalanych na nowych zasadach, pracodawca ma również obowiązek prawidłowego wystawienia zaświadczeń niezbędnych do przyznania emerytury oraz ustalenia jej wysokości.

Zobacz również: Emerytury pomostowe z tytułu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

Pomoc w gromadzeniu dokumentacji

Obowiązek dotyczący współdziałania w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania emerytury, oznacza konieczność prowadzenia i przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracownika, na podstawie której pracodawca będzie mógł wystawić zaświadczenie potwierdzające okoliczności niezbędne do ustalenia prawa do świadczenia oraz obliczenia jego wysokości.

Chodzi przede wszystkim o dokumentację pozwalającą ustalić:

• w jakim okresie i w jakim wymiarze czasu pracy pracownik był zatrudniony,
• wysokość wynagrodzenia podlegającego uwzględnieniu przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury lub renty,
• w jakim okresie (okresach) pracownik wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
• w jakim okresie (okresach) pracownik korzystał z urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego, pobierał wynagrodzenie za czas choroby lub zasiłki z ubezpieczenia społecznego.

Prawidłowe wykonywanie tych obowiązków jest możliwe tylko wtedy, gdy pracodawca prowadzi dokumentację, na podstawie której może potwierdzić niezbędne dane. Wysokość emerytury w dużej mierze zależy bowiem od rzetelnego prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji przebiegu zatrudnienia i ubezpieczenia pracownika.

UWAGA!

Pracodawca nie może odmówić wystawienia zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do emerytury lub renty albo wysokości tych świadczeń, jeśli posiada dokumentację z przebiegu zatrudnienia i ubezpieczenia pracownika.

Wydawanie pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości

Prawo do emerytury ustalanej na dotychczasowych zasadach oraz do renty z tytułu niezdolności do pracy uzależnione jest od wymiaru przebytych okresów składkowych i nieskładkowych.

Pracodawca (także inny płatnik składek) ma obowiązek wydawania pracownikowi zaświadczeń (wszelkich innych dokumentów), potwierdzających przebycie okresów składkowych i nieskładkowych.

Należy wskazać, że jakkolwiek pracodawca nie jest zobowiązany do kompletowania wniosku o emeryturę ustalaną na podstawie danych zewidencjonowanych na indywidualnym koncie pracownika (tzw. nowej emerytury) z uwagi na to, że wymiar przebytych okresów może mieć wpływ na zagwarantowanie wypłaty tej emerytury w minimalnej wysokości, wskazane dokumenty musi wydawać także pracownikom ubiegającym się o tę emeryturę.

Zobacz również: Emerytura mieszana w 2014 roku

Pracodawca ma również obowiązek wydawać dokumenty w celu ustalenia kapitału początkowego.

Zaświadczenie o wysokości zarobków (formularz ZUS Rp-7) jest niezbędne do ustalenia wysokości emerytury lub renty, a także kapitału początkowego. Pracodawca wystawia je na podstawie dokumentacji płacowej, a jeżeli taka się nie zachowała – na podstawie dokumentacji osobowej (np. na podstawie danych zawartych w umowie o pracę czy w innych dokumentach, określających wysokość wynagrodzenia).

Prawidłowo prowadzona dokumentacja płacowa pozwala na ustalenie:

• za jaki okres zatrudnienia wypłacono dane wynagrodzenie (jego składnik),
• od jakich składników wynagrodzenia została opłacona składka,
• w jakich okresach i w jakiej wysokości pracownik pobierał zasiłki z ubezpieczenia społecznego (chorobowe, opiekuńcze, macierzyńskie) i wynagrodzenie za czas choroby.

UWAGA!

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji płacowej (karty wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których ustalana jest podstawa wymiaru emerytury lub renty) oraz osobowej przez 50 lat od dnia zakończenia pracy przez ubezpieczonego.

Wypełnianie wniosku o emeryturę lub rentę

Od prawidłowego skompletowania wniosku o świadczenie zależy nie tylko przyznanie prawa do emerytury czy renty, ale także terminowe wydanie decyzji przez ZUS. ZUS ma obowiązek jej wydania w terminie 30 dni od wyjaśnienia ostatniej okoliczności. Każde zatem przedłużenie postępowania, spowodowane np. brakiem niezbędnego dokumentu lub nieprawidłowym wystawieniem takiego dokumentu, może spowodować wydłużenie okresu oczekiwania na przyznanie świadczenia. Taka sytuacja może być bardzo uciążliwa dla pracownika, który w okresie oczekiwania na emeryturę lub rentę rozwiązał stosunek pracy. Jeśli zatem wniosek nie będzie prawidłowo skompletowany lub zostanie zgłoszony w niewłaściwym terminie (np. zbyt późno), pracownik może ponieść szkodę. W przypadku gdy błędy, które spowodowały np. zaniżenie wysokości emerytury, będą zawinione przez płatnika składek, pracownik może dochodzić od pracodawcy naprawienia szkody na drodze sądowej w postępowaniu cywilnym.

UWAGA!

Pracownik, który otrzymał niższą emeryturę w wyniku błędów pracodawcy, może dochodzić od zatrudniającego naprawienia szkody w postępowaniu cywilnym.

Pracodawca nie ma obowiązku wyręczania pracownika ubiegającego się o emeryturę lub rentę w poszukiwaniu dokumentów z poprzednich miejsc pracy. Powinien jednak poinformować pracownika, jakie dokumenty musi przedłożyć i gdzie je uzyskać.

Wraz z wnioskiem o świadczenie (emeryturę lub rentę) nie należy przedkładać dokumentów potwierdzających dane zawarte na koncie ubezpieczonego, jeżeli te dane są poprawne. Nie należy również przedstawiać dokumentów, które zostały złożone w organie rentowym do celów ustalenia kapitału początkowego albo prawa lub wysokości innych świadczeń na podstawie ustawy emerytalnej lub odrębnych przepisów.

Do wypełnionego formularza wniosku o przyznanie emerytury lub renty należy dołączyć dokumenty potwierdzające:

• datę urodzenia pracownika;
• okresy uzasadniające prawo do świadczeń i ich wysokość;
• stan zdrowia pracownika, a także wywiad zawodowy sporządzony przez płatnika składek, jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu – w przypadku gdy prawo do świadczenia jest uzależnione od stwierdzenia niezdolności do pracy;
• wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu i uposażenia, przyjmowanych do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń;
• okoliczności niezbędne do ustalenia świadczeń przysługujących z zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych, jeżeli umowy międzynarodowe, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, tak stanowią.

Do wniosku o rentę z tytułu niezdolności do pracy, wraz z dokumentami potwierdzającymi stan zdrowia, należy dołączyć wywiad zawodowy sporządzony przez pracodawcę.

Posłuchaj audycji Radia INFOR.PL „Jak uzyskać rentę” dostępnej na www.inforfk.pl

Polecamy również: Forum Kadry - ZUS I Płace

W przypadku kompletowania wniosku o rentę rodzinną po osobie, która nie nabyła świadczenia, konieczne jest przedłożenie dokumentów, które pozwolą na ustalenie prawa do świadczenia po zmarłym pracowniku oraz wysokości tego świadczenia, a w szczególności dokumentów o których mowa w pkt b, d i e.

Niezależnie od wymienionych wyżej środków dowodowych wymaganych każdorazowo przy ubieganiu się o rentę rodzinną, osoba starająca się o to świadczenie powinna przedłożyć dokumenty uzasadniające jej prawo do tego świadczenia.

Złożenie wniosku o emeryturę lub rentę

Decyzje w sprawach świadczeń emerytalno-rentowych wydają i świadczenia te wypłacają organy rentowe właściwe ze względu na miejsce zamieszkania osoby zainteresowanej. Wniosek o świadczenie należy zatem zgłosić w oddziale ZUS właściwym ze względu na miejsce zamieszkania pracownika.

Biuro Rent Zagranicznych i wyznaczone przez Prezesa ZUS jednostki organizacyjne ZUS wydają decyzje w sprawie świadczeń i świadczenia te wypłacają:

• osobom zamieszkałym za granicą w państwie, z którego łączy Rzeczpospolitą Polską umowa międzynarodowa w dziedzinie ubezpieczeń społecznych,
• osobom, którym przy ustalaniu prawa i wysokości emerytury lub renty uwzględniono – zgodnie z umowami międzynarodowymi – okresy ubezpieczenia przebyte za granicą.

Organ rentowy właściwy ze względu na ostatnie miejsce zamieszkania przyszłego świadczeniobiorcy w Polsce wydaje decyzję i wypłaca świadczenia osobom zamieszkałym za granicą w państwie, z którym nie łączy Polski umowa międzynarodowa w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Podstawa prawna:

● art. 125–125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 240)